Читать онлайн «Компьютер для бухгалтера». Страница 22

Рис. 9.2. Автозаполнение ячеек

3. По мере протаскивания маркера выделяемый диапазон увеличивается и включает все больше ячеек. Когда вы отпускаете кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона заполнятся значениями. Какими именно – зависит от того, что находится в первой ячейке.

4. Если вы выделили большее число ячеек, чем это необходимо, протащите маркер заполнения назад до намеченной ячейки, не отпуская кнопку мыши. Автозаполнение удалит лишние данные и очистит соответствующие ячейки.

В памяти Excel хранятся несколько списков, допустимых для автозаполнения. Для просмотра всех последовательностей, имеющихся в списке автозаполнения в данный момент, выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните на вкладке Списки.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы автозаполнения:

• Для того чтобы продублировать значение, введите его в первую ячейку диапазона (например, слово Доходы), а затем выделите с помощью маркера заполнения весь требуемый диапазон. Введенное значение будет продублировано в этом диапазоне. В данном случае в списке автозаполнения не определена последовательность, содержащая слово «Доходы», поэтому слово просто дублируется.

• Для того чтобы создать простую последовательность чисел, введите первое число этой последовательности в первую ячейку диапазона. Захватите маркер заполнения, нажмите клавишу Ctrl и перетащите маркер до конца диапазона. Список будет продолжен, начиная с введенного числа. Каждая следующая ячейка будет содержать число на единицу большее, чем предыдущая.

• Для того чтобы получить список месяцев (или дней недели), введите в первую ячейку диапазона название месяца (дня) в полном или сокращенном виде и перетащите маркер заполнения до конца диапазона.

• Для того чтобы построить список дат, введите первую дату в любом формате и выделите необходимый диапазон путем перетаскивания маркера заполнения. Например, после ввода даты 10.01.2004 и выделения диапазона вы увидите в выделенных ячейках значения 11.01.2004, 12.01.2004 и т. д.

Автоввод и автозамена

При заполнении таблиц часто возникает необходимость ввода больших объемов данных. Ввод данных с клавиатуры – это всегда долгая операция, а повторяющийся ввод одних и тех же данных – тем более. Вот почему в Excel предусмотрены два эффективных средства экономии сил пользователя: автоввод и автозамена.

Как только будет введено несколько символов, повторяющих уже введенный ранее текст, механизм автоввода сразу заполнит ячейки соответствующим текстом. Например, если вы несколькими строками ранее ввели Ветров Иван Петрович и сейчас начали вводить Be, остальная часть фамилии и имя с отчеством будут введены автоматически. При этом нет необходимости заботиться о заглавных буквах – они будут изменены автоматически. После появления полного варианта значения достаточно нажать клавишу Enter или клавишу – I, чтобы согласиться с предложенным вариантом и вставить этот текст в ячейку. Если результат автоввода не соответствует необходимому значению, просто продолжайте вводить текст, и текст автоввода исчезнет....

Механизм автозамены работает точно так же, как аналогичное средство редактора Word. Подготовьте аббревиатуры тех фрагментов текста, которые вам приходится вводить очень часто. После этого, например, вводя текст ВИП, с помощью автозамены вы будете получать Ветров Иван Петрович.

Задание 2

Вернитесь на лист 1 документа Опыт и заполните графу №, использовав автозаполнение. Введите несколько наименований товара. Укажите несколько сумм.

Форматирование листа

Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель инструментов Форматирование, расположенная под заголовком окна программы, или команда Формат → Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих различные возможности для форматирования:

• На вкладке Число можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа в формируемой ячейке. Можно также дать указание отображать это число в виде даты или в виде процентов либо выводить рядом с числом знак денежной единицы и т. п.

• На вкладке Выравнивание указывается способ выравнивания содержимого ячеек. Обычно числа примыкают к правому краю ячейки, текст – к левому, а заголовки центрируются. Вы можете даже задать на распечатке один из вариантов вертикального расположения текста вместо обычного горизонтального и заказать перенос строки внутри ячейки по словам подобно тому, как это делается в программе Word с содержимым таблиц.

