Читать онлайн «Компьютер для бухгалтера». Страница 25

Рис. 10.3. Выбор функции с помощью мастера функций

2. В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.

3. Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.

4. Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Функция ЕСЛИ

Данная функция относится к разряду логических и применяется, когда заранее неизвестно, какой результат будет в ячейке. Функция имеет следующий формат:...

Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке (к примеру, А1). В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется условие А1 >0, вместо значение_если_истина – А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь – пустая строка " ":

...

Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединять несколько условий.

В том и только в том случае, если все условия, заданные в виде аргументов функции И, выполнены, сама функция принимает значение «истина». Если хотя бы одно условие не выполнено, она принимает значение «ложь».

Функция ИЛИ также позволяет задать несколько условий. Если хоть одно из условий, приведенных в качестве аргумента ИЛИ, выполнено, то функция принимает значение «истина». Если же все заданные условия неверны, функция получит значение «ложь».

В обеих функциях может быть указано до тридцати аргументов-условий.

Наиболее часто используемые функции

Перечислим некоторые наиболее часто используемые функции:

• МАКС(число1; число2,…) – возвращает максимальное число из значений перечисленных аргументов;

• МИН(число1; число2,…) – возвращает минимальное число из значений перечисленных аргументов;

• СЕГОДНЯ() – возвращает значение текущей даты;

• СУММ(число1; число2;…) – суммирует значения аргументов;

• СУММПРОИЗВЕД(массив1; массив2; массив3;…) – возвращает суммы произведений соответствующих элементов массивов;

• ОКРУГЛ(число; количество_цифр) – округляет число до указанного числа десятичных разрядов;

• СРЗНАЧ(число1; число2; числоЗ;…) – выполняет расчет среднего арифметического указанных аргументов; аргументы могут быть числами или именами, массивами или ссылками на ячейки с числами.

Приведем примеры использования некоторых функций:

• Суммирование чисел из диапазона C3:F5:

...

• Вычисление среднего значения чисел из указанных диапазонов:

...

• Округление значения ячейки М10 до второго знака после запятой:

...

Относительная и абсолютная адресация

Полезной особенностью электронной таблицы является возможность автоматического изменения адресов ячеек при копировании и перемещении формул.

Вернемся к примеру с накладной (см. рис. 10.1). Скопируем формулу из ячейки D4 в ячейки D5 и D6. Самым быстрым способом копирования является копирование с помощью маркера в нижнем правом углу выделенной ячейки: подведите указатель мыши к маркеру и, удерживая левую кнопку, перетащите формулу в соседние ячейки (рис. 10.4). Обратите внимание: при копировании в формулах автоматически изменяются адреса ячеек.

Рис. 10.4. Копирование формул

В строке формул после копирования показана формула, в самой ячейке – результат выполнения формулы.

Бывают случаи, когда не нужно изменять ссылки (адреса ячеек), используемые в формуле. Тогда применяется специальное имя, которое называется абсолютным. В этом случае в адрес ячейки вносится знак абсолютной адресации $:

• $С$7 – абсолютная адресация: при копировании адрес ячейки не меняется;

• В$4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер строки;

• $В4 – частичная абсолютная адресация: при копировании не меняется номер столбца.

Вернемся к примеру с накладной. Допустим, необходимо подсчитать сумму в долларах и при этом учесть возможность изменения курса.

Добавьте еще один столбец и введите в нем формулу =D4/$B$1....

При копировании формулы в графе Сумма в долларах адрес ячейки В1 не изменится (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Расчет суммы в долларах

Защита ячеек, листов и книг

Иногда необходимо защитить данные от несанкционированного доступа или скрыть формулы, по которым производится расчет. Рассмотрим, как устанавливается защита.

Защита листа от изменения

Защита листа от внесения изменений выполняется с помощью команды Сервис → Защита → Защитить лист. В открывшемся окне (рис. 10.6) установите необходимые варианты защиты, выбрав одно из положений переключателя: Содержимое, Объекты, Сценарии. Затем, если необходимо, введите пароль и подтвердите его.

Рис. 10.6. Установка защиты

...

Защита с помощью команды Скрыть

Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного листа. Для этого выделите ячейки, информацию в которых необходимо скрыть. Выберите команду Формат → Ячейки и на вкладке Защита появившегося диалогового окна установите флажок Скрыть формулы.

Работа со списками

Программа Excel позволяет обрабатывать наборы самых разнообразных данных. Рассмотрим, как производится ведение больших списков в программе.

Понятие список обозначает то же, что и база данных. Со списками вы сталкиваетесь на каждом шагу. Прайс-листы, данные о поставщиках и покупателях, сведения о товарах – вот примеры списков, или баз данных.

В программе Excel список – это таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка содержатся данные одного типа.

Список формируется на базе трех основных структурных элементов:

•  шапка таблицы, или заглавная строка, – она располагается в начале списка;

•  запись – строка с описаниями элементов списка;

•  ячейка или поле, которое содержит отдельные данные записи.

Каждое поле в записи может быть объектом поиска или сортировки. Очень удобно создавать списки в программе Excel, а затем переносить их в бухгалтерскую базу данных. При составлении списков придерживайтесь следующих правил:

• Имена полей указывайте в верхней строке списка. Лучше всего выделить заглавную строку цветом.

• Каждую запись размещайте на отдельной строке. В одинаковых полях записей должны располагаться однотипные данные.

• Между записями не вставляйте пустые строки или строки, содержащие линии. Не начинайте поле с пробелов, старайтесь сделать список удобным для восприятия.

Добавлять записи в список можно непосредственно на листе или при помощи специальной формы (команда меню Данные → Форма):

1. Создайте список, содержащий следующие сведения: наименование товара, цена, единица измерения. Введите эти данные в ячейки А1:С1.

...

2. Заполните таблицу данными: диван кожаный, 10 000, шт. Укажите эти данные в ячейках А2:С2.

3. Выделите одну из ячеек заголовка списка и выберите команду Данные → Форма. Появится диалоговое окно для редактирования списка (рис. 10.7). Обратите внимание на то, что в форме в качестве имен полей используются значения, указанные в заголовке списка, а в качестве образца приводится информация из первой строки.

Рис. 10.7. Добавление записи в список при помощи формы

4. Введите в каждое поле диалогового окна данные для следующих строк (см. рис. 10.7). Переходите от поля к полю с помощью щелчка мыши. Закончив ввод строки, щелкните на кнопке Добавить. 5. Внесите несколько записей и сохраните документ под названием База данных.

Поиск данных в списках

Если в списке много записей, то отыскать в нем какую-то одну довольно трудно. Для поиска необходимой записи используйте форму для быстрого поиска информации с помощью определенных критериев: