Читать онлайн «Полное руководство по Microsoft Windows XP». Страница 168

• Адреса (Addresses). Эта кнопка панели инструментов почты вызывает адресную книгу (см. раздел «Использование адресной книги» данной главы);

• Найти (Find). Нажмите эту кнопку для поиска информации в электронном письме или группе новостей. Стрелка, расположенная рядом с кнопкой, позволяет указать тип поиска. Например, допустимо задать поиск сообщения во всех имеющихся папках или только в текущей. Одна из опций позволяет также искать людей;

• Группы новостей (Newsgroups). Эта кнопка вызывает одноименное диалоговое окно, где следует указать группы новостей, с которыми вы хотите работать. Очевидно, что кнопка предназначена только для взаимодействия с группами новостей (см. раздел «Подписка на группы новостей» далее в этой главе);

• Заголовки (Headers). Используйте эту кнопку для загрузки набора новостей из группы новостей. По умолчанию Windows XP получает одновременно 300 сообщений. Вы можете скачать сразу все сообщения, чтобы прочитать их потом в автономном режиме.

Все окна программы Outlook Express (за исключением панели инструментов) состоят как минимум из трех основных разделов. С левой стороны находится список папок. Затем идет список заголовков сообщений. Заголовки (headings) представляют собой темы сообщений. В Outlook Express имеется набор символов, позволяющих помечать прочитанные сообщения. Для писем обычно применяется значок в виде закрытого конверта, который указывает, что сообщение не было прочитано, в противном случае появляется значок в виде открытого конверта. Для сообщений группы новостей используется значок в виде пачки цветной бумаги, чтобы пометить новое сообщение; значок в виде целого листа бумаги – для сообщений, прочитанных во время текущего сеанса; и значок в виде половины листа – для сообщений, прочитанных ранее. Третий раздел содержит выделенное сообщение. В верхней части раздела можно увидеть тему и имя автора, далее следует текст сообщения.

Нетрудно также включить четвертый раздел – список контактов. Это свойство позволяет просмотреть адресную книгу, не открывая ее в отдельном окне.

Вам может понадобиться дополнительная информация. Если вы посмотрите на строку состояния Outlook Express, то обнаружите, что в ней отображается количество сообщений, содержащихся в текущей папке, когда вы просматриваете почту. Для групп новостей используются три статистики: количество сообщений в группе новостей, количество сообщений, которые вы получили, но не прочитали, и количество сообщений, которые осталось скачать.

Работа с папками

Папки – это один из инструментов, используемых для упорядочивания почтовых сообщений. В программе Outlook Express предусмотрены пять основных папок. Папка Входящие (Inbox) принимает все новые письма. Папка Исходящие (Outbox) хранит письма, которые вы собираетесь отправить. В папке Отправленные (Sent Items) содержатся копии писем, которые вы послали другим пользователям. В папке Удаленные (Deleted Items) находятся все сообщения, удаленные из других папок. Наконец, папка Черновики (Drafts) включает письма, которые вы пишете в данный момент и планируете отправить позднее. Другими словами, эта папка служит для дальнейшего исправления текста сообщений.

Вы можете использовать шесть команд при работе с папками, выбрав Файл → Папка (File → Folder). В следующем списке объясняется действие каждой команды:

• Создать (New). Используется для создания новой папки;

• Переместить (Move). Перемещает папку из одного места в другое. С помощью этой команды можно создать иерархию папок, если вы хотите упорядочить почту по типу проекта или содержимому;

• Переименовать (Rename). Позволяет переименовать папку;

• Удалить (Delete). Служит для удаления ненужных папок. Нельзя удалить четыре заданные по умолчанию папки;

• Сжать (Compact). Outlook Express не восстанавливает место, занятое старыми сообщениями, пока вы не сожмете соответствующую папку. Опция позволяет сжать только указанный файл. Используйте эту команду после удаления нескольких сообщений, если не хотите тратить время на сжатие других папок;

• Сжать все папки (Compact All Folders). Позволяет сжать все папки с помощью одной команды.

Я обычно упорядочиваю сообщения по проекту. Для каждого проекта применяется отдельная папка. Таким образом, после завершения проекта я просто удаляю соответствующую папку.

Рассмотрим процесс создания новой папки. Выполните команды Файл → Папка → Новая (File → Folder → New), чтобы вызвать диалоговое окно Создать папку (Create Folder). Введите имя новой папки, выделите место в иерархии папок, где вы хотите разместить ее, и нажмите OK. Новая папка появится в окне Outlook Express.

Чтобы переместить сообщение из папки Входящие в другую, воспользуйтесь командой Правка → Копировать в папку (Edit → Copy To Folder) или Правка → Переместить в папку (Edit → Move To Folder). После того как вы выберете какую-либо из этих опций, появится список папок. При выполнении команды Копировать в выделенное сообщение остается в текущей папке, а его копия помещается в новую папку. Можно также перемещать и копировать сообщения методом перетаскивания, используемым в Проводнике.

Отправка электронного письма

Когда вы установите и настроите приложение Outlook Express, то сможете отправлять сообщения. Нажмите кнопку Создать сообщение (Create Mail); появится диалоговое окно Создать сообщение (New Message). Я расскажу о кнопках панели инструментов, потому что они предоставляют ряд свойств:

• Отправить (Send). Эта кнопка отправляет только что созданное сообщение, используя учетную запись, заданную по умолчанию. Прежде чем отправить сообщение, следует указать получателя письма в поле Кому (To). Кроме того, Outlook Express проверяет наличие темы в поле Тема (Subject). Вы можете не указывать тему письма и нажать кнопку Да, когда Outlook Express спросит, хотите ли вы отправить письмо без темы;

• Вырезать/Копировать/Вставить (Cut/Copy/Paste). Действие этих трех кнопок такое же, как и в других приложениях Windows. Разрешается вырезать или копировать информацию в буфер или вставить ее из буфера в сообщение;

• Отменить (Undo). В Outlook Express предусмотрен один уровень возврата, поэтому вы можете отменить только последнее действие. Второй щелчок по кнопке Отменить возвращает отмененное действие;

• Проверить (Check). Если вам не хочется запоминать изощренные почтовые адреса, просто введите имя нужного человека и затем нажмите кнопку Проверить имена (Check Names). Появится диалоговое окно Проверить имена (Check Names), где содержится список подходящих имен, которые программа Outlook Express нашла в вашей адресной книге. (Если подходит только одно имя, Outlook Express автоматически вставит его.) Выделите имя необходимого получателя и нажмите кнопку OK; Outlook Express добавит полную форму имени в заголовок сообщения. Если программа не найдет такого имени, она предложит добавить имя в адресную книгу;

• Правописание (Spelling). Вы можете настроить Outlook Express для автоматической проверки правописания или применять эту кнопку перед отправкой письма. В обоих случаях Outlook Express проверяет орфографию, а не грамматику;

• Вложение файла (Attach). Используйте эту кнопку для вставки какого-либо файла в письмо. Outlook Express откроет стандартное диалоговое окно Открыть файл (File Open), в котором следует указать файл для вставки;

• Важность (Priority). Устанавливает низкий, обычный или высокий приоритет сообщений. По умолчанию все сообщения имеют обычный приоритет. Сообщения с высоким приоритетом помечаются среди входящих писем получателя красным восклицательным знаком; с низким приоритетом – голубой стрелкой, направленной вниз;

• Цифровая подпись (Sign). Одна из проблем использования Internet для передачи электронных сообщений – неуверенность в том, что вы отправили сообщение обычным методом. В Outlook Express предусматривается новое свойство – цифровая подпись сообщения, служащая для подтверждения личности. Вам следует получить цифровой ID, например от VeriSign [46] , чтобы применять эту кнопку;

• Зашифровать (Encrypt). Когда вы включаете цифровую подпись в сообщения, получатель понимает, что данное письмо пришло действительно от вас, однако письмо по-прежнему несложно перехватить. Свойство шифрования, предлагаемое в Outlook Express, зависит от того, имеется ли у обеих сторон цифровой ID человека, с которым они хотят связаться. По существу, вы зашифровываете свое сообщение таким образом, что его сможет прочитать только тот, у кого есть правильный ключ. На вашем компьютере должен быть установлен необходимый ID, чтобы использовать это свойство;

• Работать автономно (Offline/Online). Кнопка определяет, в каком режиме вы работаете. В интерактивном режиме отправка писем происходит незамедлительно; в автономном режиме Outlook Express хранит сообщения до тех пор, пока вы не перейдете в интерактивный режим, и тогда отправляет их.