Читать онлайн «Делопроизводство. Подготовка служебных документов». Страница 31

Начальник отдела кадров

подпись Н. Н. Надеждина

31.01.2008

Заключение прилагается.

Начальник юридического отдела

подпись В. В. Викторова

01.02.2008

Замечания прилагаются.

Начальник отдела труда и заработной платы

подпись Г. Г. Грошев

01.02.2008

Справка о состоянии дел – документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.

Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.

Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ наименование вида документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

СПРАВКА

«08» февраля 2008 года

№ 10/ок

О наказании техника Г. Д. Елкиной

Дана в том, что на основании записи № 33 в Журнале учета дисциплинарных взысканий работников компании за 2007 год (инв. 220/ок) установлено следующее.

1. Технику по инвентаризации группы инвентаризации отдела материально-технического обеспечения Елкиной Галине Дмитриевне за ненадлежащее исполнение без уважительной причины своих трудовых обязанностей приказом по персоналу генерального директора от 30.11.2007 № 440-п объявлено дисциплинарное взыскание «выговор» .

2. До настоящего времени дисциплинарное взыскание с Елкиной Г. Д. не снято, в связи с чем она считается имеющей дисциплинарное взыскание .

3. Других неснятых дисциплинарных взысканий Елкина Г. Д. не имеет .

Справка дана в связи с рассмотрением вопроса о целесообразности снятия с Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания.

Начальник отдела кадров Подпись Николаева О. П.

Инспектор по кадрам Подпись Туляков С. Р.

Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120] . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании. Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.

ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121]

Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ номер документа;

♦ отметка о наименовании вида документа («Выписка»);

♦ текст документа [122] ;

♦ заверительная надпись установленной формы;

♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже [123] .

Приложение № 3

к Административному регламенту

Федерального агентства по управлению

особыми экономическими зонами

от 26 апреля 2007 г.

ВЫПИСКА

из реестра резидентов особой экономической зоны

Дата   № ___

Настоящая выписка содержит сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе согласно данным реестра резидентов особой экономической зоны

____________________________________________________________

(полное наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(сокращенное наименование юридического лица) ____________________________________________________________

(фирменное наименование)

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

(адрес (место нахождения) юридического лица/место жительства индивидуального предпринимателя)

ИНН организации ______________ / КПП _________ / ________

ОГРН: __________________________

ИНН индивидуального предпринимателя ______________________

ОГРНИП: _______________________

«___» «_____________» «____» за регистрационным номером ________

____________________________________________________________

(наименование органа, осуществившего регистрацию)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Должность уполномоченного лица

органа, осуществившего регистрацию Фамилия И.О.

М.П.

Копия документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [124] . Порядок оформления копии документа определяется федеральными, территориальными, ведомственными (отраслевыми) нормативными правовыми актами [125] либо руководством компании.

Вместе с тем необходимо обратить внимание на сохраняющий свое действие [126] Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» [127] , в соответствии с которым предприятия, учреждения и организации вправе выдавать по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций и необходимых заявителям для решения вопросов, касающихся их прав и законных интересов. Такие копии должны выдаваться на бланках предприятий, учреждений и организаций [128] .

Указанный порядок распространяется и на выдачу предприятиями, учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если получить непосредственно у последних копии этих документов затруднительно (невозможно). Кроме того, предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, кроме того, на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации [129] .

Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу копии, как и в случае с выпиской из документа, может служить оформленная в письменном виде заявка, заявление или запрос. Рекомендуемыми реквизитами документа являются:

♦ дата документа;

♦ номер документа;

♦ отметка о наименовании вида документа («Копия»);

♦ текст документа [130] ;

♦ заверительная надпись установленной формы;

♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.

Пример документа представлен ниже.

КОПИЯ

Открытое акционерное общество «Аверс»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«31» июля 2008 г. г. Екатеринбург № 105-р

Об установлении временного порядка заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам

В связи с опубликованием и вступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам управления персоналом в целях упорядочения работы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, генеральный директор ОАО «Вега» отдал

следующее распоряжение:

1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2008 разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласовании с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкции определить:

1.1. Порядок заключения договоров о допуске к коммерческой тайне предприятия.

1.2. Порядок заключения ученических договоров.

1.3. Порядок заключения договоров о коллективной и индивидуальной материальной ответственности.

2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции, указанной в п. 1 настоящего распоряжения, при заключении с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, руководствоваться прилагаемым Временным порядком заключения договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 к настоящему распоряжению).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.