Читать онлайн «Избавь свою жизнь от хлама!». Страница 53

Если ни одна из перечисленных выше рекомендаций не позволяет существенно снизить количество спама, в качестве крайней меры следует отказаться от электронного адреса, подвергающегося столь мощным атакам спаммеров. Прежде чем впадать в панику или протестовать, вспомните, что я отнюдь не предлагаю вам продать дом и перебраться на необитаемый остров, где у вас в хижине не будет ни водопровода, ни канализации, ни прочих благ, без которых так трудно жить современному человеку. Как бы вы ни гордились своим нынешним электронным адресом, вы и ваш адрес не одно и то же. Об этом важно помнить. Если ценой избавления от спама является рассылка постоянным корреспондентам единственного сообщения с указанием нового адреса, то, поверьте, это не такая уж высокая цена. Все в нашем мире преходяще, даже адреса электронной почты.

На первый взгляд может показаться, что компьютеры – это лишь дорогие ящики для управления электронной почтой или для интернет-шопинга. Разумеется, это далеко не так. Компьютеры – мощные инструменты, помогающие экономить время и обрабатывать информацию гораздо быстрее, чем это удавалось в прежние времена целым коллективам вручную. Впрочем, это не мешает компьютерам подчас превращаться в непроходимые лабиринты файлов и папок, где поиск нужного файла или папки становится настоящей пыткой.

Если представлять компьютер как виртуальный шкаф или стеллаж для хранения документов, то на основе данной модели можно организовать хранение и поиск цифровых данных в компьютере. То, что файлы и папки представляют собой цифровые данные, а не бумажные, – единственное различие между бумажным и цифровым способом хранения информации. Во всем остальном файл – это файл.

Возможно, что вы еще не читали главу 4 и не претворяли приведенные в ней рекомендации в жизнь. Возможно, что у вас до́ма нет обычного шкафа или стеллажа для документов (либо такой шкаф или стеллаж есть, но вы используете его не по прямому назначению). Возможно даже, что у вас нет ни одной папки для хранения документов и все ваши бумаги лежат в одной большой куче, то есть разложены стопками на столе; причем в этом хаосе никто, кроме вас, разобраться не в состоянии. В таком случае, после того как вы ознакомитесь с материалом данной главы и воплотите в жизнь приведенные рекомендации, организационная структура вашего компьютера может послужить образцом для наведения порядка в бумагах.

Чтобы начать систематизировать компьютерные файлы, пожалуйста, подойдите к своему компьютеру прямо сейчас. Убедитесь, что он включен и на его мониторе отображается рабочий стол. На жестком диске уже должна быть папка под названием либо «Документы», либо «Мои документы». Пожалуйста, найдите ее прямо сейчас. Если по какой-либо причине на жестком диске вашего компьютера нет подобной папки, создайте ее прямо сейчас и назовите «Документы».

Она станет вашей корневой, базовой папкой для всех документов и личных файлов. Под личными файлами я подразумеваю все данные или документы, которые вы будете загружать, а также создавать, хранить или изменять. Помните, что вы не можете изменять автономные программные приложения, или программы, которые также хранятся на жестком диске, обычно в одноименной папке, например Quicken, Intuit или Microsoft Office. Если только вы не программист, вам не следует открывать папки приложений, чтобы внести изменения, переместить или удалить какой-либо из файлов. Файлы с совершенно безобидными, на первый взгляд, названиями могут оказаться важнейшими фрагментами кода, бездумные манипуляции с которыми необратимо нарушат способность программы выполнять свои функции. Что же касается папок, содержащих приложения или другие элементы программного обеспечения, то необходимо зарубить себе на носу: в случае малейших сомнений прячьте руки за спину.

Есть у вас дома реальный шкаф для хранения документов или нет, представьте, что ваша папка «Документы» и есть такой виртуальный шкаф. В отличие от реального, в виртуальном шкафу нет выдвижных ящиков или полок, которые служили бы основой для структуры, – только папки. Итак, нам нужно создать главные папки, соответствующие самому высокому уровню (самым общим категориям) в нашей структуре, например «Финансы», или «Корреспонденция», или «Обустройство дома». Затем внутри каждой из таких папок мы создадим вложенные папки более конкретного назначения. Например, в папке «Корреспонденция» можно создать папки под названиями «Кредиторы», «Семья», «Друзья»…

Общее правило создания папок и присвоения им названий таково: наименования всегда должны быть достаточно конкретными для того, чтобы о содержимом мог догадаться любой человек (необязательно только вы), но не настолько специализированными, чтобы папка содержала лишь один файл.

