Читать онлайн «Excel. Мультимедийный курс». Страница 22

8. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а программа Excel перейдет в режим записи макроса.

Теперь все действия, которые вы производите, записываются.

9. Перейдите на вкладку Главная ленты.

10. В меню кнопки Цвет заливки группы Шрифт выберите желтый цвет. Выделенная ячейка будет залита желтым цветом.

11. В меню кнопки Границы группы Шрифт выберите команду Вид линии, а затем в появившемся вложенном меню – самую жирную линию.

12. Снова раскройте меню кнопки Границы в группе Шрифт и выполните команду Внешние границы. По периметру ячейки появится жирная граница.

13. Перейдите на вкладку Вид и раскройте меню кнопки Макросы.

14. В появившемся меню выполните команду Остановить запись. Запись макроса будет остановлена.

Итак, мы активизировали запись макроса, дали ему имя и назначили сочетание клавиш. После этого программа записала наши действия, а именно: заливку ячейки цветом, выбор типа линии и создание внешней границы.

После этого запись макроса была нами остановлена. Посмотрим теперь, как работает наш макрос.

1. Выделите любую ячейку.

2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+T (ранее мы ассоциировали создаваемый макрос с данным клавиатурным сочетанием). Выделенная ячейка будет залита желтым цветом, и вокруг нее появится жирная рамка.

3. Выделите диапазон ячеек и нажмите сочетание клавиш Ctrl+T. Весь диапазон будет залит желтым цветом, а по его периметру появится жирная рамка.

Таким образом создают макрос, который позволяет выполнить сразу несколько предварительно записанных действий. Мы привели достаточно простой пример, на самом деле можно создавать и более сложные макросы, которые будут подставлять в ячейки нужные формулы или функции, производить различные вычисления, форматировать данные и т. д.

При записи макроса не следует спешить. В макрос не записываются перемещения указателя мыши и время простоя: записываются только реальные действия, дающие какой-либо результат. Поэтому при воспроизведении макроса все записанные действия выполняются мгновенно: если во время записи макроса вы использовали какие-либо диалоговые окна, то при запуске этого макроса вы их на экране не увидите, но все операции, которые должны осуществляться в этих диалоговых окнах, будут выполнены.

Ранее созданные макросы можно изменить или удалить. Для изменения макроса требуется знание языка Visual Basic. Чтобы изменить или удалить макрос, нужно нажать кнопку Макросы в одноименной группе на вкладке Вид ленты. Появится диалоговое окно Макрос (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Диалоговое окно Макрос

В списке диалогового окна содержится перечень названий всех созданных вами макросов. Чтобы удалить макрос, необходимо выделить его имя в списке и нажать кнопку Удалить.

Если же требуется изменить макрос, выделите его имя и нажмите кнопку Изменить. При этом появится окно редактора Microsoft Visual Basic, в котором будет открыто окно с исходным программным кодом макроса (рис. 7.3). В этом окне производятся все изменения.

Рис. 7.3. Окно редактора Microsoft Visual Basic

При записи макроса используются абсолютные адреса ячеек. Если в процессе записи необходимо использовать относительные адреса, перед записью макроса нажмите кнопку Относительные ссылки в меню кнопки Макросы.

Часто программу Excel используют для создания документов, представляющих собой различные статистические и аналитические отчеты. Это могут быть отчеты о продажах, таблицы замеров температуры воздуха, данные социологических опросов и т. д. Цифры не всегда могут наглядно представить общую картину отчета (в них нужно разбираться, их необходимо сопоставлять, анализировать и т. д.), поэтому лучше использовать диаграммы, которые визуально покажут отличия тех или иных данных друг от друга.

Программа Excel содержит удобнейший инструмент для построения диаграмм различных видов. Данные для диаграмм при этом берутся прямо из таблицы. Все, что вам нужно сделать, – это указать диапазоны данных для диаграмм и при желании изменить свойства диаграммы (размеры, форму, цвет и т. д.).

