Читать онлайн «Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере». Страница 7

2.1. Общие сведения о Word 2007

Внешний вид и основные принципы интерфейса

Внешний вид окна текстового редактора Microsoft Word 2007 отличается от вида предыдущих версий.

Окно Word 2007 состоит из нескольких элементов, как видно на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Окно текстового редактора Microsoft Word 2007

В центре находится поле для ввода текста. В заголовке окна программы указано имя документа, с которым пользователь работает в данный момент, а в левой части заголовка окна помещена Панель быстрого доступа. На ней находятся кнопки наиболее часто выполняемых операций. Это кнопки сохранения файла, печати документа, отмены последнего действия и др.

Под заголовком помещено главное меню редактора. В новой версии Word 2007 пункты этого меню представлены в виде вкладок. Выбрав какой-либо пункт, вы сможете увидеть соответствующую вкладку, а на ней – кнопки, относящиеся к этому пункту. Кнопки размещены вдоль верхней границы окна программы на горизонтальной строке, которая называется Лентой. Ее состав зависит от выбранной вкладки главного меню. Кнопки, размещенные на каждой вкладке ленты, фиксированы.

Сходные кнопки на ленте сгруппированы. У каждой группы есть свое название, например: Шрифт, Стили, Абзац, Буфер обмена. В некоторых группах есть кнопка, расположенная в нижнем правом углу, с помощью которой можно открыть соответствующее диалоговое окно (она и называется кнопкой диалогового окна). Обычно в нем объединены все функции кнопок соответствующей группы, что позволяет пользователям, привыкшим к традиционному интерфейсу программы, чувствовать себя уверенно при работе с Word 2007.

Состав главного меню редактора фиксирован. Однако в процессе работы в него могут добавляться пункты, раскрывающие дополнительные вкладки. Обычно это происходит при работе с нетекстовыми элементами документа. Например, при работе с таблицами появляются вкладки для настройки внешнего вида и форматирования таблиц. То же произойдет и при работе с иллюстрациями или диаграммами.

В левом верхнем углу окна редактора находится кнопка Office, представленная в виде логотипа Microsoft Office. Нажав эту кнопку, вы раскроете меню Файл, в котором доступны команды создания, сохранения, открытия и печати файла, список последних просмотренных документов, а также – кнопка доступа к настройкам программы.

В некоторых случаях справа или слева экрана может отображаться область задач – специальная область, которая позволяет дополнительно управлять документом. Например, нажав кнопку диалогового окна Буфер обмена, вы увидите одноименную область задач, а при вставке клипа в документ в окне программы будет отображена область задач Клип.

В нижней части окна Word 2007 находится строка состояния.

Настройка окна редактора Word 2007

При работе в Word 2007 вы можете настроить состав панели быстрого доступа и строки состояния.

Панель быстрого доступа может находиться выше или ниже ленты. Чтобы изменить исходное расположение данной панели, воспользуйтесь командой контекстного меню Разместить панель быстрого доступа под лентой.

Чтобы удалить какую-либо кнопку, расположенную на рассматриваемой панели, необходимо из контекстного меню этой кнопки выбрать пункт Удалить с панели быстрого доступа.

Для настройки панели быстрого доступа нажмите одноименную кнопку, расположенную на этой панели (рис. 2.2). В результате откроется меню, в котором можно отменить или включить отображение кнопок на панели быстрого доступа.

С помощью пункта Другие команды можно открыть окно настроек редактора Word. В этом окне будет выделен раздел Настройка, в котором и задаются необходимые параметры.

Для добавления кнопки выберите ее в левом списке панели и нажмите кнопку Добавить – выбранная кнопка появится в правом списке. С помощью команды Удалить можно убрать кнопку из правого списка, а значит – и из панели быстрого доступа. Кроме этого, Word 2007 позволяет настроить состав панели быстрого доступа при работе с конкретным документом. Для этого в окне настройки редактора в поле Настройка панели быстрого доступа выберите имя необходимого документа. Такая возможность может быть полезна при оформлении вашей работы. Вы сможете сформировать панель быстрого доступа и настроить ее таким образом, чтобы она имела такой вид только для определенных файлов. При работе с другими документами панель быстрого доступа будет иметь стандартный состав.

Строка состояния редактора Word 2007 расположена в нижней части окна. Пользователь сам может настроить состав строки состояния. По умолчанию здесь представлено количество страниц и номер текущей страницы документа, количество слов, язык ввода текста, значки для изменения режима просмотра документа и др. Чтобы изменить этот набор, щелкните правой кнопкой мыши на строке состояния. В появившемся окне Настройка строки состояния можно установить или отменить отображение различных элементов.

Сочетания клавиш в Word 2007

Использование сочетаний клавиш сократит время работы над текстом, тем самым, делая ее более эффективной. В новой версии Word 2007 доступен простой и удобный способ применения сочетаний клавиш. Для этого сначала нужно нажать клавишу ALt, после чего появится информация о клавишах-подсказках, которые можно нажимать далее для выбора вкладок и кнопок (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Использование сочетаний клавиш в Word 2007

Например, чтобы сделать фрагмент текста полужирным, необходимо последовательно нажать Alt → А → Ж, а скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена можно, выбрав Alt → Я → С.

Работа с файлами

После набора нескольких абзацев текста обязательно сохраните их. Для этого нажмите кнопку Office и выберите в появившемся меню пункт Сохранить (рис. 2.4). В окне Сохранение документа необходимо указать имя и выбрать месторасположение файла в поле Папка (по умолчанию файл сохраняется в папку Мои документы). При сохранении рекомендуется присваивать файлу имя, по которому можно быстро идентифицировать документ.

Документ по умолчанию будет сохранен в формате текстового редактора Microsoft Word 2007. При этом файлу присвоится расширение DOCX.

Это специальный формат документов пакета Micsoroft Office 2007. Файлы такого формата не смогут быть прочитаны в предыдущих версиях Word. Чтобы этого не происходило, необходимо вашу работу сохранить в формате, доступном для предыдущих версий программы. Для этого в окне Сохранение документа следует выбрать нужный тип файла в списке Тип файла.

Однако следует помнить, что некоторые элементы, созданные инструментами Word 2007, могут не отобразиться при просмотре документа в предыдущих версиях редактора. Если вам нужно сдать на проверку электронный вариант работы, советую сохранить файл в формате Word 97-2003, чтобы преподаватель наверняка смог прочесть документ.

Текстовый редактор Word 2007 может открыть документы, созданные в предыдущих версиях (Word 97 – Word 2003). Однако они будут отображены в специальном режиме ограниченной функциональности, в котором некоторые возможности новой версии будут недоступны (сообщение о работе в данном режиме будет размещено в заголовке окна программы). Чтобы можно было использовать все функции редактора Word 2007 и для предыдущих версий, вам необходимо преобразовать такой файл в новый формат с помощью пункта Преобразовать меню кнопки Office (этот пункт появится только в том случае, если в окне документа открыт файл старого формата). При этом программа автоматически переведет ваш документ в новый формат, а надпись о режиме ограниченной функциональности исчезнет.

Также преобразовать файл в новый формат можно, нажав кнопку Office и выполнив команду Сохранить как → Документ Word.

При написании курсовой или дипломной работы удобно сохранить каждый раздел отдельно, а потом собрать все части в один файл (об этом будет рассказано ниже).

Сохранять документ рекомендуется не только в конце, но и периодически во время работы. Это убережет вас от потери данных в случае компьютерных сбоев.