Читать онлайн «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Страница 45

Управление контактами. Существенная часть информации, которую нужно сохранить, касается непосредственно людей вашего круга общения. Вы имеете дело с самой разной контактной информацией: номера телефонов (мобильных, домашних, рабочих), адреса электронной почты и т. д. Кроме того, если нужно, вы постараетесь сохранить информацию о днях рождения, именах членов семьи, хобби, интересах и увлечениях и т. д. С профессиональной точки зрения вам может понадобиться отслеживать даты приема на работу сотрудников, сроки проведения оценки персонала, цели и задачи, а также другие потенциально важные даты для управления персоналом и для юридических целей.

В большинстве цифровых и бумажных систем планирования раздел для контактной информации (точно так же как и календарь) является, возможно, самым часто используемым компонентом. Всем нужно где-то хранить номера телефонов и адреса электронной почты. Обратите внимание, что эта информация носит исключительно справочный характер. Не требуется никаких действий – это просто информация, которая когда-нибудь может понадобиться. При всем развитии цифровых технологий у многих людей все еще собираются целые пачки визиток, словно взывающие к своим хозяевам: «Реши что-нибудь! Сделай что-нибудь со мной!»

Однако после того как вы отделили информацию, требующую действий, от всего остального, не так уж сложно понять, как систематизировать контактную информацию; важно только учесть ваши индивидуальные потребности при ее организации. Проблемы могут возникнуть тогда, когда люди пытаются использовать систему управления контактами как инструмент для напоминаний о том, что им нужно сделать. Это не работает, если только это не составная часть функциональной CRM-системы, содержащей как информацию о клиентах, так и соответствующие комментарии по работе с ними. Если вы определили все действия относительно других людей, занесли их в свой список напоминаний, а затем отслеживаете, у вашей системы управления контактами остается только одна функция: хранение информации.

Единственный вопрос (или возможность), который может возникнуть: сколько информации вам нужно хранить, где и при помощи какого оборудования, чтобы система была эффективна и всегда под рукой? Идеального ответа на этот вопрос, скорее всего, нет. Но, возможно, выбор стоит сделать в пользу цифровых онлайн-инструментов, учитывая, что сегодня их технические характеристики постоянно совершенствуются, они предлагают разные варианты хранения данных и просты в использовании.

Библиотеки и архивы: уровни персонализации. Полезная информация может находиться на разных уровнях. Если копать достаточно глубоко, можно найти практически что угодно. Ответ на вопрос, сколько информации нужно хранить, насколько близко и в какой форме, будет периодически меняться в зависимости от ваших потребностей, персонального уровня комфорта при работе с информацией, а также технологий, определяющих ваше отношение к глобальной информации. Тем не менее это не главный вопрос для вашего персонального процесса организации и личной продуктивности, если вы держите все ваши проекты и дальнейшие действия под контролем в системе, с которой регулярно работаете. Любые справочные материалы в этом случае остаются не больше и не меньше чем справочными материалами, которые нужно собрать и сохранить в соответствии с вашими личными предпочтениями, потребностями и возможностями.

Для материалов исключительно справочного характера единственный вопрос состоит в том, стоят ли они места и времени, чтобы их хранить.

Всегда проще, если вы проявляете последовательность. Информацию какого типа вам нужно постоянно иметь под рукой? Она должна храниться в мобильном устройстве или в блокноте, с которыми вы не расстаетесь. Что вам нужно для проведения встреч или для участия в мероприятиях вне офиса? Это должно быть в вашем портфеле, рюкзаке или сумочке. Что может понадобиться для работы в офисе? Это должно находиться в вашей личной системе хранения информации или в вашем компьютере. Что касается каких-то исключительных рабочих ситуаций, необходимые материалы могут храниться в общей корпоративной системе хранения или где-нибудь в облачном приложении. Если какую-то информацию вы можете легко найти в интернете, не нужно ничего с ней делать, кроме случаев, когда она может вам понадобиться в отсутствие интернет-соединения. Тогда лучше распечатать ее при удобном случае и сохранить в папке, которую вы сможете взять с собой.

