Читать онлайн «Компьютер для бухгалтера». Страница 28

Объекты можно внедрять с использованием команды Правка → Специальная вставка или Вставка → Объект. При использовании команды Правка → Специальная вставка формат внедряемого объекта выбирается в поле Как. В этом списке показаны типы объектов, которые можно внедрить в документ. В частности, если выбрать пункт Точечный рисунок, в документе окажется «снимок» фрагмента таблицы, и дальше с ним придется работать только как с картинкой: раскрашивать, дорисовывать и т. п. Но если выбрать пункт Лист, в документ будет помещен объект, наполненный числами и формулами.

Если внедряют объект из файла, то командой меню Вставка → Объект раскрывают окно Вставка объекта, а в нем переходят на вкладку Создание из файла. Далее, воспользовавшись кнопкой Отбор, выбирают требуемый файл и щелкают на кнопке Вставить. Происходит возврат на вкладку Создание из файла. Остается щелкнуть на кнопке ОК, и объект будет внедрен.

Программа редактирования объекта откроется автоматически после двойного щелчка на объекте.

Связывание объектов

Этот способ позволяет обеспечить актуальность документов. Дело в том, что изменения, сделанные в файле-источнике, автоматически отражаются в файле-приемнике. Вставку связанных объектов выполняют двумя способами: командой Правка → Вставка → Объект или путем копирования объекта в буфер обмена и последующей вставки его в документ командой Правка → Специальная вставка. Вторым способом можно вставить в документ связь с частью данных исходного файла.

Для связывания объекта путем специальной вставки выполните следующие действия:

1. Выделите данные объекта в исходном файле и выберите команду Правка → Копировать.

2. Откройте документ, в который необходимо вставить связанный объект, и выберите команду Правка → Специальная вставка.

3. В диалоговом окне Специальная вставка в списке Как выберите формат представления объекта в документе. В области Результат приводится краткое описание выбранного типа объекта.

4. Установите переключатель Связать и щелкните на кнопке ОК.

При использовании команды Объект меню Вставка связывание объекта выполняется следующим образом:

1. Поместите курсор в то место документа, куда требуется вставить объект (файл, вставляемый как объект, не обязательно открывать).

2. Выберите команду Вставка → Объект. В диалоговом окне Вставка объекта перейдите на вкладку Создание из файла.

3. Введите имя связываемого файла в поле или выберите файл, воспользовавшись кнопкой Обзор.

4. Установите флажок Связь с файлом. Обратите внимание на то, что описание в поле Результат изменяется, отражая различие внедренных и связанных объектов. Щелкните на кнопке ОК.

Редактирование объектов производится по правилам работы с приложением, в котором был создан связанный объект.

Для редактирования данных связанного объекта необходимо открыть исходный файл в соответствующей программе. Для этого дважды щелкните на объекте.

Данные, которые являются связанными и входят в состав приложения, обновляются сразу после изменения исходного файла либо сразу после указания на необходимость обновления. Это зависит от того, установлен ли режим автоматического обновления связи. Вы можете изменить режим обновления связи или разорвать связь. Для изменения связи выбирают команду Правка → Связи, которая приводит к открытию диалогового окна Связи.

В диалоговом окне Связи приводятся список и адреса исходных файлов для всех связанных объектов в документе, указываются типы объектов и режимы обновления связи. Эти параметры можно изменять. Ручной режим обновления, позволяющий контролировать обновление данных, включают установкой переключателя По запросу в группе Обновление. Теперь для обновления данных потребуется открыть диалоговое окно Связи, выделить соответствующую связь в списке и щелкнуть на кнопке Обновить.

Связывание объекта делает редактирование невозможным лишь в том случае, если файл-источник удален. В этом случае в файле-приемнике будет находиться последнее обновление, а при попытке редактирования будет выдано сообщение о том, что это невозможно.

Режим автоматического обновления можно временно отключить – заблокировать связь. Данные связанного объекта не будут обновляться вплоть до особого распоряжения. Когда вновь требуется обновить данные, блокировку отключают.

Задание 2

Свяжите таблицу расчетно-платежной ведомости с файлом Отчет, о котором говорилось в задании 1:

1. Откройте документ Ведомость, выделите таблицу и выберите команду Правка → Копировать в строке меню (или щелкните на кнопке Копировать на панели инструментов Стандартная).

2. Откройте документ Отчет и выберите команду Правка → Специальная вставка.

3. В открывшемся окне Специальная вставка установите переключатель Связать.

4. В поле Как выберите Лист Microsoft Excel (объект). Щелкните на кнопке ОК.

Проверьте, что внесение изменений в документ Ведомость вызовет обновление документа Отчет.

Таким образом, использование технологии связывания и внедрения объектов позволяет создавать связанные документы, причем обновление данных в одном документе приводит к их обновлению и в другом.

Обработка массовых почтовых рассылок

Поставим задачу разработать образец серийных писем для рассылки задолжникам по оплате телефонных переговоров. Данные о задолжниках следует взять из таблицы Excel.

Подготовка сведений о должниках

1. Создайте таблицу, которая показана на рис. 11.6.

Рис. 11.6. Документ, содержащий список должников

2. Поместите рамку выделения в начало таблицы и выберите команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

3. В заголовке каждого столбца появятся кнопки раскрывающихся списков. Щелкните на кнопке в столбце Е. Раскроется список Автофильтр.

4. Щелкните в списке на элементе Условие. Появится окно Пользовательский автофильтр (рис. 11.7). В группе Признак оплаты выберите пункт Равно и укажите, чему должен быть равен этот признак (1). Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 11.7. Настройка пользовательского автофильтра

Результат фильтрации приведен на рис. 11.8. Скопируйте документ в новый файл и сохраните его под именем Ведомость.

Рис. 11.8. Вид документа после фильтрации

Подготовка основного документа

1. Откройте редактор Word и выберите команду Сервис → Слияние.

2. В диалоговом окне Слияние выберите команды Создать → Документы на бланке. Появится окно нового документа Microsoft Word.

3. Щелкните на кнопке Активное окно. Под кнопкой Создать появятся тип и имя основного документа.

4. В диалоговом окне Слияние щелкните на кнопке Получить данные и в открывшемся списке выберите пункт Открыть источник данных. В диалоговом окне Открытие источника данных в списке Тип файла выберите вариант Все файлы. Откройте только что созданный файл Ведомость.

5. Появится окно с сообщением о том, что основной документ не содержит полей слияния. Щелкните на кнопке Правка основного документа. Программа переключится на основной документ и выведет на экран панель инструментов слияния.

6. Теперь можно приступить к вводу текста основного письма:...

Вставка полей слияния

Щелкните мышью после слова «господин», а затем на панели инструментов слияния щелкните на кнопке Добавить поле слияния. Появится список полей. Щелкните на поле Фамилия, и название этого поля в кавычках появится в тексте основного письма.

Просмотр документа

1. На панели слияния щелкните на кнопке Поля/данные.

2. Информация из первой записи источника данных вставится вместо соответствующего поля слияния основного документа.

3. Просмотрите другие копии, щелкая мышью на одной из следующих кнопок панели инструментов Слияние.

4. Поместите копии в один документ, щелкнув на кнопке Слияние в новый документ на панели инструментов Слияние. Все копии буду записаны в один документ на отдельных страницах.

Для облегчения рутинной бухгалтерской работы за последние годы было написано немало программ. Best, «Парус», «Монолит», «Инфобухгалтер», «1С: Предприятие» – вот далеко не полный перечень бухгалтерских программ. Все названные программы успешно рассчитывали зарплату, распечатывали расчетные листки, позволяли вести журнал операций и формировать оборотные ведомости. Однако несомненным лидером в области названных программных продуктов является программа «1С: Предприятие» версий 7.7 и 8.0. Работать в этих системах вы научитесь, познакомившись с третьей частью книги.

В основе работы любой бухгалтерской программы лежит работа с базами данных. Этим они похожи на системы управления базами данных (СУБД), такие как dBase, Microsoft Access и Fox Pro. Данные в программе представлены в виде таблиц. Поля таблиц связаны, поэтому изменения в одной таблице вызывают изменения в аналогичных полях других таблиц. Данные в таблицы заносятся с помощью удобных форм. Программа «1С: Предприятие 7.7» является типичной системой управления базами данных и до сих пор широко используется бухгалтерами. Она позволяет не только вести бухгалтерский учет, но и управлять движением товаров, вести кадровый учет на предприятии. Используя многочисленные документы, можно не только документально оформить хозяйственную операцию, но и сформировать проводки по ней.