Читать онлайн «Excel. Мультимедийный курс». Страница 21

Функция ДЕНЬНЕД возвращает порядковый номер дня недели из даты. Для изучения этой функции выполните следующие практические шаги.

1. Используя функцию ТДАТА, добавьте в ячейку R1C1 текущую дату.

2. Выделите ячейку R2C2 и добавьте в нее функцию ДЕНЬНЕД из категории Дата и время.

3. В диалоговом окне Аргументы функции в поле Дата_в_числовом_формате укажите абсолютный или относительный адрес ячейки R1C1.

4. В поле Тип необходимо указать одно из следующих значений.

• 1 – неделя будет начинаться с воскресенья (как в некоторых западных странах). При этом возвращенное значение 1 будет соответствовать воскресенью, а 7 – субботе.

• 2 – неделя будет начинаться с понедельника. Возвращенное значение 1 будет соответствовать понедельнику, а 7 – воскресенью.

• 3 – неделя также будет начинаться с понедельника, но отсчет дней недели будет вестись с нуля, то есть возвращенное значение 0 будет соответствовать понедельнику, а 6 – воскресенью.

Укажите значение 2.

5. Закройте диалоговое окно кнопкой ОК. В ячейке R1C1 будет указан порядковый номер текущего дня недели.

Функция НОМНЕДЕЛИ часто применяется в бухгалтерии и при составлении рабочих графиков. Она возвращает порядковый номер недели (с начала года) из даты. В качестве аргумента этой функции указывается дата или ячейка, содержащая информацию о дате. Результатом выполнения функции является число, означающее номер недели, на которую приходится указанная в качестве аргумента дата.

Текстовые функции также нередко применяются в таблицах Ecxel для преобразования различных текстовых данных.

Функция ЛЕВСИМВ возвращает заданное количество символов от начала текстовой строки, заданной в качестве аргумента. Рассмотрим действие этой функции на примере.

1. Очистите ячейку R1C1 и введите в нее текст Фрагмент текста.

2. Добавьте в ячейку R2C2 функцию ЛЕВСИМВ из категории Текстовые.

3. В поле Текст диалогового окна Аргументы функции укажите адрес ячейки R1C1.

4. В поле Количество_знаков диалогового окна Аргументы функции нужно ввести количество знаков от начала строки, которые следует возвратить. Мы возвратим слово Фрагмент, которое содержит восемь символов (букв), поэтому укажем в качестве аргумента Количество_символов цифру 8.

5. Закройте диалоговое окно. В ячейке R2C2 появится слово Фрагмент.

Функция СЦЕПИТЬ объединяет текст из нескольких ячеек в одну строку.

1. В ячейку R1C1 введите текст Фрагмент.

2. В ячейку R1C2 введите текст текста.

3. В ячейку R2C2 добавьте функцию СЦЕПИТЬ из категории Текстовые.

4. Откройте диалоговое окно Аргументы функции и в поле Текст1 укажите адрес ячейки R1C1, а в поле Текст2 – адрес ячейки R2C2.

5. Закройте диалоговое окно. В ячейке R2C2 появится текст Фрагменттекста (рис. 6.11). Обратите внимание, что оба слова были соединены без пробела. Если бы мы добавили пробел в конце текста ячейки R1C1 или в начале R1C2, мы бы получили текст Фрагмент текста.

Рис. 6.11. Результат выполнения функции СЦЕПИТЬ

Программа Excel содержит более 350 различных функций, и рамки этой книги не позволяют раскрыть все возможности их использования. Мы рассмотрели лишь несколько примеров использования функций различных категорий. Справочная система приложения Microsoft Excel достаточно подробно описывает работу с каждой функцией. Взгляните на рис. 6.12.

Рис. 6.12. Справка программы Excel по функции LOG

Каждое описание функции в справочной системе снабжено практическим примером, который вы можете скопировать прямо из окна справки и вставить в свою таблицу, чтобы поэкспериментировать с различными значениями аргументов функций.

