Читать онлайн «Полное руководство по Microsoft Windows XP». Страница 58

Я задействовал опцию Создать ярлык (Create Shortcut) для создания ссылки на существующие файлы, а затем переносил ярлыки на Рабочий стол или в другое место. Каждый ярлык требует отвлечения объема оперативной памяти порядка 1 Кб, что можно считать относительно небольшой платой за удобства, которые связаны с применением ярлыков.

В главе 21 достаточно подробно рассматривается опция Свойства (Properties). На этом этапе нужно только хорошо понять, что файлы и папки имеют между собой много общего, подтверждением чему является структура диалогового окна свойств.

Рекомендации по использованию Рабочего стола

При работе с проектами я применяю вышеописанный принцип, основанный на обработке данных. Мне пришлось создать специальную папку, присвоить ей имя проекта, а затем собрать в нее все необходимые ярлыки. После этого уже было неважно, где реально располагаются данные или приложения, нужные для открытия того или иного файла. Принципиальным было лишь то, что файл, требующий редактирования, всегда оказывался под рукой: достаточно было открыть папку проекта и дважды щелкнуть по соответствующему значку.

Подобный подход, основанный на обработке данных, оказывается весьма полезным для менеджеров. Стоит только подумать о тех временных затратах, которых можно избежать за счет создания тематических папок и последующей рассылки их всем сотрудникам, нуждающимся в соответствующих материалах. При этом допустимо полностью контролировать местоположение различных данных и способы доступа к ним для разных сотрудников. А самим сотрудникам следует знать лишь о том, что необходимые им данные присутствуют в папке и вполне доступны.

Конечно, вы можете столкнуться с определенными проблемами при использовании подобного подхода для организации данных. Иногда, скажем, предпочтительнее обратиться к приложению, а не к самим данным. Так, например, я всегда хранил приложение NetMeeting на Рабочем столе, поскольку не имел возможности обратиться к некоторым сведениям без него. Администратор этой базы данных также мог воспользоваться Рабочим столом, однако тому были другие причины. Вдобавок я использовал приложение MS Access для работы с базами данных. Поскольку я часто добавлял или модифицировал записи в базе, было весьма важно постоянно иметь под рукой необходимое приложение.

Вы, возможно, попадали в ситуации, когда запуск приложения оказывался более эффективным, чем работа с данными. Однако сначала лучше попробовать поработать именно с ними. Если такой подход будет признан неэффективным, принцип, основанный на обработке данных, скорее всего, не потребуется. Ниже приводится перечень типов данных, к которым мне пришлось обращаться в рамках вышеупомянутого проекта. Вам, вероятно, также приходится иногда пользоваться этими приложениями:

• текстовые процессоры. Каждый текстовый процессор предназначен для работы с данными, поэтому он является потенциальным кандидатом для применения принципа, основанного на обработке данных. Текстовый процессор Microsoft Word присутствует во всплывающем подменю опции Создать соответствующего контекстного меню: выделенный значок указывает на отсутствие каких-либо проблем с созданием новых файлов (без предварительного обращения к текстовому процессору). Однако в данном случае имеет место и одно небольшое неудобство. Приложение Word всегда создает новый документ с помощью шаблона Обычный (Normal). Это означает, что, если я пользуюсь контекстным меню для создания нового файла, мне, возможно, придется заменить шаблон после открытия файла – неудобство незначительное, но достаточно неприятное. Специалисты Microsoft решили подобную проблему в более поздних версиях офисного пакета Microsoft Office, где есть опция Другие документы Office (Other Office Documents) в подменю опции Создать. Названная опция позволяет перейти к диалоговому окну Создать документ Office (New Office Document), содержащему все возможные шаблоны, которые присутствуют в папке Шаблоны (Office Templates). Поэтому вы вправе выбрать нужный шаблон для создания документа;

• электронные таблицы. Мне достаточно редко приходилось пользоваться даже одной электронной таблицей. Если требовалось обращаться к подобной таблице, она использовалась в течение продолжительного времени. Поэтому я занес все свои рабочие файлы в папку, а саму папку поместил на Рабочий стол. В результате стало легко открывать файлы и оставлять их в этом состоянии в течение всего сеанса редактирования. Как правило, загрузка файлов осуществлялась с помощью команды Файл → Открыть (File → Open);

• графические приложения. Мне приходилось работать лишь с несколькими графическими объектами, при этом каждый объект требовал применения собственного приложения. Размещение графических файлов в отдельной папке в данном случае оказалось удачным решением, поскольку позволяло быстро обращаться к ним. Графические приложения представляют собой тот тип приложений, для которых принцип, основанный на обработке данных, может быть достаточно эффективным.

Комбинации клавиш для работы с приложениями

Выше уже были рассмотрены возможности применения комбинаций клавиш для Windows. Некоторые из них могут использоваться и для работы с приложениями. Так, например, комбинация Alt+F4 служит для выхода из соответствующего приложения, а Shift+F1 – для получения контекстной подсказки.

...

Какие же комбинации клавиш для работы с приложениями могут потребоваться? В табл. 6.2 приводится перечень тех сочетаний, которые я проверил при работе с многочисленными приложениями. Эти сочетания не могут применяться везде, однако есть смысл попытаться их использовать. Представленные комбинации клавиш являются в некоторых случаях незадокументированными, поэтому уже даже сведения об их наличии могут вам весьма пригодиться.

Таблица 6.2.

Комбинации клавиш для работы с приложениями

...

Для самостоятельного изучения

Добавьте ярлык в папку Автозагрузка на Рабочем столе. Перед завершением работы поместите в эту папку все, что вам понадобится утром. Проследите за тем, что произойдет при запуске компьютера на следующее утро, когда произойдет загрузка всего необходимого.

Рекомендуется также распределить свои материалы по направлениям и проектам (конечно, по возможности). Материалы каждого проекта лучше заносить в отдельную папку на Рабочем столе – это облегчит поиск данных определенного типа. Так, вам может потребоваться поместить графические файлы в одну папку, предотвратив переполнение папки с текстовыми файлами.

Просмотрите используемые диски на предмет присутствия файлов, которые Windows XP связывает с конкретным приложением. В программу Проводник следует добавлять расширения файлов, которые будут нужны в дальнейшем (например, при использовании описанного выше подхода). Проверяйте любое новое приложение при его добавлении, поскольку оно может потребовать выполнения дополнительных операций. По истечении нескольких недель проверьте полученные результаты и определите необходимость добавления опций к контекстному меню соответствующего файла.

Весьма полезно применять комбинации клавиш для работы как с операционной системой Windows, так и с приложениями. Выделите те сочетания, которые способствуют экономии времени, а также те, которые не дают какого-либо полезного эффекта. Не забывайте о том, что целью описанного выше подхода является экономия времени и усилий. Указанные комбинации клавиш могут помочь в решении этой проблемы, в частности за счет исключения операций, необходимых для работы с мышью. С другой стороны, некоторые сочетания требуют выполнения достаточно сложных действий, не способствуя получению заметных преимуществ.

В приводящихся ниже разделах дается подробное описание усовершенствованных способов и приемов, обеспечивающих заметное повышение эффективности при использовании Windows XP.