Организация персональной системы хранения справочной информации зависит только от наличия физического (или цифрового) пространства и от конкретных целей. Во-первых, разделите информацию на требующую действий и не требующую. Во-вторых, продумайте, как вы будете ее использовать, а следовательно, где и в какой форме она должна храниться. Решив эти вопросы, вы сможете систематизировать столько информации, сколько нужно. Не существует «идеальной» справочной системы. Ее структуру и содержание каждый человек определяет для себя в зависимости от соотношения потенциальной ценности информации ко времени и усилиям, необходимым на ее сбор и управление. Оптимальный вариант – подумать, как и где сохранить необходимую вам информацию. Таким образом вы начнете создавать для себя практическую систему, вместо того чтобы пытаться выбрать из существующих или придумать. Со временем ваша справочная библиотека увеличится и станет лучше организованной. Она только выиграет, если этот процесс пойдет параллельно с усовершенствованием управления вашими повседневными делами. Возможно, не всегда будет очевидно, как сделать это лучшим образом. Ключевым фактором явится периодический обзор и переоценка вашей системы, а также оперативное внесение изменений по мере необходимости.

Далее, для того чтобы систематизировать материалы, не требующие действий, необходимо отслеживать то, к чему вы планируете вернуться позже. Спектр этих действий довольно разнообразен: путешествие в какое-то особенное место, которое вы когда-нибудь совершите; книги, которые хотите прочитать; проекты, которые планируете реализовать в следующем году; навыки и таланты, которые хотели бы у себя развить. Для полной реализации этой модели вам нужен отдельный список.

В список «Когда-нибудь / может быть» попадает не то, что вам не нужно. Возможно, это самые интересные и творческие вещи, с которыми вы имеете дело.

Есть несколько способов организовать хранение материалов для последующего обзора, и любой поможет вам систематизировать их и больше не держать в голове. Вы можете составить разные версии списка «Когда-нибудь / может быть», отметить их в календаре или в своей цифровой или бумажной системе для напоминаний.

Вполне возможно, что, проводя полную очистку своего сознания, вы натолкнулись на какие-то идеи, которые вам нравятся, но к которым вы еще не совсем готовы, например такие: «Выучить испанский», «Купить Марси лошадь», «Покорить пик Вашингтон», «Написать детектив», «Купить коттедж».

Если вы еще не сделали этого, советую создать список «Когда-нибудь / может быть» в той организационной системе, которую вы для себя выбрали. Затем просто запишите туда абсолютно все мысли такого рода: возможно, это само по себе вызовет у вас прилив самых разных творческих идей.

Очень возможно, что некоторые из этих идей начнут воплощаться, хотя вы не прилагаете к этому никаких сознательных усилий. Мысли обладают материальной силой, и вы увидите, что список «Когда-нибудь / может быть», находящийся у вас перед глазами, способен многое привнести в вашу жизнь и работу. Мы в большей степени склонны воспользоваться удачным стечением обстоятельств, если определили для себя такой вариант развития событий как возможный. Со мной произошло именно это: с данной категории для меня началось обучение игре на флейте и занятия парусным спортом. Помимо вашей корзины «Входящие» у вас есть еще два важных источника пополнения списка «Когда-нибудь / может быть»: ваше воображение и список текущих проектов.

Управление списком «Когда-нибудь / может быть» стимулирует ваше творческое мышление: вы получаете разрешение придумывать самые крутые штуки, но не обязаны сразу же браться за их выполнение.

Создайте список своих творческих желаний. Что бы вы на самом деле хотели однажды сделать, если бы у вас были время, деньги и желание? Запишите это в список «Когда-нибудь / может быть». Типичные категории включают в себя:

• вещи, которые нужно купить или сделать для дома;

• хобби;

• новые навыки;

• творческое самовыражение;