Читать онлайн «Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения». Страница 23

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.

Проверьте свои канцелярские принадлежности

Вряд ли вы хотите, чтобы в разгар какого-либо дела обнаружилось, что вам нужна скрепка или маркер. Хранятся ли ваши запасы канцелярских товаров под рукой? Потратьте минуту времени на то, чтобы посмотреть, не нужно ли добавить в список покупок такие важные вещи, как офисная бумага, бумага для факса и картриджи для принтера.

Однако не стоит увлекаться. Когда вы покупаете избыточное количество канцелярских товаров, то тратите деньги впустую. Соберите все то, что вы явно никогда не будете использовать, и найдите друга, коллегу или члена семьи, которому это может пригодиться — все, что останется, выбросите. Помните о том, что маркеры, текстовые выделители и шариковые ручки со временем высыхают, поэтому, когда вы, наконец, будете готовы воспользоваться вашими запасами, они могут оказаться никуда не годными. В следующий раз, когда вы отправитесь на распродажу, напомните себе, что копейка далеко не всегда бережет рубль.

Сбросьте оковы, отказавшись от подписки

Почему бы не подумать еще раз о том, действительно ли вам необходимо получать то несметное количество информационных писем, каталогов и сообщений о распродажах, на которые вы подписаны? Тот факт, что вы однажды проявили интерес к одежде из какого-то магазина, вовсе не означает, что вы должны оставаться с ним на связи вечно. Тратьте по восемь минут в день на то, чтобы отказаться от подписки на сайтах, которые вам больше не интересны, пока не избавитесь от них всех. Вы удивитесь, насколько уменьшится нагрузка на папку «Входящие».

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг
Масштабные задания

Пришло время нам заняться сложными, но жизненно необходимыми проектами, связанными с домашним офисом. Но не стоит бояться: я разделила даже самые большие задания на небольшие порции, с которыми вы легко справитесь. Выпейте стакан воды и наберитесь решимости, потому что вам предстоит глубокое погружение.

Контролируйте журнальное безумие

Попробуйте наслаждаться чтением журналов в тот же самый день, когда их доставляют, или вскоре после этого. Помните о том, что самую свежую информацию практически на любую тему можно найти в Интернете. Вам не нужно сохранять статью из журнала, чтобы быть уверенным в том, что вы располагаете наиболее полными и точными сведениями по интересующему вас предмету.

Установите для себя предельный срок хранения журнальных номеров. Я считаю, что он не должен превышать двух месяцев, если, конечно, у вас нет серьезных оснований его продлить. Например, если вы планируете переделать кухню, то, занимаясь изучением этого вопроса, вы можете хранить определенные журналы. Однако не забудьте избавиться от ваших исследовательских материалов после того, как осуществите задуманный проект.

Полезная покупка: держатель для журналов

Если ваша профессия (например, дизайнер интерьеров, врач или адвокат) требует, чтобы вы хранили все номера определенного журнала за год, купите держатели для журналов, которые можно установить на полке книжного шкафа. В магазинах вы можете найти держатели, сделанные из картона, пластика, прозрачного акрила или дерева. Такие держатели обеспечивают вам легкий доступ к вашей коллекции, которая благодаря им занимает мало места. Храните свои запасы в хронологическом порядке и покупайте держатель, который лучше всего подходит к вашему интерьеру. В следующий раз, когда вы получите новый номер Architectural Digest, вы будете знать, куда его определить, и сможете с легкостью взять старый номер и выбросить его. У меня есть похожие контейнеры для журналов и газет. Контейнер для журналов не приспособлен для того, чтобы хранить в нем годовую подписку журналов; его размер и форма подталкивают к быстрому чтению. Когда приходит новый номер какого-нибудь подписного издания, старый я выбрасываю. Если в течение одного или двух месяцев я не могу найти время, чтобы прочитать журнал, шансы на то, что я сделаю это в ближайшее время, ничтожно малы или вообще равны нулю.

Если вы сохраняете старые номера журналов просто из чувства вины, освободитесь от них. Возможно, купив этот журнал, вы зря потратили деньги, но теперь вы еще больше усугубляете проблему, растрачивая впустую драгоценное место. Если вы подписаны на безграничное количество периодических изданий, потратьте восемь минут на то, чтобы отменить подписку на те, которые, как вы знаете, у вас никогда не будет времени прочитать. Отправляйте в мусор все напоминания о необходимости возобновления подписки, которые находите в почте.

