Читать онлайн «Управление проектами. Фундаментальный курс». Страница 42

Также в рамках формирования общей базы знаний создаются типовые иерархические структуры работ (ИСР), реестр типичных рисков по проектам, отслеживается удовлетворенность заказчика. С целью ознакомления с лучшими практиками ведения проектов проектный офис может регулярно проводить встречи по обмену опытом.

К другим полезным функциям проектного офиса на третьей ступени зрелости относятся:

• проведение плановых аудитов проектов;

• инициация аудитов критичных проектов;

Следует отметить, что на третьей ступени проектный офис уже обладает достаточно высоким уровнем зрелости, и переход на следующую ступень связан прежде всего с необходимостью введения в компании портфельного управления. При этом важно учитывать, что для перехода проектного офиса на четвертую ступень зрелости, помимо собственно развития проектного офиса, необходимо еще и развитие (возможно, реструктуризация) самой компании и готовность менеджмента к использованию формализованного подхода для стратегического управления. Однако если компания ведет мало проектов, внедрение принципов портфельного управления не является обязательным.

Ступень IV. Стратегическое управление портфелем

Ключевой функцией проектного офиса на этой ступени является внедрение и оптимизация портфельного управления. Проектный офис служит центром экспертизы для обеспечения принятия решений по управлению портфелем.

Говорить о классическом управлении портфелем проектов можно, если оно осуществляется для обеспечения стратегии развития предприятия и при управлении портфелем используются профессиональные инструменты менеджмента, а не только интуиция руководства и «здравый смысл».

Проектный офис, уровень развития которого соответствует четвертой ступени, востребован не во всех компаниях. Как уже было отмечено ранее, компания и менеджмент должны быть готовы к внедрению портфельного управления. В компании должны быть сформированы определенные предпосылки для развития портфельного управления, такие как формализованная стратегия, метрики для оценки проектов на соответствие стратегии, определенная культура принятия управленческих решений, прозрачность методов управления.

В дальнейшем проектный офис может совершенствоваться в рамках четвертой ступени, но это не означает отказа от реализации и развития функций, приобретенных на первых трех ступенях зрелости.

Систему управления проектами нужно воспринимать как комплексное решение для внедрения проектного подхода на предприятии. Именно система, в которой предусмотрена регламентация процессов, их автоматизация, а также выделение персонала, контролирующего исполнение процессов и обеспечивающего их усовершенствование, способна обеспечить признание значимости проектного подхода для реализации стратегии организации и уменьшить риск невыполнения отдельных проектов и всего портфеля проектов организации за счет:

• обеспечения сбалансированности портфеля при его формировании (соответствие стратегии, выявление всех взаимозависимостей, минимизация конфликтов по ресурсам);

• регулярного мониторинга при реализации портфеля и принятия превентивных мер по предотвращению реализации рисков и снижению влияния реализовавшихся рисков;

• согласованного принятия решения по изменениям в проектах с учетом взаимосвязи по содержанию, срокам и ресурсам с другими проектами.

Корпоративная методология управления проектами – документированные процессы по управлению проектами, методы и процедуры, которые должны быть использованы сотрудниками предприятия при участии в проектной деятельности.

Информационная система управления проектами – специализированное программное обеспечение для управления проектами, выступающее в качестве инструментария для планирования и контроля параметров проектов, обмена информацией между участниками проекта, получения отчетности по проектам.

Проектный офис – подразделение в компании или назначенная группа сотрудников, контролирующая исполнение методологии управления проектами, соблюдение регламентов по работе с ИСУП, занимающаяся развитием знаний и навыков персонала в области проектного менеджмента.

1. При каком объеме проектной деятельности для предприятия становится целесообразно внедрять систему управления проектами?

2. Какие преимущества получает организация за счет внедрения системы управления проектами?

3. Какие данные о проектной деятельности предприятия могут быть полезны при финансово-экономическом обосновании внедрения системы управления проектами?

4. Какие положительные изменения принесет внедрение системы управления проектами руководителям проектов?

5. Какие три компонента составляют систему управления проектами?

6. Какие этапы внедрения системы управления проектами должны быть предусмотрены в ходе внедрения? Можно ли пренебречь выполнением тех или иных этапов?

7. Должны ли при разработке методологии управления проектами для организации учитываться внутренние стандарты данного предприятия по документированию процессов?

8. Какие основные разделы должны войти в методологию управления проектами?

9. Зачем нужна классификация проектов в методологии?

10. Какие документы должны быть разработаны при внедрении ИСУП помимо руководств пользователя для обеспечения единообразного использования ИСУП при планировании и контроле проектов всеми участниками проектной деятельности в организации?

11. Какие основные функции возлагаются на проектный офис?

12. Какие ступени развития проектной деятельности можно выделить?

13. Сколько проектных офисов может функционировать в организации?

1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами / пер. с англ. М.: ДМК Пресс, 2002.

2. Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: Максимизация ROI. М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2004.

3. Мазур И. И., Шапиро В. Д. Управление проектами: учеб. пособие для вузов. М.: Омега-Л, 2009.

4. Kerzner H. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. 8th ed. N.Y.: John Willey and Sons, 2003.

5. LeRoy Ward J. Project Management Terms: A Working Glossary. 2nd ed. ESI International, 2000. November 1.

Изучив данную главу, вы узнаете:

• что такое портфель проектов;