• На вкладке Шрифт определяются размеры, форма и начертание каждого символа в ячейке. Размеры шрифта измеряются в пунктах (пт). Здесь можно просмотреть все доступные шрифты системы. По умолчанию программа Excel использует шрифт Arial размером 10 пт.

• На вкладке Граница выбираются линии границ для выделения отдельных ячеек и диапазонов листа.

• На вкладке Вид можно выбрать средства привлечения внимания к определенным частям листа, таким как заголовки и итоговые суммы. Не забывайте, что распечатать цветной документ можно только на цветном принтере.

• На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвратит случайное изменение содержимого ячейки.

Формат по образцу

Для копирования формата ячеек с одного места на другое служит кнопка Формат по образцу. Смысл копирования формата состоит в том, чтобы перенести на другую ячейку только формат выделенной ячейки, а их содержимое оставить прежним. То же самое справедливо и для группы ячеек. Порядок выполнения операции копирования формата следующий:

1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Рядом с указателем мыши появится значок кисточки.

2. Выделите ячейку или диапазон, на которые вы хотите распространить выбранный формат.

3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные ячейки будут отформатированы должным образом.

Если скопированный формат вам не понравился, вы всегда можете использовать кнопку Отменить.

Если вам необходимо единообразно отформатировать несколько фрагментов, щелкните дважды на кнопке Формат по образцу и выделяйте необходимые ячейки и диапазоны один за другим. Режим копирования формата будет активен до следующего щелчка на кнопке Формат по образцу или до нажатия клавиши Esc. Все это время рядом с указателем мыши будет находиться «кисточка».

Выбор формата числа

Кроме форматирования ячеек, при котором содержимое ячейки не меняется, в программе Excel имеется большой раздел форматирования, способный существенно изменить представление числа в ячейке. О подводных камнях, которые необходимо учитывать при таком форматировании, мы поговорим в этом разделе.

Числа в программе могут иметь следующие форматы:

• числовой;

• денежный;

• финансовый;

• процентный;

• дробный;

• экспоненциальный.

Для выбора формата числа выделите ячейку или диапазон, затем выберите в строке меню команду Формат → Ячейки и щелкните на вкладке Число (рис. 9.3). В открывшемся окне выберите подходящий формат из списка Числовые форматы и, если возможно, вариант формата из списка Тип. Пример форматирования будет показан в поле Образец. Проверьте, устраивает ли вас выбранный формат. При щелчке на кнопке ОК число в ячейке будет выглядеть так же, как в поле Образец.

Например, в формате Денежный к числу добавляется обозначение валюты (рублей). Этот формат часто используют бухгалтеры. При необходимости в этом формате можно указать определенное количество десятичных знаков. Число 12 в таком формате будет выглядеть как 12 р.

Если вы не хотите определять формат числа, оставьте формат по умолчанию – Общий.

Рис. 9.3. Выбор формата ячейки

Задание 3

В файле Опыт на листе Лист3 введите в ячейки А1:АЗ число 20 и назначьте ячейкам форматы Общий, Денежный, Процентный. В результате ячейки должны быть отформатированы так, как показано на рис. 9.4.

Рис. 9.4. Форматирование числа в ячейке

Рекомендуется следующая последовательность работы. Сначала введите в таблицу цифры, а потом принимайте решение об изменении их формата. Например, в ячейку введено значение 200. Выбираем команду Формат ячейки, на вкладке Число указываем формат Денежный. Обратите внимание: в поле Обозначение должны быть выставлены рубли (р.). Если это не так, выберите эту запись из списка. Количество знаков после запятой указывается в поле Число десятичных знаков, например 2. После форматирования значение будет выглядеть так: 200,00р. Задание 4

Откройте лист 1 документа Опыт. Отформатируйте таблицу следующим образом: