Читать онлайн «Продвижение себя». Страница 30

• сообщение в сотни страниц, ради удобства посланное по электронной почте, придется распечатать на принтере.

Преимущество библиотек состоит в том, что информация в них систематизирована. С осторожностью относитесь к источникам, в которых отсутствует системная организация.

С осторожностью подходите к выбору источника, иначе придется иметь дело с массой низкокачественной информации, которую потом будет трудно отсортировать. Помните о своей цели и твердо придерживайтесь критериев отбора. Изучите источники и определите, как их использовать. Впоследствии вам будет легче найти нужную информацию.

5. Установите критерии отбора

Мы либо имеем дело с информацией сразу же после ее поступления, поскольку должны действовать на ее основе, либо:

• передаем ее кому-то еще, в том числе чтобы переложить проблему на другие плечи вместо ее решения (если только получатель действительно не нуждается в этой информации);

• оставляем на потом: это означает, что вы заняты разбором огромного объема неупорядоченной информации и не можете получить немедленную пользу от затраченных усилий (ведь не всю нужную информацию можно найти даже в крупнейших электронных библиотеках);

• избавляемся: как правило, руководствуясь здравым смыслом и практической целесообразностью.

Ответы на изложенные ниже вопросы должны помочь в определении правильного курса действий.

• Нужны ли мне эти сведения сейчас? Можно ли их использовать в текущем проекте?

• Из какого источника они поступили? Является ли этот источник авторитетным, надежным и заслуживающим доверия?

• Можно ли запросить их? Если сведения не получили, можете ли найти их сами?

• Эти данные предполагаемые, доказанные или сомнительные? Имеют ли они прямое отношение к делу?

• Надо ли их сохранить? Смогу ли я получить их снова в случае необходимости?

• Стоит ли передавать их кому-либо еще?

6. Доверяйте своим знаниям

Мы не знаем, чего мы не знаем. Изучая новые материалы в надежде отыскать новые идеи, вы вдруг обнаруживаете, что все это уже известно и не может добавить ничего нового к сумме имеющихся знаний, хотя, возможно, и позволяет убедиться, что вы в курсе всех новинок.

Важно понять, как часто это происходит и как часто вам попадается достойная внимания и ценная информация. В результате вы сможете разработать собственные правила 80/20. Опираясь на свои проверенные/лучшие/надежные/передовые источники, вы сможете отсекать кучу ненужной или дублирующейся информации.

7. Советуйтесь

Часто разговор лицом к лицу полезнее тысячи служебных записок и отчетов и позволяет сэкономить массу времени. Возможно, именно ваши коллеги наилучший источник информации. Но и их сведения следует подвергать надежным экспертным проверкам. Экспертами могут выступать специалисты, специализированные библиотеки, данные государственных или финансируемых государством учреждений, справочные службы. Если вы хотите разобраться в новой теме, раздобудьте итоговый отчет, дайджест или список из заслуживающего доверия источника. Это поможет вам добраться до того, в чем вы действительно нуждаетесь.

Во многих организациях есть «стражи» хорошо информированные люди, обладающие прирожденным талантом налаживать связи. Они помогут отобрать и отфильтровать информацию. Если у вас нет своего «привратника» заведите такое знакомство.

8. Решительно разбирайтесь с бумажными документами

• отпишитесь от ненужных внешних и внутренних почтовых рассылок;

• попросите коллег готовить только краткие отчеты и только по неотложным вопросам, например, в виде одностраничных коммюнике;

• отправьте ненужные послания обратно или в корзину;

• проследите, чтобы те, кто помогает вам в отборе информации, также не были перегружены.

9. Безжалостно фильтруйте электронную информацию, особенно из Интернета

• выработайте собственные процедуры сканирования, например отбор информации по источнику;

• не тратьте время на изучение сотен страниц документов, используйте специальное программное обеспечение для сортировки содержания по степени значимости;

• не пересылайте полезные, на ваш взгляд, сведения всем подряд, предоставляйте их только тем, кто точно, как вы знаете, в них заинтересован;

• не игнорируйте клавишу Delete. Это быстрый, хотя и бесповоротный способ борьбы с мусором;

• если важная информация поступает к вам из Интернета, рассмотрите возможность получать ее в виде ленты новостей, вместо того чтобы тратить время на самостоятельный поиск нужных сведений;

• не спешите подписываться на различные открытые форумы или сообщества, где любой пользователь имеет свободный доступ к комментариям.

