Читать онлайн «Самоучитель работы на компьютере: быстро, легко, эффективно». Страница 37

Для выбора функции нужно установить на нее курсор и нажать кнопку ОК – в результате будет выполнен переход к следующему этапу, на котором завершается настройка формулы (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Заключительный этап ввода функции

Отметим, что содержимое данного окна может зависеть от выбранной функции (на рис. 6.18 оно соответствует функции СУММ ). Здесь следует указать аргументы функции и нажать кнопку ОК . Результат расчета отобразится в ячейке, на которой был установлен курсор в момент вызова Мастера функций. 

Возможности Excel предусматривают добавление к любым ячейкам произвольных текстовых комментариев, называемых примечаниями. Смысл данной операции заключается в том, чтобы при необходимости конкретизировать содержимое ячейки либо дать ему необходимые пояснения.

Созданные примечания могут отображаться как постоянно, так и только при подведении указателя мыши к соответствующей ячейке. Управление отображением примечаний осуществляется в окне Параметры ( Сервис → Параметры ) на вкладке Вид с помощью переключателя Примечания (рис. 6.19).

Рис. 6.19. Настройка отображения примечаний

Данный параметр может принимать одно из трех значений:

•  не отображать – в этом случае примечание не отображается и никак не обозначается;

•  только индикатор – в данном случае отображается только индикатор примечания в виде маленького красного треугольника в правом верхнем углу ячейки, а текст примечания показывается только при подведении в данной ячейке указателя мыши;

•  примечание и индикатор – в этом случае отображается и индикатор, и текст примечания.

Обычно оптимальным является значение только индикатор (кстати, оно предлагается по умолчанию).

Пример примечания к ячейке показан на рис. 6.20.

Рис. 6.20. Примечание к ячейке

Чтобы создать такое примечание, щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Добавить примечание . В результате отобразится окно ввода и редактирования примечания, в котором по умолчанию будет содержаться имя пользователя (на рис. 6.20 имя пользователя – alex ). Текст примечания может быть абсолютно произвольным и вводится с клавиатуры. По окончании ввода просто щелкните мышью в любом месте интерфейса.

Любое примечание впоследствии можно изменить. Для этого в контекстном меню данной ячейки выберите команду Изменить примечание , и в открывшемся окне (см. рис. 6.20) введите необходимые корректировки, после чего щелкните мышью в любом месте интерфейса.

Чтобы удалить примечание, выполните в контекстном меню ячейки команду Удалить примечание . Помните, что Excel не выдает дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

Вы можете создавать в документе любое необходимое число примечаний, в зависимости от своих потребностей.

При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания – для этого достаточно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + O . Чтобы удалить примечания из всех ячеек рабочего листа, нужно выделить их нажатием комбинации клавиш Ctrl + Shift + O , затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выполнить команду контекстного меню Удалить примечание . 

Как мы уже отмечали выше, рабочий лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из ячеек, каждая из которых образуется в результате пересечения строки и столбца. Но ведь полностью рабочий лист данными почти никогда не заполняется: обычно в нем содержатся таблицы небольшого размера. Соответственно, их нужно как-то обозначить на листе, соответствующим образом оформив визуальное представление конкретной таблицы. В частности, строки и столбцы таблицы должны иметь понятные названия, отражающие их суть, у таблицы должны быть четкие границы, и т. д.

Для решения этой задачи в Excel реализован специальный механизм, доступ к которому осуществляется с помощью инструментальной панели Границы . Включить отображение этой панели (рис. 6.21) можно с помощью команды главного меню Вид → Панели инструментов → Граница .

Рис. 6.21. Панель инструментов Граница

Вначале вы должны решить, границу чего нужно нарисовать. Например, общую границу таблицы можно выделить жирными линиями, а сетку таблицы – обычными, и т. д. Чтобы нарисовать общую границу, нужно нажать кнопку, расположенную слева в инструментальной панели, и в открывшемся меню (см. рис. 6.21) выбрать пункт Граница рисунка . Затем при нажатой кнопке мыши указателем (который примет форму карандаша) очертите границу таблицы. Для того чтобы каждая ячейка была отделена одна от другой границей, нужно в меню (см. рис. 6.21) выбрать пункт Сетка по границе рисунка , после чего также при нажатой кнопке мыши очертить диапазон, ячейки которого должны быть разделены границей.

На рис. 6.22 представлен пример таблицы, созданная с применением линий трех видов: жирной, штрихпунктирной и двойной.

Рис. 6.22. Вариант оформления таблицы

Но это еще не все: при желании вы каждую линию можете оформить каким-либо цветом. Чтобы выбрать цвет, нажмите в панели Границы последнюю справа кнопку, и укажите его в открывшемся меню.

Учтите, что созданные рассмотренным способом границы таблицы невозможно удалить традиционным методом – нажатием клавиши Delete . Для этого придется нужно в панели Граница нажать кнопку Стереть границу (ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши), после чего выполнить те же действия, что и в процессе создания границы (т. е. при нажатой кнопке мыши укажите линии, которые должны быть стерты). Для удаления линии в пределах одной ячейки достаточно подвести к этой линии указатель мыши, который после нажатия кнопки Стереть границу примет форму ластика, и просто щелкнуть мышью

Однако рисование таблицы – это еще лишь полдела: для выполнения в ней интерактивных расчетов необходимо создать формулы или применить соответствующие функции. Эти операции мы рассмотрим ниже, на конкретном примере. 

Одним из наиболее удобных и востребованных инструментов табличного редактора Excel является механизм работы с диаграммами. Сущность диаграммы заключается в наглядном графическом представлении информации, которая может быть получена как расчетным путем, так и введена вручную.

Построение диаграммы базируется на данных, имеющихся на рабочем листе. При этом сама диаграмма может находиться как на этом же листе, так и на каком-либо другом. По этому признаку все диаграммы в Excel можно разделить на две категории: внедренные диаграммы (те, которые находятся на одном рабочем листе с исходными данными) и листы диаграммы (те, которые находятся на отдельном рабочем листе).

Механизм создания диаграммы запускается с помощью команды главного меню Вставка → Диаграмма . При ее выполнении отображается окно мастера диаграмм, которое показано на рис. 6.23.

Рис. 6.23. Мастер диаграмм

Вначале следует выбрать подходящий тип диаграммы: гистограмма, график, круговая, точечная, лепестковая, пузырьковая, пирамидальная и т. д. На вкладке Стандартные имеется перечень стандартных диаграмм. Если среди них вы не нашли подходящую – попробуйте найти ее на вкладке Нестандартные .

Чтобы выбрать диаграмму, в левой части любой из вкладок щелкните мышью на ней, а в правой части – на варианте ее представления. На рис. 6.23 видно, что тип диаграммы Гистограмма имеет семь разных представлений.

Если перед выполнением команды Вставка → Диаграмма был выделен диапазон исходных данных, то в окне мастера диаграмм с помощью кнопки Просмотр результата (см. рис. 6.23) можно увидеть, как будет выглядеть результат построения при текущих настройках.

Чтобы начать второй этап построения диаграммы, нажмите кнопку Далее .

Окно мастера диаграмм на втором этапе представлено на рис. 6.24.

Рис. 6.24. Второй этап построения диаграммы

Если перед вызовом мастера диаграмм не был указан диапазон с исходной информацией, то в поле Диапазон следует его указать. Здесь же при необходимости можно отредактировать указанный ранее диапазон данных. На рис. 6.24 для построения диаграммы выбран диапазон ячеек с D11 по H15 , находящийся на рабочем листе Лист1 .