Читать онлайн «Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения». Страница 21

Теперь, когда вы закончили сортировку писем, пришло время разложить их по соответствующим файлам действий. Возьмите несколько бумажных папок (или купите цветные папки или разноцветные файлы, если считаете, что это сделает выполнение данного задания более привлекательным для вас). Затем промаркируйте файлы, присвоив каждому название того действия, которое соответствует вашим потребностям. Машинка для печати ярлыков поможет вам снабдить все файлы ясными и легкими для чтения наклейками, но вы также можете написать их названия от руки.

Вот наиболее типичные названия файлов:

♦ Незавершенные дела

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Возможно, вы захотите доработать этот список в соответствии с вашими потребностями. Например, некоторые люди разделяют файл «Сделать» на две части: то, что требует определенных действий, и то, что можно решить с помощью телефонного звонка. Если вам нужен такой тип организации, я предлагаю создать следующие файлы:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Я не использую отдельные файлы «Сделать» и «Позвонить», однако я разделяю файл «Сделать» на две части — «Сделать: срочно» и «Сделать: второстепенно», — исходя из срочности, приоритетности или степени значимости этих дел. Соответственно, мои файлы делятся на:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Сделать: срочно

♦ Сделать: второстепенно

♦ Подать документы

♦ Прочитать

Ключ к успеху — это простая папка-регистратор. Положите свои файлы действий в переднюю часть шкафчика для хранения документов, картотечный ящик письменного стола или недорогую переносную картотечную коробку. Позже, когда вы будете готовы заняться бумагами, все нужные материалы будут ждать вас там.

Между прочим, я часто встречаю клиентов, которые кладут бумаги прямо в подвесную папку. Эта система крайне неэффективна — каждый раз, когда вам нужно найти какой-то документ, приходится заново сортировать всю пачку. Вместо этого кладите похожие бумаги в папку-регистратор, а ее — в подвесную папку. Я храню все свои файлы действий в алфавитном порядке в твердой подвесной папке с шириной дна

Пятый этап: заносите вопросы, требующие решения, в свой ежедневник

Как вы видите, эта система будет «поглощать» вашу почту и превращать кучу бумаг в набор отдельных сегментов, предусматривающих совершение определенных действий. Старайтесь сразу же разбираться с максимальным количеством новой информации, чтобы сделать планируемую работу менее пугающей. (Ведь вместе с почтой обычно появляются новые задачи, не так ли?)

Если у ребенка болит живот, муж простудился или вы настолько устали, что с трудом сидите на стуле, просто положите новые бумаги в файлы действий. Однако идеальный вариант — это наметить конкретное время, в которое вы каждый день будете заниматься этим файлами. Вы можете отступать от этого времени в случае внеплановых семейных дел, но если такие дела возникают каждый день именно в то время, которое вы определили для работы с бумагами, вам нужно преодолеть связанный с этим подспудный страх. Такая привычка даст вам контроль над вашей почтой, а самое главное, над организационным аспектом вашей жизни.

Когда вы смотрите в свой личный ежедневник, то видите моментальный снимок своей жизни. Не имея его, будете совершать импульсивные поступки, откладывать важные дела или избегать их. Однако вы должны решить, какой тип ежедневника подходит лично вам. Вне зависимости от того, будет ли он существовать в бумажном или электронном виде, он станет вашим новым лучшим другом. Ведение ежедневника относится к числу навыков, которыми должен владеть организованный человек, — на самом деле, настолько важных, что я посвятила ему раздел «Полезная привычка», представленный в этой главе.

Полезная привычка

Один из наиболее действенных инструментов в вашем организационном арсенале — это ежедневник, однако его эффективность определяется тем, насколько активно и регулярно вы его используете. Каждое утро открывайте свой ежедневник, чтобы посмотреть, что вам предстоит сделать в течение дня. Затем не забудьте заглянуть в него перед тем как отправитесь спать или когда будете заниматься сортировкой писем. Мне нравятся ежедневники-планировщики, в которых на развороте отображен весь месяц, что позволяет мне также оценивать то, как мои дела распределены по времени. Не слишком ли много дел я запланировала на день, или, может быть, подарила себе незаслуженный выходной? Сбалансированы ли рабочие задания с периодами отдыха?