• становиться рабом потерявшей смысл рутины;

• терпимо относиться к информационному мусору;

• работать с одним бумажным документом больше одного раза.

Проблема это расстояние между текущим положением дел и тем, каким оно должно быть. Решение проблем мост между этими состояниями. Перекинуть такой мост значит понять, как обстоят дела (проблема) и какими им следует быть (решение).

Несмотря на очевидную разницу, решение проблем и принятие решений часто используют как близкие понятия. В действительности между ними существует фундаментальное различие. Проблема возникает, когда что-то идет не так, как надо, отличается от нормы. Принятие решения требуется при выборе альтернативы, например при ответе на вопрос: «Какой компьютер мне купить»? Решение проблем необходимо, чтобы отреагировать на утверждение: «Мой компьютер не работает».

Решение проблем ценный навык, который можно приобрести и усовершенствовать благодаря практике. Существует широкий диапазон доступных моделей и техник, способных помочь в решении разнообразных проблем разной степени сложности. Предлагаемый чек-лист не рекомендует какую-то конкретную модель, а является скорее общим руководством в процессе решения проблем. С помощью этого перечня действий вы сможете найти гибкую и адаптируемую к конкретным обстоятельствам модель, которая наилучшим образом подходит именно вам. Впоследствии выбранная модель должна стать неотъемлемой составной частью вашего рабочего процесса. Не менее важно понять и пределы применения выбранной модели.

Методы решения проблем строятся в основном по одному образцу. Сначала определение проблемы, затем оценка возможных решений. Кульминация процесса выбор, проверка и реализация принятого решения. Техники дивергентного (в разных направлениях) мышления могут принести пользу в генерировании творческих идей, а техники конвергентного (в общем направлении) в систематизации и оценке потенциальных решений.

Решение проблем можно представить в виде двух категорий — исправь и сделай:

• исправь (fix-it) решение насущной проблемы (например, номенклатура выпускаемых изделий уменьшилась). Быстрое оперативное решение может способствовать росту рыночной активности;

• сделай (do-it) непосредственное движение в направлении намеченной цели (например, новая линейка товаров должна выдержать конкуренцию на рынке). Такого рода проблемы требуют для решения долгосрочного планирования.

Независимо от уровня сложности или запутанности проблемы в процессе решения следует:

• быть скрупулезным и методичным;

• предоставлять доказательства того, как проблема была решена;

• не принимать поспешных решений без предварительного анализа причин, вызвавших проблему;

• рассматривать все возможные причины.

1. Установите проблему и разберитесь в ней

Как только вы увидели и определили проблему, подумайте, что пошло не так. Поищите причины проблемы в поступающих статистических данных, материалах текущих совещаний, плановых заданиях, отчетах и сигналах обратной связи. Всплеск жалоб может последовать, например, в результате неисправности механизмов, некачественной упаковки, дефектов, нехватки персонала, низкой квалификации работников, недостоверной рекламы и т.д. Очень важно установить точную причину. Иначе может оказаться, что вы решаете не ту проблему. Неверное определение проблемы чаще всего не приводит к ее решению.

2. Оцените размер проблемы

Решите, назрела ли проблема и насколько срочно ее требуется решить. Является ли решение этой проблемы первоочередной задачей либо его можно отложить на несколько недель, месяцев или даже лет. Оцените последствия в случае, если проблему не удастся разрешить сразу. Каковы эти последствия? Возможно, это и назревшая проблема, но она не столь важна в общем контексте. Мыслите стратегически и решите, требует ли проблема быстрого (fix-it) или оптимального (do-it) решения. Это определит важность проблемы и способ ее решения.