Читать онлайн «Идеальный порядок за 8 минут: Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения». Страница 24

Создание этих файлов займет у вас не больше восьми минут. Ваша файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль

♦ Банковские операции

♦ Кредитные карты

♦ Хозяйственные расходы

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Если ваша жизнь более разнообразна, вы, возможно, захотите разделить эти категории на подкатегории. Каждый пункт в приведенном выше списке будет использоваться в качестве названия для ярлыка, имеющегося на подвесной папке, а внутри каждой подвесной папки будет лежать несколько бумажных канцелярских папок. Эта более детальная файловая система может выглядеть следующим образом:

♦ Автомобиль (подвесная папка с ярлыком)

Седан (бумажная папка)

Минивэн (бумажная папка)

♦ Банковские операции

Citibank Raiffeisen bank

♦ Кредитные карты

Visa: для рабочих целей

MasterCard: для личных целей

♦ Хозяйственные расходы

Ипотечный кредит

Ремонтные работы

Коммунальные платежи

Благоустройство и озеленение

♦ Инвестиции

♦ Медицинское обслуживание

Страховые возмещения Медицинское обслуживание, Мария

Медицинское обслуживание, Макс

Люди позволяют бумагам подавлять себя. Однако бумаги делятся на категории точно так же, как одежда в вашем шкафу. Вы ведь не хотите увидеть, что ваши джинсы оказались вместе с вечерними платьями? Точно так же вы не хотите, чтобы ваши медицинские счета смешивались с квитанциями на оплату коммунальных услуг. Категории, даже самые широкие, позволяют вам быть организованным человеком. Однако помните о том, что созданная вами сегодня файловая система с течением времени будет изменяться: в ней будут появляться новые файлы, а другие будут из нее исчезать. Но это перемены к лучшему! Если файловая система не меняется, значит, ваша жизнь словно бы застыла.

Вам не нужно создавать все файлы сразу. Делайте за один восьмиминутный этап столько, сколько сможете, а затем повторяйте эти этапы до тех пор, пока не закончите всю работу.

В вашем распоряжении есть несколько способов контроля оплаты счетов. Далее приведены некоторые из них; вы можете свободно смешивать их или объединять в случае необходимости.

♦ Подключите услугу автоматической оплаты счетов напрямую поставщику или через банк. Этот вариант оплаты экономит ваше время, но требует ежемесячной проверки счета на предмет возможных компьютерных ошибок или неожиданного повышения тарифов поставщиком услуги. Обязательно отмечайте оплату в своем реестре платежей!

♦ Подключите услугу оплаты счетов через Интернет. Просто входите в систему каждый месяц и устанавливайте сумму и дату платежа. Счета будут поступать к вам по электронной почте. Многие поставщики товаров и услуг позволяют устанавливать напоминания, так что вы не забудете срок платежа. Опять же не забудьте отметить его сумму в реестре платежей.

♦ Оплачивайте счета с 1 и 15 числа каждого месяца в зависимости от срока платежа. Установите напоминание на вашем компьютере или сделайте специальную пометку в ежедневнике, чтобы не забыть об этих важных датах.

♦ Отметьте в вашем ежедневнике, когда вы должны оплатить счет, прежде чем положите талон для оплаты в файл «Счета» или «Сделать» в разделе файлов действий. Вы можете поместить платежную квитанцию в файл «Незавершенные дела», если она нужна вам только до следующего месяца, или в соответствующий файл, если ее нужно хранить дольше.

♦ Подумайте о том, чтобы нанять бухгалтера, если вы имеете дело с большим количеством счетов. Однако проверяйте ежемесячную выписку по счету, чтобы убедиться в том, что в нее не внесены никакие непредвиденные расходы или суммы.

Потратьте восемь минут на то, чтобы определиться с тем, как вы будете обходиться со своими счетами. Затем выделите еще восемь минут на то, чтобы спланировать и организовать ваши платежи. Помните, что вы не привязаны к какому-либо одному решению. Вы можете его изменить, если система или поставщик не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Справки об оплате налогов — это те бумаги, которые заполняют значительную часть большинства шкафов, однако существует еще один виновник царящего в них хаоса. Я говорю о проектах из прошлого. Мы храним их, потому что в них вложено много времени и сил. Это может быть проект перестройки дома, которую вы осуществили восемь лет назад, или исследовательские материалы, которые вы собирали для своего диплома. Мы говорим о дипломе, который вы защитили 30 лет назад? Какие бумаги из прошлого занимают лучшее место в вашем шкафу?

