Читать онлайн «Office 2007. Мультимедийный курс». Страница 17

• работа с электронной почтой (создание, редактирование, получение, отправка электронной корреспонденции с возможностью ее хранения в любом количестве папок);

• систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и меро приятий;

• ведение адресной книги с возможностью группировки контактов в тематические группы и отражения всей необходимой информации по каждому контакту;

• ведение списка актуальных задач;

• возможность автоматического напоминания о предстоящих делах и мероприятиях, причем режим напоминания пользователь может настраивать по своему усмотрению;

• ведение любых необходимых заметок.

Помимо перечисленных задач, с помощью программы Microsoft Outlook 2007 можно выполнять и другие задачи, в зависимости от потребностей пользователя.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

О том, с чего следует начинать работу в программе Microsoft Outlook 2007, рассказывается в видеолекциях раздела «Начало работы с Outlook 2007».

Для запуска Microsoft Outlook 2007 выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Outlook 2007. В результате откроется окно программы, изображенное на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Программа Microsoft Outlook 2007

В верхней части окна находится главное меню программы, включающее в себя следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Переход, Сервис, Действия и Справка. Перечень команд, которые входят в состав пунктов главного меню, зависит от выбранного режима работы.

Под главным меню находится панель инструментов Стандартная; кроме нее в программе предусмотрено использование еще двух инструментальных панелей: Веб-узел и Дополнительно. Управляют отоб ражением инструментальных панелей с помощью соответствующих команд подменю Вид → Панели инструментов. Вы можете самостоятельно настроить панель инструментов в соответствии со своими потребностями – для этого выполните команду Вид → Панели инструментов → Настройка.

В левой части интерфейса отображается область переходов. Ее удобно использовать для перехода в разные режимы работы приложения. Управляют отображением области переходов с помощью команд подменю Вид → Область переходов (можно включить ее полное отображение, свернутое или выключить).

ПРИМЕЧАНИЕ

Многие команды главного меню дублируются соответствующими командами контекстного меню, которое можно вызвать, нажав правую кнопку мыши либо комбинацию горячих клавиш.

Центральную часть интерфейса занимает рабочая область программы, содержимое которой зависит от выбранного режима работы. На рис. 5.1 показано содержимое рабочей области в режиме Outlook сегодня (этот режим используется по умолчанию при открытии приложения).

Внизу окна программы находится строка состояния. Чтобы отобразить ее, выполните команду главного меню Вид → Строка состояния.

Перед тем как приступить к полноценной эксплуатации программы, просмотрите и, при необходимости, отредактируйте параметры ее настройки. В данном разделе мы узнаем, как это сделать.

Для перехода в режим настройки параметров работы программы выполните команду главного меню Сервис → Параметры. Откроется окно, которое включает следующие вкладки: Настройки, Настройка почты, Сообщение, Орфография, Дополнительно и Почтовый антивирус (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Окно настройки Microsoft Outlook

Мы кратко рассмотрим только самые основные параметры.

Нажав кнопку Параметры почты вкладки Настройки, вы перейдете в окно настройки параметров электронной почты. В нем, в частности, можно включить режим сохранения копии отправляемых сообщений в папке «Отправленные», режим включения в ответное и (или) пересылаемое сообщение текста исходного сообщения и др. Настройки параметров, предложенные по умолчанию, оптимальны для большинства пользователей и корректировки, как правило, не требуют (по крайней мере на начальных этапах работы с программой).

Нажав кнопку Нежелательная почта, вы откроете окно, в котором можете выполнить настройку антиспамового фильтра, сформировать и вести «черный» и «белый» список адресатов, а также настроить иные параметры, позволяющие бороться с нежелательными письмами.

В области настроек Календарь можно настроить параметры календаря (для перехода в режим работы с календарем нужно в главном окне программы (см. рис. 5.1) в области переходов нажать кнопку Календарь или выполнить команду главного меню Переход → Календарь). Установив флажок Напоминание, вы включите режим автоматического напоминания о предстоящем событии, который будет использоваться по умолчанию. При установленном данном флажке справа открывается поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать интервал времени между напоминанием и началом встречи (события). При необходимости этот параметр можно изменить в окне редактирования встречи либо события.

С помощью кнопки Параметры календаря переходят в режим расширенной настройки календаря. При этом открывается окно, которое показано на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Параметры дополнительной настройки календаря

В области настроек Календарь рабочей недели следует указать параметры, с помощью которых программа сможет точно определять начало и конец рабочей недели и рабочего дня. В первую очередь укажите рабочие дни недели, установив соответствующие флажки (по умолчанию в программе заложена пятидневная рабочая неделя, см. рис. 5.3). Из раскрывающегося списка 1-й день недели выберите день недели, с которого будет начинаться каждая рабочая неделя. В поле 1-я неделя года укажите программе, каким образом она должна определять первую рабочую неделю года. Из раскрывающегося списка можно выбрать один из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неделя из 4-х дней и первая полная неделя.

Из раскрывающихся списков Время начала и Время конца выберите соответственно время начала рабочего дня и время его окончания. По умолчанию в программе установлено время начала рабочего дня – 8:00, а время его окончания – 17:00.

Если установлен флажок показывать номера недель (этот флажок находится в области настроек Параметры календаря (см. рис. 5.3), то в программном календаре напротив каждой недели будет отображаться ее номер в текущем году (от 1 до 52).

Если установлен флажок разрешать участникам предлагать другое время собрания, то при работе в сети другие участники собрания смогут в удаленном режиме предлагать вам другое время проведения собрания; при снятом флажке такая возможность отсутствует. В поле Использовать при предложении нового времени укажите, как программа должна реагировать на поступившее предложение. Возможен выбор одного из трех вариантов: Под вопросом (в данном случае пользователь самостоятельно определяет, принимать предложение или нет), Принять (предложение будет принято) или Отклонить (предложение будет отклонено).

В программе реализована возможность настройки оповещений о задачах, срок выполнения которых назначен на сегодняшний день. Для этого в окне Параметры (см. рис. 5.2) в области настроек Задачи из раскрывающегося списка Время напоминания выберите время, когда будет выполнено оповещение. По умолчанию в данном поле установлено значение 8:00.

При необходимости можно выполнить расширенную настройку задач. Для перехода в соответствующий режим нажмите кнопку Параметры задачи. Откроется окно Параметры задач, которое показано на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Параметры расширенной настройки задач

В полях просроченные и завершенные выберите цвет, которым будут обозначаться соответственно просроченные и завершенные задачи. По умолчанию для просроченных задач установлен красный цвет, а для завершенных – серый.

В области настроек Контакты (см. рис. 5.2) находится кнопка Параметры контактов. Нажав эту кнопку, вы откроете окно Параметры контактов, с помощью которого сможете настроить контакты (адреса), вводимые в адресную книгу (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Дополнительная настройка контактов

Из раскрывающегося списка По полному имени выберите порядок следования компонентов полного имени контакта. Возможен выбор одного из трех вариантов: Имя (Отчество) Фамилия (этот вариант установлен по умолчанию), Фамилия Имя либо Имя Фамилия1 Фамилия2.