Ниже приведен перечень главных папок на моем компьютере. Я привожу этот перечень для того, чтобы проиллюстрировать взаимосвязь этих папок в их общей иерархии.

Документы

• VirgoMan.

• Книги в работе.

• Медицина и здоровье.

• Корреспонденция, личная.

• Корреспонденция, профессиональная.

• Финансы.

• Сад и огород.

• Аспирантура.

• Канцтовары.

• Руководства пользователя.

• Фотографии.

• Рецепты.

• Путешествия.

Здесь важно отметить два момента. Во-первых, вы наверняка обратили внимание, что главные папки перечислены не в алфавитном порядке. Это объясняется тем, что я вставил пробел (или несколько пробелов) перед названиями некоторых главных папок, чтобы компьютер поместил их на самом верху списка. Поскольку компьютер упорядочивает названия папок строго в алфавитной последовательности, названия, начинающиеся с пробела (или нескольких пробелов), автоматически выносятся в начало списка. Эта особенность оказалась весьма полезной для меня, поскольку название моей компании начинается с буквы «V», но мне хотелось бы иметь возможность обращаться к этим папкам часто и быстро. Перемещение названий этих папок в начало списка означает, что мне не придется каждый раз «прокручивать» этот список сверху донизу в поисках нужной папки. Этот совет поможет и вам «заставить» часто используемые папки подняться в верхнюю часть списка.

Во-вторых, многие из этих главных папок содержат вложенные папки, что позволяет мне создавать еще более узконаправленные группы файлов. В частности, главные папки включают в себя следующие дополнительные.

Документы

• VirgoMan (главная папка).

▪ Файлы клиентов (с вложенными папками):

– VM иллюстрации;

– VM биографии, резюме и фотографии;

– VM контракты;

– VM подарочные сертификаты;

– VM связи с общественностью;

– VM тренинги и семинары.

Если опуститься еще на один уровень, структура выглядит так.

Документы

• VirgoMan.

▪ Файлы клиентов:

– Бекка и Кэрол;

– Патти и Нина;

– Айрис;

– Неактивные клиенты.

Если же опуститься еще на один уровень, мы обнаружим следующие вложенные папки.

Документы

• VirgoMan.

▪ Файлы клиентов:

– Бекка и Кэрол;

– Патти и Нина;

– Айрис;

– неактивные клиенты:

– Аманда Бейкер;

– Марк Хоппер;

– Ричард Нельсон.

Воспользовавшись вышеприведенной иллюстрацией в качестве ориентира, приступайте к составлению списка главных папок, которые у вас уже есть или которые планируете создать в папке «Документы».

Документы

___________________________________________

___________________________________________

Великолепно! А теперь укажите вложенные папки для каждой из своих главных папок.

(Главная папка из приведенного выше списка)

___________________________________________

___________________________________________

Теперь вы можете либо скопировать приведенный выше список и рассматривать его как упражнение, либо после составления своего списка использовать его в качестве шаблона для создания папок на своем компьютере. В результате вам придется сделать именно это. Данное упражнение призвано настроить вас именно на такой способ мышления (мыслить категориями иерархической системы папок) и предоставить вам некую визуальную схему, с которой можно экспериментировать и изменять ее без каких-либо последствий.

Нередко у малоопытных пользователей, вероятно, под влиянием кино и телевидения формируются ложные представления о быстродействии компьютера. Но рассчитывать на молниеносность вычислительных процессов у нас ничуть не больше оснований, чем ждать молниеносного завершения какого-нибудь сложного судебного разбирательства, которое только в кино бывает скорым и эффектным. Не позволяйте средствам массовой информации или популярным развлекательным программам вводить вас в заблуждение. Учитывая сказанное, сортировку и поиск требуемой информации на вашем компьютере можно выполнить гораздо быстрее, если все организовано надлежащим образом. Задача сортировки и поиска данных существенно затрудняется, если вам приходится просматривать сотни документов, названия которых совершенно не отражают их сути.