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Данная тема демонстрируется в видеолекциях, содержащихся в главе «Диаграммы».

Для первого примера вам понадобится создать таблицу, изображенную на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Таблица замера температуры

Мы построим простой график изменения температуры на основе данных этой таблицы.

1. Выделите заполненный диапазон в таблице.

2. Перейдите на вкладку Вставка ленты.

3. Нажмите кнопку График, расположенную в группе Диаграммы. Появится галерея вариантов графика.

4. Выберите вариант График (самый первый). Программа Excel проанализирует вашу таблицу и создаст на листе график, изображенный на рис. 8.2.

Рис. 8.2. График изменения температуры

В созданном программой графике ось X представляет собой время (в нашем примере – дни), а ось Y – диапазон температур. На оси X и Y нанесены метки дат и шкала температур. Как видите, с помощью синей линии графика мы легко можем установить значение температуры в конкретный день, а также проследить периоды ее подъема и падения.

Созданный нами график располагается в рамке, за которую его можно переместить в любую область листа книги Excel.

Теперь давайте усложним таблицу: добавим значения температуры за такой же период времени другого года (рис. 8.3) и отобразим это на графике.

Рис. 8.3. Измененная таблица замеров температуры

• Щелкните кнопкой мыши на рамке графика и нажмите клавишу Delete (Удалить).

• Нажмите кнопку График в группе Диаграммы вкладки Вставка и выберите вариант График. Появится пустая рамка диаграммы.

Мы создадим график температуры за одинаковый период двух лет вручную. Для этого нам понадобится создать две линии графика. Одна линия будет показывать изменения температуры за 2005 год, вторая – за 2006-й.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на рамке графика.

2. В появившемся контекстном меню выберите пункт Выбрать данные. Появится диалоговое окно Выбор источника данных (рис. 8.4).

Рис. 8.4. Диалоговое окно Выбор источника данных

Нам следует создать компоненты графика (в данном случае – линии) и указать диапазон таблицы, данные из которого должны быть отображены на графике.

3. В области Элементы легенды (ряды) диалогового окна Выбор источника данных нажмите кнопку Добавить. Появится диалоговое окно Изменение ряда (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Диалоговое окно Изменение ряда

4. В поле Имя ряда введите имя ряда графика (линии). Мы введем текст 2005 год.

5. В поле Значения следует указать значения температуры за период. Укажите диапазон ячеек R4C3:R11C3.

6. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а в графике появится линия изменения температур за 2005 год.

Теперь нам нужно добавить линию графика, которая будет показывать изменения температуры за 2006 год.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вы можете ввести диапазон ячеек вручную или воспользоваться кнопкой, расположенной в правой части поля Значения, и выделить диапазон ячеек R4C3:R11C3 с помощью мыши.

1. В группе Элементы легенды (ряды) диалогового окна Выбор источника данных нажмите кнопку Добавить. Вновь появится диалоговое окно Изменение ряда.

2. Введите имя ряда: 2006 год.

3. В поле Значения укажите диапазон ячеек с данными о температуре за период 2006 года (R4C4:R11C4).

4. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а на графике появится вторая линия, отображающая изменения температуры за период 2006 года (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Две линии на графике

Обратите внимание, что линии графика выполнены разными цветами. Справа от графика вы видите образцы линий с текстом 2005 год и 2006 год– это расшифровка графика, называемая легендой, которая подсказывает, какая линия за какой период показывает изменения температуры. В нашем примере синяя линия показывает изменения температуры за 2005 год, а красная – за 2006-й.

Если распечатывать такой график на монохромном принтере, вы можете не увидеть разницы между цветами линий. Поэтому на линиях есть маркеры, расположенные в точках преломления: линия 2005 год содержит ромбовидные маркеры, а 2006 год – квадратные. Вид маркеров для линий каждого года также отображен в легенде.