После того как вы рассортируете письма, отметьте в ежедневнике предстоящие важные дни, дела и встречи. Таким образом, ничто не останется без вашего внимания. Если вы еще не решили, какой тип ежедневника подходит вам лучше всего, сходите в местный магазин канцелярских товаров и изучите имеющийся у них ассортимент. Спросите у друзей и коллег, какие ежедневники они считают самыми удобными, но обращайтесь с этим вопросом только к организованным людям! И не обходите вниманием ежедневники, которые есть в вашем смартфоне, программе Outlook или календаре Google. Каждый из них имеет свои особенности и преимущества. Принимайте решение о выборе ежедневника, ориентируясь на количество людей, присутствующих в вашей жизни, и сложность вашего жизненного расписания.

Расширенный арсенал

Вы должны четко контролировать оплату ваших счетов, потому что четкие и регулярные платежи, например по кредитам, влияют на вашу кредитную историю. Документы об осуществлении платежей пригодятся вам, если вы захотите купить дом, машину или рефинансировать свой кредит.

Упражнение «Свежий взгляд»: домашний офис

Когда речь заходит о домашнем офисе, то чаще всего я слышу от своих клиентов такую жалобу: «Не знаю почему, но мне не нравится работать в моем офисе. У меня там есть письменный стол и шкаф, но я никогда туда не захожу». Когда же я захожу в эту комнату, то мгновенно понимаю, что сводит на нет все усилия моего клиента, связанные с оплатой счетов и работой с документами: у этого помещения нет четкого предназначения. Как правило, оно выполняет сразу две функции, такие как домашний офис и комната для гостей, тренажерный зал или мастерская. Именно так и происходит с вашим домашним офисом? Или ваш офис еще меньше и представляет собой укромный уголок на кухне? Вы должны продумывать планировку вашего домашнего офиса вне зависимости от того, в каком помещении он располагается.

Потратьте восемь минут на то, чтобы спокойно осмотреть комнату. Что вы видите? Если ваш офис одновременно выполняет функцию гостевой спальни, не слишком ли много места занимает в нем кровать? Может быть, шкаф настолько заполнен вещами, что у вас нет места для хранения канцелярских принадлежностей? Не нужно ли поставить в комнату книжный шкаф или навести порядок в том, который в ней уже есть? Может быть, стоящий в комнате книжный шкаф слишком большой или, наоборот, слишком маленький? Если вы используете домашний офис для занятий своим хобби, не разложены ли нужные для этого вещи на всех доступных поверхностях?

Очень часто многофункциональную комнату обставляют наспех, серьезно над этим не задумываясь или практически ничего не планируя. Теперь, когда вам стали понятны все причины, по которым вы не используете эту комнату, начинайте разрабатывать план ее преображения.

Иногда упражнение «свежий взгляд» позволяет обнаружить какое-либо изменение в динамике жизни семьи. Например, эта огромная кровать вам больше не нужна, потому что ваши родители теперь живут отдельно. Возможно, вам больше подойдет раскладной диван, который можно разложить для гостя, оставшегося у вас на ночь.

Устроена ли комната таким образом, чтобы активизировать вашу способность ясно мыслить? Достаточно ли хорошо она освещена? Может быть, письменный стол, которым вы пользуетесь, слишком большой или слишком маленький? Не слишком ли много здесь комнатных растений, или, наоборот, не мешало бы поставить в ней немного цветов? Сделайте несколько записей и подумайте над тем, что нужно, чтобы сделать эту комнату удобной.

Скоростная уборка: домашний офис

Теперь, когда вы взглянули на свой домашний офис свежим взглядом и составили список необходимых изменений, пришло время для скоростной уборки. Это упражнение — точная копия того, которое мы выполняли, наводя порядок на кухне, потому что, так же как и там, у большинства людей эта комната завалена горами бумаг. Наша цель — избавить ее от ненужной макулатуры, чтобы вы могли ясно мыслить и выполнять свою работу максимально эффективно. Вы не должны отказываться от использования этой комнаты в течение следующих шести месяцев, пока будете постепенно проводить ее преобразование. Потратив восемь минут на выполнение этого упражнения, вы расчистите себе пространство для работы.