Читать онлайн «Практика управления инновационными проектами». Страница 36

• подводить итоги для каждого уровня по промежуточным этапам работы;

• формировать уведомления участников проекта об отклонениях проекта;

• проводить совещания по анализу хода выполнения проекта и вести протоколы этих совещаний.

Из перечисленного видно, что разработка системы отчетности и мониторинга является достаточно серьезной проблемой, требующей отдельного внимания и затрат времени и ресурсов.

Принятие решения о ходе проекта осуществляется на основе полученных менеджером проекта разнообразных отчетов. Пример такого ежемесячного отчета о ходе проекта приведен ниже.

ПРИМЕР. Ежемесячный отчет о ход работ по проекту

1. Проект в графике (подчеркнуть): да нет.

2. Результаты проекта

3. Были ли изменения в замысле проекта? ____________________________

4. Как это повлияло на проект? _____________________________________

5. Отклонение от плана

Ниже приведен фрагмент системы мониторинга крупной компании, основанной на Положении по контролю за реализацией проекта и представлению отчетности.

ПРИМЕР. Положение о контроле и мониторинге реализации проектов компании ООО «СДЕ» (фрагмент)

Финансовый контроль проекта

Объектом финансового контроля являются производственно-хозяйственные процессы реализации проекта, связанные с использованием финансовых, материальных, трудовых, природных и других ресурсов, имеющих денежную оценку.

Основные задачи финансового контроля:

• получение точных оценок затрат;

• распределение расходов во времени;

• подтверждение затрат;

• своевременная отчетность по затратам;

• выявление ошибочных затрат;

• подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;

• прогноз затрат.

Основными функциями финансового контроля являются:

• структурирование проекта, определение состава и уровня детализации объектов, подлежащих контролю;

• назначение бюджета для отдельных позиций проекта;

• деблокирование бюджета;

• блокировка проводок, приводящих к перерасходу бюджета;

• определение организационно-экономических требований к организации бизнес-процессов, которые оказывают влияние на формирование себестоимости проекта.

Финансовый контролер обеспечивает ведение системы управленческого учета по проекту в соответствии со следующими требованиями:

• соответствием представляемой информации данным первичного учета;

• учетом платежей и затрат в соответствии со структурным планом проекта, договорами и сметами;

• использованием оцененного запаса проекта;

• ведением аналитики по работам хозяйственным и подрядным способом по каждому элементу структурного плана проекта;

• разделением импортных и отечественных поставок оборудования.

В целях выполнения контроля над формированием себестоимости проекта финансовый контролер проверяет и регистрирует в журнале произвольной формы:

• договоры подряда, договоры оказания услуг, договоры поставки материалов и оборудования с проверкой наличия доступного источника финансирования и отнесения затрат и соответствия основных условий договоров устанавливаемым требованиям по управлению проектами;

• договоры обеспечения финансированием проекта;

• выдаваемую проектно-сметную документацию, сетевой график и операции;

• изменения проектно-сметной документации и договоров;

• требование платежей/авансовых платежей с привязкой к номеру договора и операций сетевого графика;

• заявки подрядчиков и поставщиков на включение платежей в финансовый план предприятия на предстоящий период.

Для обеспечения целевого и адресного использования бюджета проекта финансовый контролер согласовывает с руководителем проекта:

• оперативный финансовый план по проекту;

• корректировки оперативного финансового плана;

• счета подрядчиков на требования авансирования работ;

• требования-накладные на перемещение материалов и оборудования из запаса проекта в общий запас, а также их реализацию на сторону.

К финансированию принимаются только завизированные финансовым контролером контракты, отраженные в финансовом меморандуме на текущий квартал.

При визировании контрактов финансовый контролер обязан проверить:

• предмет договора;

• принцип формирования стоимости договора;

• сроки начала и завершения работ по договору;

• порядок и условия расчетов;

• структурированность и стадийность обязательств сторон по договору;

• доступность бюджета под конкретные позиции в договоре;

• наличие договорных обязательств с привязкой к элементам плана проекта;

• поручительства и гарантии;

• меры ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее, некачественное исполнение обязательств;

• условия и порядок расторжения договора;

• правильность кодировки по элементам.

Контроль сроков, объемов и качества работ по проекту

Контроль исполнения сроков по проекту осуществляется по цепочке взаимосвязанных операций, составляющих наибольшую длительность (критический путь проекта), управляющим директором предприятия и по ключевым вехам проекта – инвестиционным комитетом организации, в чьей компетенции находится проект.

При контроле сроков реализации учитываются:

• исходный график реализации проекта, утвержденный в рамках устава проекта;

• утвержденные изменения в графике реализации проекта;

• фактические сроки заключенных договоров на закупку оборудования и/или выполнение строительно-монтажных работ;

• технологические, финансовые риски, влияющие на сроки реализации проекта.

Ответственный сотрудник в составе рабочей группы подтверждает окончание отдельных работ по факту их приемки в информационной системе предприятия.

Для подтверждения выполнения этапа (вехи) руководитель проекта представляет в управление строительства заключение о выполнении всех предусмотренных работ по этапу в полном объеме с указанием подписанных актов о выполненных работах и об их стоимости.

Контроль качества осуществляется руководителем проекта и профильными службами предприятия.

В целях контроля технологических параметров проекта руководитель проекта осуществляет сопоставление технико-коммерческих предложений фирм-поставщиков и/или фактически выполненных работ в рамках заключенных контрактов с утвержденным техническим заданием на проект.

Мониторинг и отчетность по проекту

Мониторинг реализации проекта – механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений

Мониторинг реализации проекта осуществляется с целью обеспечения контроля над достижением целей проекта, сроков реализации, заданных технических и качественных параметров проекта.

Инструментом мониторинга реализации проекта являются отчеты финансового контролера и руководителя проекта.

Финансовый контролер на основании данных, полученных из учетных систем комбината, от руководителя проекта и рабочей группы, формирует ежемесячный отчет о финансировании и об освоении проекта, который содержит:

• анализ исполнения бюджета финансирования проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;

• анализ исполнения бюджета освоения проекта с начала реализации, за текущий год и отчетный месяц;

• анализ сметной стоимости проекта на текущую дату;

• прогноз исполнения бюджета проекта с анализом причин экономии/перерасхода;

• актуализацию бюджета проекта на основании факта и прогноза финансирования/исполнения;

• отчет об исполнении заключенных контрактов по проекту, расчетов с поставщиками и подрядчиками;

• отчет о сопровождении кредитного портфеля под финансирование контрактов по проекту;

• отчет о таможенных платежах по импортным поставкам.

Финансовый контролер передает отчет в управление строительства и руководителю проекта для анализа и подготовки руководителем проекта отчета о реализации проекта за отчетный период.

Отчет финансового контролера представляется в срок до 18-го числа месяца, следующего за отчетным.

Финансовый контролер несет ответственность за достоверность информации, представленную в отчете о финансировании и освоении проекта, а также за своевременную подготовку отчета.