Читать онлайн «Microsoft Access 2007». Страница 14

Если вы решили отредактировать настройки по умолчанию, нажмите кнопку Office в левом верхнем углу окна, а затем кнопку Параметры Access в правом нижнем углу появившегося меню. На экране появится окно Параметры Access . В левой области окна выберите пункт Таблица . Внесите необходимые изменения в настройки по умолчанию и нажмите кнопку ОК . Новые настройки влияют на внешний вид вновь открываемых или создаваемых таблиц; чтобы применить их к уже открытой таблице, нужно закрыть ее и снова открыть.

Далее будет описан способ быстрого нахождения нужных данных в таблице.

Поиск и замена

В режиме таблицы вы можете выполнить быстрый поиск записи по известному фрагменту значения одного из полей, а также быструю замену одного фрагмента другим. Например, если обнаружено, что в названии одной из улиц в поле Адрес допущена опечатка и требуется исключить наличие этой опечатки везде, где упоминается эта улица, запустите поиск по ошибочному названию улицы с заменой на корректное название.

В отличие от запроса на выборку или на обновление, операция быстрого поиска и замены предоставляет только один критерий поиска, зато использовать эту операцию намного проще и удобнее.

Для запуска быстрого поиска или быстрой замены выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу в режиме таблицы. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+F . На экране появится окно Поиск и замена (рис. 2.28).

2. Если требуется замена данных, перейдите на вкладку Замена .

3. Задайте условия поиска:

• в поле Образец введите фрагмент значения поля, который требуется найти;

• если выполняется замена, в поле Заменить на введите текст, которым нужно заменить найденный фрагмент;

• в поле Поиск в выберите область поиска: текущий столбец или всю таблицу;

• в списке Совпадение выберите значение С любой частью поля , чтобы найти все значения полей таблицы, содержащие образец в качестве подстроки;

• в поле Просмотр выберите направление поиска: вперед (вверх), назад (вниз) или по всей обрасти поиска;

• если необходимо при поиске различать прописные и строчные буквы, установите флажок С учетом регистра ;

• если при поиске нужно учитывать не только значение поля, но и формат отображения (см. подразд. «Форматы отображения данных»), установите флажок С учетом формата полей .

4. Для поиска значения, удовлетворяющего заданным условиям, нажмите кнопку Найти далее .

Если необходимо без дальнейшего просмотра заменить все фрагменты, которые будут найдены в выбранном направлении поиска, нажмите кнопку Заменить все .

5. Для поиска следующего значения, удовлетворяющего заданным условиям, снова нажмите кнопку Найти далее .

6. Для выхода из окна Поиск и замена нажмите кнопку Отмена .

Следующий раздел посвящен сортировке записей в таблице.

Сортировка

Вы можете сделать просмотр записей таблицы более комфортным, если упорядочите их по значениям какого-либо поля. Для этого щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца и откройте на ленте вкладку Главная . В группе команд Сортировка и фильтр (рис. 2.29) нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Результат сортировки зависит от типа данных поля:

• значения текстовых полей упорядочиваются по алфавиту;

• числа и денежные суммы упорядочиваются по величине;

• даты упорядочиваются в хронологическом порядке;

• при сортировке логических значений по возрастанию первыми следуют истинные значения, при сортировке по убыванию первыми следуют ложные значения.

Рис. 2.29. Группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная

Для полей с типом данных Поле МЕМО , Поле объекта OLE , Гиперссылка и Вложение сортировка не поддерживается.

Время сортировки в таблице с большим количеством записей значительно сокращается, если для поля был создан индекс (см. подраздел «Индексирование»).

Если вам необходимо упорядочить записи по значениям нескольких полей, выполните следующие действия.

1. Расположите столбцы друг за другом в той последовательности, в которой будет осуществляться сортировка. Например, если в таблице Клиенты необходимо отсортировать записи по значению поля Рейтинг , а записи с одинаковым рейтингом упорядочить по имени клиента, необходимо поместить столбец Рейтинг непосредственно перед полем Имя .

Для перемещения столбца вначале выделите его, щелкнув кнопкой мыши на его названии, затем повторите операцию, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место.

2. Выделите диапазон столбцов для сортировки. Для этого щелкните кнопкой мыши на названии первого столбца, затем нажмите клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, щелкните кнопкой мыши на названии последнего столбца.

3. Откройте на ленте вкладку Главная и нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Чтобы созданная сортировка была применена при следующем открытии таблицы, сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .

Далее рассмотрим применение фильтра для отбора записей таблицы.

Фильтрация

Для выборочного отображения записей таблицы служат фильтры. Фильтр содержит условия отбора записей: в результате применения фильтра в таблице отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям, остальные записи скрыты.

В программе Access предусмотрены следующие типы фильтров:

• простой фильтр и фильтр по выделению обеспечивают отбор записей по значениям одного столбца;

• фильтр по форме позволяет отбирать записи по значениям нескольких столбцов;

• расширенный фильтр позволяет использовать сложные условия отбора.

Простой фильтр и фильтр по выделенному легко создать, однако фильтр по форме предоставляет более гибкие возможности отбора записей. Расширенный фильтр имеет много общего с запросом на выборку (см. гл. 5).

Создание фильтров каждого типа будет обсуждаться в последующих подразделах.

Если вы желаете использовать однажды созданный фильтр при следующем открытии таблицы, необходимо разрешить сохранение фильтров. Для этого выполните следующие действия.

1. Перейдите в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная ).

2. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Страница свойств .

3. В появившемся окне свойств таблицы (см. рис. 2.24) щелкните кнопкой мыши на значении свойства Фильтр при загрузке . Нажмите кнопку

справа от значения свойства и выберите из списка значение Да .

4. Сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .

5. Вернитесь в режим таблицы (кнопка Режим вкладки Главная или вкладки Конструктор ).

Теперь, когда для свойства Фильтр при загрузке установлено значение Да , для сохранения фильтра после создания или изменения достаточно нажать сочетание клавиш Ctrl+S . Сохраненный фильтр будет доступен при следующем открытии таблицы.

Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная (см. рис. 2.29). Чтобы включить или отключить созданный фильтр, нажмите кнопку Применить фильтр . Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Очистить все фильтры .

Приступим теперь к созданию фильтров. Вначале рассмотрим создание простейших фильтров.

Простой фильтр содержит условие на значение одного столбца. Создание простого фильтра заключается в выборе одного из встроенных критериев отбора (набор критериев зависит от типа данных столбца). В таблице можно применить одновременно несколько простых фильтров, каждый для своего столбца.

Фильтр по выделенному полностью аналогичен простому фильтру и отличается только способом создания.

Если вы хотите создать простой фильтр, выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца.

2. На вкладке Главная нажмите кнопку Фильтр . На экране появится окно сортировки и фильтрации (рис. 2.30).