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы открыть ваш секретер и оценить ситуацию. Глядя на каждый обнаруженный документ, спросите себя, возникнет ли у вас когда-нибудь необходимость обратиться к этой информации еще раз.

Если ответ положительный, как долго вы должны хранить эти материалы? Если вам нужно хранить информацию, но вы почти никогда, к ней не обращаетесь, упакуйте ее для архивного хранения. Не тратьте время на сортировку этих папок и приведение их в порядок. Лучше используйте его на текущие папки.

Если ответ отрицательный, можете ли вы выбросить содержимое этих папок? Если вы хотите сохранить какую-то часть информации (например, имена и контактные телефоны подрядчиков, чьими услугами вы пользовались во время перестройки дома), отложите в сторону визитные карточки или счета, прежде чем избавитесь от этой кучи бумаг.

Второй этап

Ваши старые проекты и копии справок о налогах могут скопиться в огромных количествах, требуя немедленного уничтожения. Если вы собрали одну или две коробки бумаг, которые нужно измельчить, не позволяйте им уродовать внешний вид вашего офиса долгое время. Потратьте восемь минут, чтобы выяснить телефон компании, оказывающей услуги по уничтожению бумаг. Если вы можете привезти бумаги в эту службу, то их уничтожение обойдется вам не очень дорого. Найдите компанию, которая имеет соответствующую лицензию. (Вы можете попросить уничтожить привезенные вами бумаги в вашем присутствии.)

Готова поспорить, что имеющиеся у вас гарантийные документы и руководства по эксплуатации разбросаны по всему дому или свалены в кучу в шкафу. Когда у вас возникает необходимость что-то уточнить в одном из них, найти его очень трудно. Есть ли хоть какая-либо надежда исправить эту ситуацию? Конечно, есть!

Первый этап

Потратьте восемь минут на то, чтобы собрать все гарантийные документы и инструкции. Если вы что-то не нашли, не беспокойтесь — вы можете включить их в свою систему, когда обнаружите позже.

Второй этап

Потратьте еще восемь минут на то, чтобы рассортировать собранные вами пачки на соответствующие категории. Я обычно пользуюсь следующими категориями:

♦ бытовое оборудование (плита, холодильник и т. д.);

♦ автомобили;

♦ компьютерная техника (монитор, принтер и т. д.);

♦ гараж;

♦ развлечения (DVD-плеер, видеокамеры, телевизор и т. д.);

♦ бытовая техника (пылесос и т. д.);

♦ драгоценности;

♦ кухонное оборудование (миксер и т. д.);

♦ прачечное оборудование (стиральная машина, сушилка и т. д.);

♦ офисное оборудование (машина для печати ярлыков, письменный стол, офисный стул и т. д.).

Нужные вам категории обнаружатся сами собой в процессе сортировки собранного вами материала. Кстати, занимаясь сортировкой, вы будете изумлены тем, сколько у вас гарантийных документов, относящихся к вещам, которых у вас уже давно нет — выбрасывайте их, выбрасывайте и еще раз выбрасывайте!

Третий этап

Напишите названия категорий на бумажных папках, а затем разместите их в алфавитном порядке в подвесной папке с твердым дном. Когда в вашем доме появится водопроводчик и спросит, нет ли у вас брошюры, которая прилагалась к стиральной машине, вы будете рады тому, что потратили время на сортировку этих материалов.

У каждого из нас есть сферы личных интересов, такие как кулинария или спорт. Какой бы ни была ваша страсть, если за ней тянется след из бумаг, то у вас должен быть файл, готовый «поймать» эту информацию, чтобы она не потерялась. Если некоторые из этих материалов хранятся в виде компьютерных файлов, используйте те же самые названия, что и для бумажных папок. Вы же не хотите, чтобы поиск информации превращался в тренировку памяти.

Потратьте восемь минут, сортируя разнообразные бумаги, имеющие отношение к вашим интересам или хобби, чтобы сформировать соответствующие каталоги и подкаталоги. Например, рецепты, как правило, хранят сложенными в папки и забывают о них, потому что требуется слишком много времени для того, чтобы просмотреть эту огромную пачку. Очень тяжело что-то найти, когда все собрано воедино, однако работа с отдельными частями дает вам чувство контроля. Рецепты, к примеру, можно разделить следующим образом: