Читать онлайн «Компьютер для бухгалтера». Страница 23

Откройте лист 1 документа Опыт. Отформатируйте таблицу следующим образом:

1. Цифры выровняйте по центру.

2. В графе Цена выберите формат Денежный.

3. Сохраните документ.

4. Вид отформатированного документ приведен на рис. 9.5.

Рис. 9.5. Вид документа после форматирования

Если при выполнении задания у вас появились затруднения, воспользуйтесь приведенным далее пошаговым описанием действий:

1. Выделите диапазон А1:А5.

2. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру на панели инструментов форматирование.

3. Выделите диапазон С2:С5.

4. Щелкните на кнопке Выравнивание по центру панели инструментов форматирование.

5. Для выбора формата Денежный выберите команду Формат → Ячейки, вкладка Число, в списке Числовые форматы выберите формат Денежный.

Задание 5

Для закрепления полученных знаний выполните еще одно задание. Полученное умение пригодится при расчете командировочных расходов.

1. В файл Опыт на листе 2 в ячейку с адресом А4 введите слова Дата отъезда.

2. В ячейку А5 введите фразу Дата прибытия.

3. Для того чтобы данные в ячейках смотрелись красиво, можно использовать команду Формат → Столбец → Автоподбор ширины.

4. В ячейках В4 и В5 укажите даты отъезда и возвращения из командировки. Пусть это будут 10.03 и 15.03. Для изменения формата даты выделите ячейки В4 и В5 и выберите команду Формат → Ячейки, на вкладке Число открывшегося окна установите формат Дата, а в списке Тип выберите пункт 14.03.99. Щелкните на кнопке ОК.

5. В ячейку с адресом В6 введите формулу для расчета дней пребывания в командировке: =В5-В4....

6. Если теперь ячейке В6 задать формат Числовой (Формат → Ячейки, вкладка Число), то в ячейке вы увидите количество дней пребывания в командировке.

Вид рабочего листа после выполнения задания показан на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Вычисление количества дней, проведенных в командировке

Задание 6

Применяя специальные форматы, вы должны помнить, что иногда при форматировании важна последовательность действий. Например, при выборе формата Процентный, если в ячейке уже есть число 1, вы получите в итоге значение 100 %. Если же перед форматированием ячейка была пуста, то после ввода числа 1 вы получите значение 1 %. Проверьте это, выполнив следующее упражнение:

1. На листе 2 файла Опыт в ячейку А1 введите число 1.

2. Выделите ячейки А1 и А2, выберите Формат → Ячейки, числовой формат Процентный или щелкните на кнопке Процентный формат на панели инструментов форматирования.

3. Введите число 1 в ячейку А2.

В результате в ячейке А1 вы увидите 100 %, а в ячейке А2 – 1 %.

Необходимо также следить за правильным выбором количества десятичных знаков, чтобы в результате округления не получить «странных» результатов. Например, при значениях ячеек А1 – 3,4 и А2 – 2,4 их сумма (запишем ее в ячейке A3) будет равна 5,8. Если отформатировать эти ячейки числовым форматом с количеством десятичных знаков 0, то операция будет выглядеть так: 3 + 2 = 6 (так как число 5,8 будет отображаться округленным до значения 6). Тем не менее значения чисел будут сохранены верными. Это можно проверить, увеличив количество отображаемых десятичных знаков.

...

Использование примечаний

Мы уже говорили о том, что результаты даже самых упорных трудов могут быть забыты. Чтобы этого не случилось, в программе предусмотрено использование примечаний. Они не видны до тех пор, пока вы не захотите их увидеть, и поэтому не загромождают экран. О наличии примечания говорит специальный индикатор в правом верхнем углу ячейки.

Для вставки примечания выполните следующие действия:

1. Щелкните на ячейке, к которой будет относиться создаваемое примечание, и выберите команду меню Вставка → Примечание. На экране появится поле для ввода примечания.

2. Введите в поле текст примечания.

3. Щелкните на любой другой ячейке листа, чтобы выйти из поля редактирования примечаний.

4. Обратите внимание на красную отметку, появившуюся в ячейке с примечанием. Теперь, если навести указатель мыши на эту ячейку, на экране появится окошко с сообщением (рис. 9.7).

5. Если текст примечания надо изменить, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню команду Изменить примечание.

Рис. 9.7. Просмотр примечания

Построение диаграмм

Несмотря на то что анализ числовых данных с помощью диаграмм не входит в обязанности бухгалтера, изложение основ работы в программе Excel было бы неполным, если бы мы не сказали несколько слов о диаграммах.

Диаграмма – это один из способов представления данных. Смысл диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Хотя рабочие листы удобны для ввода информации и выполнения вычислений, содержащиеся в них данные бывает трудно анализировать. Информация, представленная в графическом виде, в картинках, воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная.

Создать диаграмму в Excel довольно просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Мастер диаграмм выполнит за вас большую часть подготовительной работы, а вам останется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Как и другие мастера Microsoft Office, этот мастер задает вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями.

Для построения диаграммы выделите ячейки, данные из которых вы будете анализировать, и щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите в меню команду Вставка → Диаграмма. После этого следуйте указаниям мастера. В результате на листе появится готовая диаграмма.

В программе Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего можно построить 102 вида различных графиков и диаграмм. Существуют следующие типы плоских диаграмм:

• линейчатая диаграмма;

• гистограмма;

• диаграмма с областями;

• график;

• круговая диаграмма;

• поверхность.

У каждого типа диаграмм имеются подтипы. Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения диаграммы.

По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании легенду. Легенда – это описание условных обозначений, принятых в данной диаграмме. На рисунке диаграммы легенда выглядит как прямоугольник, в котором указано, каким типом линий отображаются на диаграмме данные из той или иной строки. Если выделенный диапазон не содержит подходящих данных для легенды, в ней используются названия по умолчанию: Ряд1, Ряд2 и т. д.

После создания диаграмму можно отредактировать: изменить цвета линий и столбцов, шрифт надписей, находящихся на диаграмме. Для этого надо перейти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на одном из элементов диаграммы.

Например, чтобы изменить цвет столбца диаграммы, дважды щелкните на нем. Откроется палитра. Выберите в ней нужный цвет и щелкните на кнопке ОК.

Если вы решили изменить тип диаграммы, выполните следующие действия:

1. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Тип диаграммы.

2. В окне с образцами доступных типов диаграмм выберите тип и вариант диаграммы.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Диаграмму можно переместить по тексту, захватив ее мышью, или удалить, нажав клавишу Delete.

Задание 7

В качестве примера постройте таблицу в программе Excel и отразите в ней продажу товаров по складам:

1. Название диаграммы – Продажа товаров по складам (внесите это название в ячейку с адресом А1).

2. В ячейку с адресом A3 введите значение Склад оптовый.

3. В ячейке с адресом А4 укажите Склад общий.

4. В ячейки с адресами В2—В4 введите значения Квартал 1, Квартал 2, Квартал 3. Используйте для ввода данных в ячейки возможности автозаполнения. (Заполнив ячейку В2, подведите указатель мыши к маркеру заполнения и, удерживая левую кнопку, протащите указатель. Остальные ячейки будут заполнены данными автоматически.)

5. Заполните таблицу данными. Введите значения сумм продаж по складам.

Выделите ячейки и запустите мастер диаграмм. Для анализа продаж за год, по кварталам и по месяцам удобно использовать круговую диаграмму.