Как мы уже говорили, функции могут существовать как самостоятельно, так и в составе формул. Например, если вы введете в ячейку формулу =R[-2]C-(КОРЕНЬ(R1C1)*КОРЕНЬ(R1C1)), то получите значение 0 при любом числовом значении ячейки R1C1 (кроме отрицательного). Как видите, в этой формуле используются как арифметические операторы (умножение и вычитание), так и функции (КОРЕНЬ). В процессе создания сложных таблиц вам часто придется использовать в формулах функции.

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что по мере добавления аргументов в диалоговом окне Аргументы функции появляются новые поля (Текст3, Текст4 и т. д.). Это дает возможность объединять текст из большего количества ячеек.

Кроме того, функции в качестве аргумента могут использовать ячейки с другими функциями. При создании таких подчиненных функций будьте внимательны, так как ошибка в первой ячейке с функцией повлечет за собой ошибки во всех связанных с ней ячейках.

Чтобы проверить связи влияния ячеек друг на друга, необходимо выделить нужную ячейку и нажать кнопку Влияющие ячейки, расположенную в группе Зависимости формул вкладки Формулы. Между влияющими ячейками появятся стрелки, показывающие, какие ячейки влияют на результат других ячеек (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Стрелками показаны пути влияния ячеек

На рис. 6.13 показано, что ячейка R1C2 влияет на результат ячейки R3C2 (по всей видимости, ячейка R3C2 использует данные ячейки R1C2), а ячейка R3C2 влияет на ячейку R5C1 (ячейка R5C1, в свою очередь, использует для расчетов данные ячейки R3C2). Таким образом, вы можете проследить пути влияния ячеек и быстро найти ошибку в формулах в случае неверного итогового результата.

Чтобы скрыть стрелки влияния, нужно просто нажать кнопку Убрать стрелки, расположенную в группе Зависимости формул.

Кроме того, добавить в ячейку функцию вы можете с помощью кнопок, находящихся в группе Библиотека функций на вкладке Формулы. Нажатие кнопки с названием категории функции приводит к появлению списка функций, расположенных в этой категории. Вслед за выбором нужной функции из списка сразу появляется диалоговое окно Аргументы функции.

Возможно, такой способ добавления функции вам покажется более удобным и быстрым, поскольку вы пропускаете процедуру открытия диалогового окна Мастер функций − шаг 1 из 2 и выбора категории функции, что сокращает количество шагов при выполнении задачи.

Во многих программах от компании Microsoft, в том числе и Excel, предусмотрена возможность записи и использования так называемых макросов. Макрос – это последовательный набор двух и более команд. Макросы предназначены для выполнения часто повторяющихся операций и позволяют существенно сэкономить время.

Знания языков программирования при создании макросов не требуется: программа записывает ваши действия и ассоциирует этот набор действий с указанным вами клавиатурным сочетанием.

В качестве примера создадим макрос, который будет заливать ячейку желтым цветом и создавать вокруг нее жирную границу.

1. Перейдите на вкладку Вид ленты.

2. Нажмите кнопку со стрелкой, расположенную в нижней части кнопки Макросы в одноименной группе ленты.

3. В появившемся меню выполните команду Запись макроса. Откроется диалоговое окно Запись макроса (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Диалоговое окно Запись макроса

4. В поле Имя макроса введите название создаваемого макроса, например Желтая _ заливка _ жирная _ граница.

5. В поле Сочетание клавиш укажите клавишу, которая в сочетании с клавишей Ctrl будет запускать макрос. Для этого установите курсор ввода в данное поле и нажмите клавишу. Пусть это будет клавиша Т.

6. В раскрывающемся списке Сохранить в укажите документ, в котором будет сохранен данный макрос.

• Личная книга макросов.

• Эта книга. Макрос будет доступен только в текущем документе.

• Новая книга. Макрос будет доступен для всех вновь создаваемых документов.

Мы создадим макрос только для текущей книги, поэтому в раскрывающемся списке Сохранить в выберите пункт Эта книга.

7. В поле Описание можно ввести описание макроса, например Заливает ячейку желтым цветом и создает жирную границу. Хотя данный шаг не является обязательным.

8. Нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно будет закрыто, а программа Excel перейдет в режим записи макроса.