Мы часто покупаем вещи только для того, чтобы почувствовать себя лучше. Вы когда-нибудь становились жертвой желания купить журнал, пока стоите в очереди в кассу в супермаркете? Заведите новую привычку не покупать журналы во время походов за покупками. (Вы всегда можете предложить подруге обменяться журналами в конце месяца.) Затем потратьте восемь минут на то, чтобы придумать систему, которая поможет вам отслеживать деньги, которые вы будете экономить каждый день. Купите традиционную копилку или используйте стеклянную банку и вознаграждайте себя за то, что преодолеваете этот порок. Сколько стоил тот журнал, который вы не купили сегодня? Положите эту сумму в свой домашний банк. Вы будете удивлены, когда увидите, сколько денег можно сэкономить за год, и получите награду, которую не сможет дать вам ни одна покупка: чувство гордости.

Поверьте мне, что любая нужная информация сама найдет к вам дорогу.

Наведите порядок в каталогах

Соберите все каталоги в одном месте. Установите таймер и в течение следующих восьми минут занимайтесь их сортировкой по категориям, а затем проведите более тщательный отбор. Сколько экземпляров каждого каталога у вас есть? Многие из них доставляют ежемесячно, так что высока вероятность того, что у вас есть однотипные каталоги ваших любимых магазинов. Безжалостно выбрасывайте их. Если вам обязательно нужно иметь каталог определенного продавца, сохраните самый свежий экземпляр, а от остальных избавьтесь. Каждый раз, когда с почтой приходит новый выпуск, выбрасывайте предыдущий.

Когда каталоги (так же как деловые или личные бумаги, а также журналы) складываются в стопку, в конечном счете вы можете взять только те, которые лежат на самом верху. Примите ответные меры, поместив каталоги в держатель, который позволит хранить их в вертикальном положении лицом к вам. Для этой цели прекрасно подходят держатели и коробки для журналов. Если вы получаете каталоги от конкретной компании только потому, что однажды совершили у них покупку, отправьте им сообщение по электронной почте и попросите исключить вас из списка рассылок. Или отправьте им по почте краткое письмо, вложив в конверт снятую с каталога этикетку с вашим адресом, которая содержит код компании, который поможет им быстрее найти ваше имя и удалить ваши данные.

Определите, какие квитанции следует сохранить

Теперь, когда вы разобрали счета, избавившись от ненужных и сложив нужные в файл «Сделать» или «Счета», вы, возможно, спрашиваете себя, нужно ли вам хранить оплаченные квитанции. Правильный ответ на этот вопрос: смотря по обстоятельствам. Необходимость хранения квитанций определяется, например, тем, предполагаются ли по этим расходам налоговые вычеты или нет. Если расходы подлежат обложению налогом, создайте папку для отслеживания платежей, сделанных в течение года. В конце года подсчитайте общую сумму налоговых вычетов и отложите папку, чтобы хранить ее в течение срока, определенного законодательством. Если вы будете продолжать выплачивать налоги с этих расходов, то начните новую папку со следующего года.

Налоговое законодательство меняется, и лучше всего вам поможет разобраться с вопросом хранения квитанций специалист налоговой службы. Этот вопрос зависит, в частности, от того, подаете ли вы декларацию как физическое или как юридическое лицо. Жизнь налогоплательщика всегда очень непроста, и вам следует получить конкретные рекомендации по инвестиционным бумагам и юридическим документам, связанным, к примеру, с покупкой дома. Опять же, лучшие советчики в таких вопросах — это специалист налоговой службы или юрист по налогообложению. Это один из них, а не дзен-организатор, будет сопровождать вас в случае проверки.

Что вы будете делать в течение этих восьми минут? Возьмите выписку о платежах через банк, сделанных с вашего счета, и отчеты по банковским картам и посмотрите, какие платежи вы осуществляете в обязательном порядке каждый месяц: арендная плата или выплаты по ипотеке, оплата коммунальных услуг, медицинское страхование, платежи за машину и т. п. Подготовьте папку для каждого вида платежа. (Храните квитанции в файле «Незавершенные дела» до тех пор, пока не придет счет за следующий месяц, после чего проверьте, засчитан ли ваш платеж, а затем выбросите квитанцию.)