Читать онлайн «Новейший самоучитель работы на компьютере». Страница 31

Чтобы взять данные из какой-либо ячейки, следует ввести в выражение номер этой ячейки. Например, если ввести

=A3+F12

то получится сумма значений ячеек A3 и F12. Можно совмещать обычные числа и номера ячеек.

Вводить номера ячеек в формулу не обязательно вручную. Вместо этого можно щелкнуть на нужной ячейке кнопкой мыши. В поле ввода автоматически появится номер ячейки, а в таблице она выделится рамкой. Рамку можно перемещать с помощью клавиш управления курсором, и при этом номер ячейки в поле ввода будет изменяться автоматически.

Если данные, которые должны использоваться при вычислении результата, расположены на другом листе книги, то ссылка на них будет выглядеть несколько сложнее, например вот так:

=А1+Лист2.А1

Если данные из каких-либо ячеек используются достаточно часто, можно дать этим ячейкам имена. Для этого выберите из меню Вставка пункт Имя и далее подпункт Присвоить. Откроется окно, в котором можно ввести любое имя (используя как латинские, так и кириллические буквы), и нажать кнопку Добавить. После указанной операции можно во всех формулах вместо номера ячейки писать ее имя, что иногда значительно облегчает работу.

Поскольку вычисление суммы значений нескольких ячеек является одной из самых основных операций, которые приходится решать в программе, для нее придумали специальную функцию СУММ. Таким образом, вместо

=А2+С4

можно написать

=СУММ(А2;С4)

Результат будет один и тот же. Какой тогда смысл в использовании этой функции? Во-первых, функцию суммирования СУММ можно ввести нажатием на кнопку СУММ (расположена на панели инструментов). Во-вторых, и это главное, с ее помощью можно задавать вычисление суммы в некотором диапазоне ячеек. Например, вместо

=A4+B4+C4+D4+E4+F4+G4+H4+I4+J4+K4

можно ввести формулу:

=СУММ(А4:К4)

Знак двоеточия между номерами ячеек означает, что указанные ячейки задают диапазон для вычисления суммы. Можно также задать и диапазон ячеек из нескольких строк и столбцов. Например, вот так:

=CУMM(B4:F16)

Функция суммирования используется часто, однако она далеко не единственная. В программе Microsoft Excel, выбрав из меню Вставка пункт Функция, вы откроете окно Мастер функций (рис. 10.4). Здесь из раскрывающегося списка Категория следует выбрать категорию, к которой относится нужная функция, или пункт Полный алфавитный перечень. Затем в поле Выберите функцию выделите нужную и нажмите кнопку OK. Откроется дополнительное окно, в котором можно ввести параметры данной функции.

Рис. 10.4. Мастер функций.

Программа Microsoft Excel также позволяет создавать диаграммы, схемы, графики на основе данных из электронной таблицы, что, согласитесь, украшает документ. Диаграмма может отражать любую часть электронной таблицы. Она может быть как двухмерной, так и трехмерной и принимать различные формы.

Чтобы создать диаграмму, выделите сначала диапазон ячеек электронной таблицы, из которого вы будете брать данные. Затем на панели инструментов нажмите кнопку Мастер диаграмм. Откроется окно мастера диаграмм (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Вставка диаграммы.

Здесь вы можете выбрать тип диаграммы и, нажав на кнопку Просмотр результата, в уменьшенном виде посмотреть, как будет выглядеть диаграмма на листе электронной таблицы.

Вот некоторые типы диаграмм.

♦ Гистограмма. Значения столбцов в ней представлены столбиками различных цветов, а каждая группа столбиков соответствует одной строке таблицы (нумерация строк отложена по горизонтальной шкале). Высота столбиков соответствует значениям в ячейках.

♦ Линейчатая. Это график, на котором по горизонтали отложена нумерация строк, а по вертикали – шкала значений. Данные в различных столбцах отображаются линиями различных цветов.

♦ Круговая. Этот тип обычно используется для представления данных из одного столбца. При этом разноцветные сектора круга соответствуют значениям в каждой строке, а весь круг представляет собой сумму всех значений столбца. Таким образом, можно легко увидеть и оценить долю каждой строки в общей сумме.

♦ График – представление данных на координатной плоскости. По оси X измеряются значения в ячейках первого столбца, а по оси Y – значения второго и остальных столбцов, причем для каждого из столбцов на плоскости отображается точка своего цвета. Разумеется, при таком отображении диаграммы порядок строк не имеет значения – диаграмма выглядит так, как будто строки в таблице были отсортированы по возрастанию значений в первом столбце.

♦ Трехмерные варианты различных (в том числе уже описанных) типов диаграмм.

Диаграммы некоторых типов могут иметь несколько вариантов.

Далее шаг за шагом в окнах мастера вам необходимо ввести все параметры создаваемой диаграммы.

Когда все подготовительные операции совершены, диаграмма будет отображена прямо на листе электронной таблицы. О том, как это может выглядеть, дает представление рис. 10.6. Диаграмма находится в постоянной связи с областью данных, поэтому изменения в любой из ячеек этого диапазона приводят к соответствующему изменению диаграммы.

Рис. 10.6. Диаграмма.

Программа позволяет гибко управлять внешним видом диаграмм, например изменять ее размер и расположение.

Лучше всего с отправкой и приемом факсов справляются, конечно, факсовые аппараты. Однако если вам неожиданно понадобилось, например, принять факс, а такого устройства нет, можно вполне использовать для этой цели возможности компьютера, тем более, если у вас есть все необходимые комплектующие: принтер, сканер, модем и соответствующее программное обеспечение.

Принтер запросто заменит печатающее устройство факса – обычно довольно примитивное, предназначенное для распечатки сообщений на термической бумаге. Впрочем, во многих случаях вполне достаточно просмотра факсовых сообщений на экране компьютера, без распечатки.

Сканер будет необходим для передачи рукописных или печатных листов. Если же тексты факсовых посланий создаются на компьютере, то сканер, естественно, также не нужен.

Единственным незаменимым и необходимым техническим компонентом для передачи и приема факсов на компьютере является факс-модем.

В состав дистрибутива операционной системы Windows XP включена необходимая программа – факсовая служба системы. Правда, она по умолчанию не устанавливается, поэтому это придется сделать вам. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте панель управления, выбрав из меню Пуск пункт Панель управления.

2. Щелкните на значке Установка и удаление программ.

3. Выберите раздел Установка компонентов Windows (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Начало установки компонента Windows XP для работы с факсами.

4. Установите флажок Службы факсов и нажмите кнопку Далее.

После этого система, скорее всего, попросит вас вставить диск с дистрибутивом Windows XP и скопирует с него на жесткий диск необходимые файлы. Теперь у вас есть факсовая служба.

Итак, чтобы начать работать с факсами, выполните команду Пуск ► Все программы ► Стандартные ► Связь ► Факс ► Консоль факсов. При первом запуске программы откроется мастер конфигурирования факсов (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Окно мастера настройки факсов.

Этот мастер можно также запустить, выбрав из меню Сервис пункт Настройка факса. Здесь последовательно нужно ввести:

♦ ваше имя, которое будет использоваться в заголовке факсов в поле Полное имя;

♦ номер вашего телефона в поле Номер факса;

♦ адрес электронной почты в поле Электронная почта;

♦ прочие данные о названии компании, телефонах, адресе и пр.

Эти данные не являются обязательными, и программа предлагает их ввести просто для удобства, чтобы впоследствии ваши адресаты точно знали, от кого пришел факс и как с вами связаться в случае необходимости. В следующем окне нужно выбрать один из модемов, установленных в системе, для передачи данных по факсу (рис. 11.3). Кроме того, необходимо разрешить модему отправлять и принимать факсы, установив соответствующие флажки.

Рис. 11.3. Окно выбора устройства для отправки и приема факсов.

После этого октроется окно программы (рис. 11.4).

Рис. 11.4. Окно Консоль факсов.

С факсами примерно так же, как с электронной почтой: в папке Входящие располагаются принятые сообщения, в папке Исходящие – предназначенные для отправки и т. д. Только сообщения будут пересылаться не по электронной почте, а по факсу.

Чтобы отправить факс, выберите из меню Файл пункт Отправить факс. Откроется окно, в котором нужно ввести номер факса, на который следует отправить сообщения (рис. 11.5).

Рис. 11.5. Окно для ввода номера, на который будет отправлен факс.