Читать онлайн «Офисный компьютер для женщин: Изучаем Word, Excel, Outlook, PowerPoint». Страница 32

В первую очередь нужно создать таблицу, на основе которой будет построена диаграмма. Таблица должна иметь стандартный вид: данные нужно поместить в один или несколько столбцов (в зависимости от задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

Для себя я составила вот такую таблицу ежемесячных расходов (рис. 2.28). Сделайте у себя такую же, цифры можете подставлять свои. Заполнять ячейки, надеюсь, у вас уже получается без труда.

После того как таблица создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке Круговая. Для нашей задачи лучше всего подойдет объемная диаграмма (рис. 2.29). Выберите ее щелчком кнопки мышки.

В результате на нашем листе появится вот такая диаграммка (рис. 2.30). Неплохо для начала. Но мы с вами ее еще доработаем.

Рис. 2.30. В таком виде диаграмма была вставлена на лист

Посмотрите, в легенде не отображается статья расходов Кредиты. Спряталась куда-то. Давайте-ка потянем рамку диаграммы за нижний маркер (там, где точечки) вниз, чтобы отобразить ее. Если хотите саму диаграмму подвинуть, наведите указатель мышки на рамку в то место, где нет точечек, и когда он примет вид

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляются три новые вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Давайте-ка займемся этим. Было бы хорошо, если бы над каждым сегментом круга отображался процент расходов от общей суммы затрат. Это можно сделать, выбрав макет с процентами. Предлагаю вариант Макет 6 (рис. 2.31).

Вот уже и процентики появились. Для пущей красоты можно еще и стиль выбрать в соседней группе Стили диаграмм.

Надо бы изменить название диаграммы, а то Сумма – не очень удачное название. Обзовем наш шедевр Расходы за месяц. Щелкаем на названии, оно выделится рамкой. Удаляем надпись Сумма (все точно так же, как в Word) и набираем новое.

В заключение предлагаю как-нибудь красивенько оформить область нашего графика. Щелкните кнопкой мышки на его рамке, перейдите на вкладку Формат, в группе Стили фигур щелкните на кнопке Дополнительные параметры (рис. 2.32) и выберите стиль, который вам нравится. Вот что у меня получилось в итоге (рис. 2.33). По-моему, очень даже художественно.

Больше всего денег у меня тянет еда, коммуналка и кредит. А у вас?

Сортировка, фильтрация и поиск

Довольно часто возникают ситуации, когда нужно отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Давайте-ка откроем нашу табличку с прибылью от продажи косметики (см. рис. 2.25). Ее можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы отсортировать список по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Настраиваемая сортировка.

В открывшемся окне (рис. 2.34) в области Столбец в списке Сортировать по выберите пункт Цена без скидки, а в области Порядок – По возрастанию или По убыванию, как хотите. Нажмите ОК, чтобы все отсортировалось по цене (рис. 2.35).

Списки в Excel можно фильтровать. То есть отбирать данные, удовлетворяющие какому-либо условию. Предположим, в нашем списке нужно отобрать товары, стоимость которых не превышает определенной суммы.

Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков. Если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию, и выполнять данную команду не нужно (если только вы не убрали кнопки).

Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 2.36) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК.

В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Поиск и замена данных в ячейках Excel выполняется так же, как и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш Ctrl+F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и выполните команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные действия: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды Кнопки «Office» в левом верхнем углу окна программы. Подробно эти команды мы рассмотрели в главе, посвященной Word, поэтому сейчас не будем на них останавливаться. В Excel все аналогично.

Закончим с электронными таблицами. Хоть бы все это переварить. Но я в вас верю! Все у вас получится! А пока отдыхайте до следующей главы.

Глава 3

Программа для создания презентаций PowerPoint

Презентация – это красиво оформленный доклад. Одно дело рассказать про свои достижения на словах, совсем другое – показать при этом красивые картинки.

Презентации PowerPoint – это просто, наглядно, доступно, производит впечатление сложной проделанной работы, особенно если зрители не владеют компьютером.