Читать онлайн «Хватит платить за все! Снижение издержек в компании». Страница 57

8.1.4. Условием окончания работ по процессу является отчет о проделанной работе, а также выявленная в ходе выполнения работ потребность в реализации дополнительного проекта по СИ.

8.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в на стоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.

8.2. Проведение установочного рабочего совещания.

8.2.1. Проведение установочного рабочего совещания организует руководитель группы проекта после получения плана реализации мероприятий и распоряжения о назначении исполнителей работ.

8.2.2. В процессе проведения установочного рабочего совещания руководитель группы проекта в соответствии с планом реализации проекта осуществляет постановку задач исполнителям работ.

8.2.3. Результатом данной работы является устное распоряжение о начале выполнения работ группой проекта по направлению в соответствии с поставленными каждому участнику группы задачами.

8.3. Реализация мероприятия.

8.3.1. Реализация мероприятия осуществляется группой проекта по направлению (в исключительных случаях под контролем группы) после:

а) получения перечня задач к исполнению от руководителя группы проекта и устного распоряжения о начале выполнения работ;

б) получения указаний по ходу реализации мероприятий от руководителя проекта или руководителя группы проекта.

8.3.2. Результатом выполнения данных работ является отметка в плане реализации мероприятий о выполнении поставленной задачи.

8.3.3. Группа проекта по направлению передает руководителю проекта план реализации мероприятий с отметкой о выполнении поставленной задачи для формирования отчетной документации по результатам выполнения работ.

8.4. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий.

8.4.1. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий осуществляет руководитель проекта, используя план реализации мероприятий. Проведение внеплановых проверок реализации мероприятий руководителем проекта обусловлено необходимостью оперативного контроля выполнения плана.

8.4.2. В ходе проведения внеплановых проверок руководитель проекта требует оперативные отчеты от специалистов группы проекта о ходе выполнения работ по плану.

8.4.3. Результатом проведения данных работ являются переданные группе проекта по направлению указания (в устной форме) по реализации проекта.

8.4.4. Руководитель проекта передает группе проекта по направлению указания по ходу реализации мероприятий с целью совершенствования процесса выполнения поставленных задач.

8.4.5. Если в результате проведения внеплановой проверки реализации мероприятий руководитель проекта обнаруживает существенные отклонения от плана (по срокам, объему, качеству и т. д.), то он может поступить следующим образом:

а) оформить ведомость проведения внеплановой проверки, в которую необходимо внести информацию о выявленной проблеме (формулировка проблемы, причина ее наступления, ФИО лица, ответственного за выполнение работы, предложения по ее устранению и сроки выполнения этих работ);

б) в случае, когда наступление проблемы связано с недостаточным знанием или пониманием сотрудником требований к нему, провести с ним разъяснительную беседу, а при необходимости обучение;

в) если проблему невозможно устранить в определенные по плану сроки или имеющимися ресурсами, согласовать с руководителем группы проекта и инициатором работ внесение изменений в план реализации мероприятий;

г) в случае, когда выявленная проблема связана с недобросовестным выполнением своих обязанностей, руководитель проекта принимает решение о мере ответственности исполнителя, итогом чего может стать отстранение исполнителя от выполнения работ по проекту.

8.5. Проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ.

8.5.1. Проверка соблюдения сроков и качества выполнения работ осуществляется руководителем группы проекта в соответствии контрольными точками проекта, определенными в плане реализации мероприятий.

8.5.2. Результатом проведения данных работ является отметка в плане реализации мероприятий о выполнении поставленной задачи и указания исполнителям по ходу реализации мероприятий.

8.5.3. Руководитель группы проекта передает:

а) руководителю проекта план реализации мероприятий с отметкой о выполнении поставленной задачи для формирования отчетной документации по результатам выполнения работ;

б) группе проекта по направлению СИ указания по ходу реализации мероприятий с целью совершенствования процесса выполнения поставленных задач.

8.5.4. Если в результате проверки выяснится, что сроки выполнения работ или их качество не соответствуют показателям, определенным в плане реализации проекта, руководитель группы проекта должен поставить об этом в известность руководителя проекта для совместной выработки способа выхода из проблемной ситуации.

8.6. Разработка отчетных документов по результатам выполнения работ.

8.6.1. Разработка отчетных документов по результатам выполнения работ осуществляется руководителем проекта после получения плана реализации мероприятий с отметками о ходе выполнения поставленных задач.

8.6.2. К разрабатываемой на данном этапе документации относятся следующие отчетные документы:

а) документы проекта – переписка, докладные записки и описывающие проект документы. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде;

б) отчеты по проекту – формальные отчеты о состоянии проекта;

в) презентации проекта – команда проекта формально или неформально обеспечивает информацией любого или всех участников проекта. Информация должна соответствовать потребностям получателей и должна избирать подходящий метод презентации;

г) проект отчета о проделанной работе.

8.6.3. Результатом данной работы является сформированная отчетная документация по результатам выполнения работ.

8.6.4. Руководитель проекта передает инициатору работ отчетную документацию для последующей оценки результатов деятельности по проекту снижения издержек компании.

8.7. Приемка выполненных работ. Оценка результатов.

8.7.1. Приемку выполненных работ и оценку результатов деятельности по проекту снижения издержек компании осуществляет инициатор работ после получения от руководителя проекта отчетной документации по итогам выполнения работ.

8.7.2. Для приемки выполненных работ и оценки результатов инициатор выполняет следующие действия: