Читать онлайн «Microsoft Access 2007». Страница 27

9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11).

В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

2. Перейдите на вкладку Главная .

3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

Запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007, можно изменять. У вас есть возможность корректировать имя запроса, править его текст в формате SQL, а также редактировать запрос в конструкторе запросов. Ниже представлены несколько наиболее распространенных действий, производимых над запросами.

Переименование запроса

Переименовать запрос можно, выполнив следующие команды.

1. Откройте запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007.

2. Правой кнопкой мыши щелкните на имени запроса в области переходов и в появившемся контекстном меню выберите команду Переименовать .

3. Теперь переименуйте имя запроса и затем нажмите клавишу Enter .

Правка запроса в конструкторе

Используя бланк запроса в режиме конструктора, модифицировать существующий запрос можно следующими способами.

• Удалить таблицу из запроса можно, если выделить ее в запросе и нажать клавишу Delete .

• Удалить поле таблицы можно, выделив желаемый столбец с помощью области выделения столбцов (серая полоска над столбцами) и затем нажав клавишу Delete .

• Изменить порядок следования полей можно следующим образом: выделите поле или несколько полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите их на нужное место, затем отпустите кнопку мыши.

• Условия отбора записей из базовой таблицы указываются в строках Условие отбора и Или . Данными условиями могут являться любые логические выражения. Существуют условия, которые находятся в одной строке, но в разных столбцах бланка, такие условия объединяются по логическому оператору AND (И). Чтобы объединить условия по логическому оператору OR (ИЛИ), нужно объединить данные условия в разных строках бланка запроса.

Строка Сортировка помогает установить порядок сортировки записей в запросе. Для поля, записи которого вы хотите сортировать, выберите из списка порядок сортировки: По убыванию или По возрастанию . Если в запросе вам нужно отсортировать записи по нескольким полям, разместите эти поля слева направо.

Если вы хотите изменить имена полей запроса, то это можно сделать в режиме конструктора. Чтобы переименовать поле, вам нужно в бланке запроса установить текстовый курсор перед первой буквой его имени, после чего ввести новое имя, а также символ двоеточия. Если вы измените имя поля в бланке запроса, в отчете оно также изменится.

В бланке запросов вы также можете изменить ширину столбцов. Это можно сделать, перетаскивая границу столбца или два раза щелкнув кнопкой мыши на линии границы. Причем данное изменение производится только в бланке запросов.

Теперь рассмотрим вышесказанное на примере. Выполните следующие действия, чтобы модифицировать запрос с помощью конструктора.

1. Откройте базу данных, которая содержит нужный запрос.

2. Выбранный запрос откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.

3. Перейдите на вкладку Главная и в группе Режимы щелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режимы . После этого появится меню, в котором нужно выбрать команду Конструктор (рис. 5.13).

Рис. 5.13. Меню для выбора режима

4. На экране появится бланк запроса.

Теперь осталось изменить запрос. Вы можете выполнить любые действия.

• Добавить в бланк запроса как минимум одно поле таблицы, нажав при этом в строке Поле свободную ячейку. Раскрыв список полей таблицы, выберите необходимое имя поля. Данную операцию следует повторить для всех полей таблицы, которые вы желали бы добавить в бланк запроса.

• В результате набора данных при необходимости скрыть или отобразить значение поля таблицы (флажок в строке Вывод на экран необходимо снять или установить соответственно). Значение поля не отображается, если флажок под названием поля в бланке запроса снят.

• Сортировку данных поля таблицы можно выполнить следующим образом: щелкните кнопкой мыши на ячейке строки Сортировка под названием необходимого вам поля, раскройте список сортировок, после чего выберите нужный вариант: по возрастанию , по убыванию , отсутствует .

• Задать условие для нужных полей таблицы. Для этого в ячейках строки Условие введите требуемые значения. Используя строки без подписи или строку Или , можно создать для одного поля таблицы друг друга исключающие условия.

5. Например, модифицируйте запрос с именем Клиенты Запрос . В этом запросе отображались поля Имена , Телефоны , Адреса таблицы Клиенты . Модифицируйте его, добавляя колонку Рейтинг и выполняя сортировку строк по последнему.

6. В строке Поле щелкните кнопкой мыши на незаполненной ячейке после названия Адрес , выберите в списке название Рейтинг .

7. Снимите флажок Вывод на экран для поля Рейтинг .

8. Щелкните кнопкой мыши на параметре Сортировка поля Рейтинг . На экране появится список доступных вариантов сортировки. Выберите вариант По возрастанию , бланк запроса изменится (рис. 5.14).

9. Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить . Чтобы увидеть сохраненное, щелкните кнопкой мыши на вкладке Конструктор , а затем нажмите кнопку Выполнить . Отобразится измененный запрос (рис. 5.15).

Далее будет рассмотрено изменение исходного запроса способом правки запроса в SQL-редакторе.

Правка в режиме SQL

Правка текста в режиме SQL – это один их самых сложных вариантов, с какими приходится сталкиваться пользователю, но он дает самые широкие возможности, которые недоступны в других режимах. В качестве примера осуществим правку SQL-запроса с именем Клиенты Запрос .

Выполните следующее.

1. Откройте базу данных Access 2007, которая содержит нужный запрос.

2. Запрос, который вы выбрали, откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.

3. Далее нужно переключиться режим SQL. Для этого перейдите на вкладку Главная , после чего в группе Режимы щелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режим , где вы сможете выбрать Режим SQL (см. рис. 5.13). После этого в SQL-редакторе откроется текст запроса, который вы сформировали ранее (листинг 5.1).