Читать онлайн «Microsoft Access 2007». Страница 23

• Не создавать ключ – ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.

14. Установите переключатель в положение определить ключ и укажите поле Код в качестве ключевого, воспользовавшись раскрывающимся списком.

15. Снова нажмите кнопку Далее , и на экране появится следующий шаг мастера импорта (рис. 4.10).

16. В поле Импорт в таблицу вы можете ввести название вашей таблицы для импорта, по умолчанию используется имя листа электронной таблицы.

17. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных .

18. Нажмите кнопку Готово для импортирования данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007. После процесса импорта появится последний шаг мастера импорта.

19. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта .

20. Для завершения работы мастера нажмите кнопку Закрыть .

Знаете ли вы, что данные, находящиеся в текстовом файле, можно также импортировать в базу данных Microsoft Access 2007? Эту возможность мы рассмотрим далее.

Импорт данных из текстового файла

Всем известно, что набор букв, цифр и других специальных знаков образует текстовый файл, который может создаваться в текстовых редакторах типа Блокнот , WordPad, Microsoft Word и др.

В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания Microsoft Access 2007 смог его определить и правильно разделить на записи (строки) и затем каждую строку на столбцы.

Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.

• Файл с разделителями – запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).

• Файлы с фиксированной длиной записей – длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.

Если длины каждой записи разные, то короткие записи дополняются пробелами до фиксированной величины.

Для импорта данных из текстового файла нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , из списка выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

3. Нажмите кнопку Импорт текстового файла в группе Импорт . На экране появится первый шаг мастера импорта.

4. Укажите в поле Имя файла название текстового файла и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор , чтобы найти необходимый файл с помощью Проводника . Выбрав нужный, нажмите кнопку Открыть .

5. Для связывания с выбранным текстовым файлом установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных .

Вы также можете установить переключатель в следующие положения: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (создается новая таблица с данными импорта из текстового файла) или Добавить копию записей в конец таблицы (данные из текстового файла импортируются в уже имеющуюся таблицу).

6. Вы создаете новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных . Нажмите кнопку OК , и на экране появится окно мастера импорта (рис. 4.11).

7. Как видно, переключатель установлен в положение с разделителями – поля разделяются запятыми или табуляцией , так как текстовые данные действительно имеют разделительный знак. При необходимости можете установить переключатель в положение фиксированная ширина полей – интервалы заполняются пробелами . Если все установлено верно, то смело нажимайте кнопку Далее . Появится следующее окно мастера импорта (рис. 4.12).

8. В появившемся окне мастера автоматически разбились поля, и определилось, какой знак служит разделителем. Вы можете использовать первую строку в качестве имен полей, установив флажок Первая строка содержит имена полей . Затем нажмите кнопку Далее , на экране появится следующий шаг мастера импорта текста.

В группе Описание поля вы можете настроить параметры каждого столбца, последовательно выбирая его в таблице-образце, расположенной в нижней части окна мастера:

• Имя поля – следует ввести название выбранного столбца;

• Тип данных – выберите тип данных для выделенного столбца, раскрыв список;

• Индекс – выберите следующие параметры индексации поля: Нет – поле не индексируется; Да (Допускаются совпадения) – поле индексируется с допуском на совпадения; Да (Совпадения не допускаются) – поле индексируется без допуска на совпадения;

• Не импортировать (пропустить) поле – установите флажок, если не хотите импортировать выделенное поле.

9. Пусть первое поле является кодом сотрудника. Выделите первое поле, щелкнув кнопкой мыши на его заголовке. В качестве имени в поле имя поля введите Код, превратите поле в индекс, выбрав пункт Да (Совпадения не допускаются) в открывающемся списке индекс , а в качестве типа данных укажите Длинное целое .

10. Повторите операцию для всех полей. Чтобы отказаться от импорта поля, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле .

11. При нажатии кнопки Далее появляется следующее окно мастера импорта.

В данном окне вам предлагается выбрать варианты задания ключа в новой таблице.

• Автоматически создать ключ – ключ таблицы создается автоматически.

• Определить ключ – ключом будет поле таблицы, указанное вами, то есть выделенное в данный момент. Для выбора другого поля откройте список и выберите нужный вариант.

• Не создавать ключ – ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.

12. Установите переключатель в положение определить ключ и укажите ключевое поле с помощью раскрывающегося списка справа от переключателя.

13. Снова нажмите кнопку Далее , и на экране появится очередное окно мастера импорта.

14. В поле Импорт в таблицу вы можете ввести название вашей импортируемой таблицы.

15. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных .

16. Нажмите кнопку Готово для импортирования данных из текстового файла в базу данных Microsoft Access 2007. После импорта появится последнее окно мастера.

17. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта .

18. Для завершения работы мастера вам осталось нажать кнопку Закрыть .

Импортировать можно не только данные из текстовых форматов. Вы также можете импортировать информацию из других распространенных форматов хранения баз данных. О том, какие форматы поддерживаются программой Microsoft Access 2007, вы узнаете в следующем разделе.

Импорт данных других распространенных форматов

Данные других форматов можно связать или, как сказано выше, импортировать. Для этого применяются следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , из появившегося списка выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

3. Если вы хотите связать или импортировать данные определенного формата, следует нажать соответствующую кнопку в группе Импорт : XML-файл ; Список SharePoint ; Дополнительно – для импортирования или связывания с данными других форматов (рис. 4.13).