Читать онлайн «Хватит платить за все! Снижение издержек в компании». Страница 54

5.2.2. В ходе выполнения данной работы руководитель группы проекта выполняет следующей действия:

а) формирует перечень информации и документов, необходимых для детального анализа мероприятий по снижению издержек в рамках определенного блока направлений;

б) определяет должностных лиц компании, которые могут предоставить данную информацию;

в) формирует в письменной форме ряд запросов на информацию, необходимую для проведения анализа, и направляет запросы соответствующим должностным лицам компании. В запросе обязательно должны быть указаны формат и сроки предоставления требуемой информации;

г) после наступления указанных в запросах сроков получает необходимую для анализа информацию и проверяет ее на полноту и адекватность запросу;

д) сообщает группе проекта по направлению о поступлении необходимой для анализа информации.

5.2.3. Результатом выполнения данных работ является информация, необходимая для детального анализа мероприятий по определенному блоку направлений.

5.2.4. Полученная дополнительная информация передается сотрудникам группы проекта по направлению непосредственно после анализа этой информации руководителем группы проекта, но не позднее 2 рабочих дней с момента ее получения руководителем.

5.2.5. Если запрошенная дополнительная информация не поступает в указанный в запросе срок либо является не соответствующей запросу, руководитель группы проекта выясняет причины данной ситуации и докладывает руководителю проекта.

5.3. Проведение детального анализа блоков направлений.

5.3.1. Проведение детального анализа блоков направлений производят сотрудники группы проекта по направлению после получения информации для анализа от руководителя группы проекта.

5.3.2. В ходе выполнения детального анализа сотрудники группы проекта выполняют ряд действий, направленных на формирование предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по рассматриваемому направлению:

а) анализируют информацию, переданную им, для выявления существующих или потенциальных проблем, влияющих на издержки компании по определенному направлению;

б) формируют ряд предложений по мероприятиям, направленным на устранение проблем и соответственно на снижение издержек. Выбор методов, с помощью которых разрабатываются предложения по мероприятия, не регламентируется;

в) Производят предварительную оценку экономии затрат компании от реализации мероприятий, а также затрат на реализацию каждого из мероприятий.

5.3.3. Итогом выполнения данных работ являются результаты анализа, представляющие собой перечень предложений по мероприятиям, направленным на снижение издержек по определенному блоку направлений.

5.3.4. Результат выполнения данных работ передается сотрудниками группы проекта по направлению руководителю группы проекта непосредственно после завершения детального анализа, но не позднее срока, указанного в плане проекта.

5.4. Сведение результатов и оценка экономических эффектов от мероприятий.

5.4.1. Сведение результатов и оценку экономических эффектов мероприятий производит руководитель группы проекта после получения от сотрудников группы проекта по направлению результатов анализа.

5.4.2. В ходе выполнения данной процедуры руководитель группы проекта по направлению выполняет следующие действия:

а) определяет методы оценки экономического эффекта для мероприятий;

б) организует выполнение оценки экономического эффекта каждого из мероприятий, для чего привлекает соответствующих специалистов компании или привлеченных консультантов;

в) ранжирует мероприятия по экономическому эффекту;

г) формирует сводный документ в виде перечня мероприятий и пояснительной записки к нему.

5.4.3. Результатом проведения данных работ является перечень мероприятий, направленных на снижение затрат компании по определенному блоку направлений.

5.4.4. Руководитель группы проекта передает подготовленный перечень мероприятий (в установленном формате) секретарю проекта не позднее срока, указанного в плане проекта.

5.5. Формирование вариативной программы мероприятий.

5.5.1. Формирование вариативной программы мероприятий выполняет секретарь проекта после получения перечня мероприятий от руководителей групп проекта по направлениям.

5.5.2. В ходе выполнения данной процедуры секретарь проекта выполняет следующие действия:

a) сводит в единый документ все перечни мероприятий, переданные руководителями групп проекта по направлениям;

б) группирует мероприятия в вариативной программе по направлениям, а также по признаку объема затрат на их реализацию (беззатратные, малозатратные и высокозатратные).

5.5.3. Результатом данной работы является подготовленная вариативная программа мероприятий, направленная на снижение издержек.

5.5.4. Секретарь проекта направляет вариативную программу мероприятий руководителю проекта для дальнейшего рассмотрения. Срок формирования и передачи вариативной программы мероприятий составляет не более 2 рабочих дней.

5.6. Формирование отчета о результатах анализа.

5.6.1. Формирование отчета о результатах производит руководитель проекта после получения от секретаря проекта вариативной программы мероприятий.

5.6.2. Итогом выполнения данных работ является отчет о результатах анализа, который содержит в себе перечень проблемных зон и оценку экономической эффективности мероприятий по снижению затрат в данных проблемных зонах.

5.6.3. Отчет о результатах анализа руководитель проекта передает секретарю проекта для распространения среди членов оценочной комиссии не позднее срока, указанного в плане проекта.

6. Формирование программы мероприятий

6.1. Общая характеристика процесса

6.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:

а) ознакомление оценочной комиссии с результатами анализа;

б) проведение оценочной сессии;

в) формирование проекта программы мероприятий;

г) согласование проекта программы мероприятий;

д) утверждение программы мероприятий.

6.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А5.

6.1.3. Условием начала работ по процессу является поступление секретарю проекта вариативной программы мероприятий и отчета о результатах анализа от руководителя проекта.

6.1.4. Условием окончания работ по процессу является утверждение инициатором работ программы мероприятий по снижению издержек.

6.1.5. Действия, описываемые в рамках данного процесса, не распространяются на все процессы организации. Последовательность и правила выполнения работ, приведенные в настоящем разделе, регламентируют реализацию проектов компании по снижению издержек.