Читать онлайн «Этикет». Страница 88

На первой странице каждого сообщения, передаваемого по факсу, должен быть указан номер телефона и/или факса отправителя, имя получателя и количество отсылаемых страниц, дабы адресат был уверен в том, что получил весь материал. Посылая факс сотруднику какойлибо корпорации, важно указать полное имя, звание и должность получателя, чтобы сообщение было доставлено точно по назначению.

Электронная почта

Электронная почта - еще один способ моментальной передачи информации. Пользуясь этим средством связи для пересылки вашего сообщения, вы тоже должны позаботиться о том, чтобы оно не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз. Даже точно указывая имя конкретного получателя или группы лиц, которым адресовано сообщение, отправленное по электронной почте, отправитель не может быть уверен в том, что послание будет получено ими конфиденциально. Электронную почту не следует использовать для передачи несущественной информации, поскольку компьютерное время оплачивается получателем.

Сообщения, отправляемые по электронной почте, должны максимально соответствовать форме печатных документов, быть краткими и профессионально составленными.

ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Бумага для делового письма

Выбирать фирменную бумагу необходимо особенно тщательно, поскольку впечатление, которое она создает, может иметь достаточно большое значение. Следует отдавать предпочтение бумаге привлекательной, хорошего качества, и выглядящей немного консервативно, чтобы у получателя послания сложилось мнение, что и фирма, откуда отправлено это письмо, обладает такими же качествами.

Самая подходящая бумага для фирменных бланков - одинарные белые или слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов. Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в обычный конверт для деловой корреспонденции.

Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль скоро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следует поместить в шапку бланка.

Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответственных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисненым шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его или ее подписи.

Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники - и мужчины, и женщины - обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки. На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степени, воинского звания и т.д. В случае необходимости секретарь может указать должность руководителя под напечатанным именем после личной подписи. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же его следует указать, приписав "мисс", "миссис" или "Ms.".

При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта.

Содержание делового послания

Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступления, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении сути проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь. Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма.

Адрес получателя

В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно так же, как и на конверте.

7 июня 1992 г.

Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и К°. 20, Бродвей Нью-Йорк, Нью-Йорк, 10027

Дорогой М-р Джонсон,

Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если дату, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.

Обращение

В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его "Джим", то и начать письмо ему вы должны, написав: "Дорогой Джим". Коль скоро он остается для вас "мистером Вэллейсом", то и в послании к нему следует обратиться: "Дорогой мистер Вэллейс".

Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: "Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть". Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова "Дорогая Шерил" укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое словами "Дорогая миссис Питере", даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.

Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует - если это возможно - позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: "Уважаемый господин (либо госпожа)," или же обратиться к человеку, указав его должность: "Уважаемый господин издатель".

Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: "Уважаемый господин начальник отдела жалоб". В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:

Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017

В ответ на заказ N 6345, каталог 55

30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня... и т.д.

Такая форма письма наименее предпочтительна, однако она позволяет найти выход из положения отправителю в том случае, если имя адресата не известно.

В деловом письме после обращения ставят двоеточие, в отличие от запятой, которой принято отделять обращение от текста самого послания в личном письме.

Концовка делового письма

Завершать деловое письмо следует словами: "Искренне Ваш" или: "Преданный Вам", а также "С уважением" или: "С наилучшими пожеланиями", что тоже вполне корректно. Словами "С уважением" может заканчиваться письмо от торгового агента к покупателю или от служащего к работодателю. Неофициальное деловое письмо обычно завершают словом "Ваш" перед подписью.

Подпись под деловым письмом

Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует: "Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпишитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:

Искренне ваша, Элис Симмонс

КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС