Читать онлайн «Самоучитель работы на компьютере.». Страница 32

Высота ячейки изменяется аналогично, только нужно ухватиться за границу не колонки, а ряда. Но можно доверить Excel подбор размеров ячейки. Предположим, у нас есть список фамилий и некоторые не помещаются в ячейку. Дважды щелкните на границе колонки, и Excel изменит ширину колонки так, чтобы поместилась самая длинная фамилия. Удобно? Аналогично можно автоматически изменять высоту ряда ячеек. Понятно, что изменяется размер не одной ячейки, а всей колонки или всего ряда.

Перемещение между ячейками производится или с помощью клавиш управления курсором или с помощью мыши — как кому удобнее. Если нужно отредактировать значение какой-нибудь ячейки, то нажмите F2. Если вы просто начнете вводить текст, не нажав F2, старое значение будет перезаписано. Напоминаю, что Ctrl+Z никто не отменял!

Для удаления значения ячейки нужно нажать Del.

Текст внутри ячейки можно форматировать и даже устанавливать выравнивание. Вот только параметры шрифта и выравнивания применяются ко всему значению ячейки. Например, если в ячейке несколько слов, то вы не можете сделать одно слово жирным, а другое — подчеркнутым, поскольку параметры форматирования будут применены сразу ко всем словам. Изменить шрифт очень просто — перейдите в нужную ячейку, а затем, используя панель Форматирование (см. главу 13), отформатируйте текст. Нужно отметить, что в Excel недоступно выравнивание по ширине — вы можете выбрать только выравнивание по левому краю, центру и правому краю.

Границы ячейки не выводятся при печати. Это сделано умышленно, чтобы вы сами смогли определить, какие границы нужно выводить, а какие — нет. Их можно задать с помощью меню Границы на панели Форматирование (рис. 173). Вы можете определить только те границы, которые вам нужны. Можно также использовать команду Нарисовать границы, чтобы собственноручно нарисовать то, что нужно, — попробуйте, очень удобно.

Рис. 173. Создание границ ячейки.

Формат задает, как будет отображаться значение ячейки. Формат тесно связан с типом данных ячейки. Тип задаете вы сами. Если вы ввели число, то это числовой тип данных. Excel сама старается определить формат по типу данных. Например, если вы ввели текст, то будет использоваться общий формат, если число — то числовой. Но иногда нужно изменить формат, поскольку Excel его не всегда правильно определяет. Или же определяет правильно, но вам нужно немного его модифицировать, например установить большее число знаков после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ячейке, формат которой вы хотите изменить, и выберите команду Формат ячеек (рис. 174).

Рис. 174. Формат ячеек.

Пройдемся по основным форматам:

общий — подходит для текста и целых чисел;

числовой — подходит для представления чисел, позволяет установить число десятичных знаков, разделитель групп разрядов, а также выбрать, как будут отображаться отрицательные числа;

денежный — похож на числовой, но обеспечивает вывод валюты рядом с числом и не позволяет установить разделитель групп разрядов;

финансовый — похож на денежный, но автоматически разделяет группы разрядов, например одну тысячу рублей представляет не как 1000,00, а как 1 000,00 рублей;

дата— позволяет задать один из вариантов отображения даты;

время — используется для отображения времени;

процентный — удобен для отображения процентов.

Быстро установить денежный или процентный формат, добавить разделитель разрядов или увеличить/уменьшить количество десятичных знаков (после запятой) позволяют кнопки панели Форматирование (рис. 175).

Рис. 175. Панель Форматирование.

Предположим, нам нужно создать небольшой список. Например, список сотрудников и их мобильных телефонов. Или же список доходов нашего магазина. В первом случае у нас будут три заголовка — Номер (сотрудника), Фамилия и Телефон. Во втором случае — Дата и Сумма. Вы можете добавить какие угодно заголовки — мы ограничимся лишь этими в целях упрощения примера.

Давайте сначала создадим первый список. В ячейку А1 введите текст «Номер», в ячейку А2 — «Фамилия», в ячейку A3 — «Телефон». Мы создали заголовок нашего списка. Начнем его заполнять. Предположим, у нас 25 сотрудников и в первую очередь нужно заполнить поле Номер — в его ячейки нужно ввести значения от 1 до 25. Вам лень их вводить? Мне тоже. Поэтому попросим Excel выполнить эту работу. В ячейку А2 (это под А1) вводим 1, затем в A3 — 2. После этого выполните следующие действия:

выделите ячейки А2 и A3 (держим Shift и используем «стрелки»);

наводим указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу выделения (рис. 176) и ждем мгновение, пока он изменит форму;

нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем указатель мыши вниз, наблюдая за тем, как увеличивается значение нашего поля (рис. 177);

получаем результат (см. рис. 177).

Рис. 176. Создание списка.
Рис. 177. Созданный список.

Второй список создать тоже легко. Создаем заголовок Дата и Сумма, затем в ячейку А2 нужно ввести первую дату, например 01.05.2007, в ячейку A3 — 02.05.2007. Затем нужно выделить обе ячейки и создать список дат — даты будут изменяться по дням: 03.05.2007, 04.05.2007 и т. д. Аналогично можно задать другой интервал. Так, для создания списка нечетных чисел нужно в первую ячейку ввести 1, во вторую — 3, а затем создать список, как показано выше. Все достаточно просто.

Пока у вас всего двадцать пять элементов в списке, он помещается в пределах экрана. Когда же у вас будет значительно больше элементов, то все они не будут видны, придется прокручивать список, уводя заголовок из поля зрения. Чтобы заголовок списка постоянно отображался, перейдите к ячейке А2 и выполните команду Окно, Закрепить области. Под заголовком появится черная тонкая линия на всю ширину первого ряда (рис. 178). Теперь заголовок не будет исчезать из поля зрения при прокрутке списка. Попробуйте прокрутить его с помощью колесика мыши. Удобно?

Рис. 178. Области окна закреплены.

Можно даже немного приукрасить наш заголовок. Выделите все ячейки заголовка и нажмите кнопку Цвет заливки, после чего выберите нужный цвет (рис. 179). Аналогично можно изменить цвет текста, нажав кнопку рядом и выбрав цвет.

Рис. 179. Выбор цвета заливки.

Довольно часто список нужно отсортировать, скажем, расположить фамилии в алфавитном порядке. Перейдите к ячейке В2 — это первая фамилия списка. Затем нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (рис. 180). Всё! Список отсортирован.

Рис. 180. Сортировка.

Не беспокойтесь — поля Номер и Телефон будут также перемещены в соответствии с полем Фамилия.

Excel позволяет устанавливать фильтры для списков, например, вы можете отфильтровать список согласно определенному условию. Скажем, выбрать, у кого из сотрудников зарплата больше 500 условных единиц. Сейчас мы будем работать с фильтрами. Добавьте в наш список еще одно поле — Зарплата (просто в ячейку D1 запишите текст «Зарплата») и по своему усмотрению «назначьте» зарплату каждому сотруднику. Предположим, что у нас получился список, подобный изображенному на рис. 181.

Рис. 181. Список.

Перейдите к любой ячейке заголовка и выполните команду Данные, Фильтр, Автофильтр. Наш заголовок немного преобразится: будут добавлены кнопки выпадающего списка (рис. 182).

Рис. 182. Автофильтр.

Щелкните по кнопке выпадающего списка поля Зарплата. Вы можете отсортировать весь список по этому полю (как по возрастанию, так и по убыванию), можете отобразить все записи, первые десять записей, записи по условию (команда Условие). Обратите внимание: поскольку в нашем списке может быть несколько пользователей, которые получают одинаковую зарплату, вы имеете возможность отфильтровать весь список по определенному значению поля Зарплата (см. рис. 182). Возможные значения (те, которые есть в списке) приводятся после команды Условие.

Вернемся к нашей задаче: нам нужно вывести всех сотрудников, которые получают больше 500 у. е. Выбираем команду Условие (см. рис. 182), в окне Пользовательский автофильтр (рис. 183) выбираем условие «больше» и устанавливаем значение — 500.

Рис. 183. Пользовательский фильтр.

Нажимаем ОК и получаем отфильтрованный список — значения, которые не соответствуют условию фильтра, будут скрыты (рис. 184). Для отображения всего списка выберите команду Все из выпадающего списка фильтра по полю Зарплата.