Читать онлайн «Шпаргалка по теории организации». Страница 21

1. Этап формирования команды – на этом этапе происходит обмен информацией, знакомство, формирование задач. Члены команды осторожны и вежливы на данном этапе.

2. Смятение – на этом этапе можно наблюдать конкуренцию за более высокий статус и за влияние в команде; могут складываться напряженные отношения.

3. Нормирование – это совместное движение к цели. Возникает равновесие конкурирующих сил, и устанавливаются групповые нормы.

4. Выполнение работы – стадия зрелости. Команда решает сложные задачи, при этом каждый выполняет несколько функций.

5. Расформирование.

Большое количество работы, которая ведется в организациях, делается в группах. Рабочие группы могут принимать либо форму коллектива людей, выполняющих определенную задачу, руководимых начальником или бригадиром, либо форму, где имеет место координация всех видов деятельности и где статус более равный.

Различить их нетрудно. Группы производящих работников обычно называются рабочими группами, группы руководителей обычно называют командами. Обе являются формальными группами, поскольку они созданы намеренно для достижения определенных производственных целей.

Неформальные же группы – это те, которые образуются спонтанно, основаны в первую очередь на дружбе, общих интересах или общем статусе и принадлежность к которым не совпадает с принадлежностью к формальным группам.

Действенность организационных структур управления зависит от межгруппового поведения.

В основе формирования и развития групп лежат такие цели, как обеспечение группой своей защиты, поддержание своих позиций и их усиление.

Основные фазы формирования групп:

1) начальная фаза формирования группы – члены группы стараются повысить свою роль, контакты осуществляются с осторожностью, соблюдаются общие правила и нормы;

2) взаимное раскрытие – члены группы выясняют близость своих позиций, критикуют методы работы и управления, закрепляются роли, решаются межличностные отношения;

3) консенсус и кооперация – члены группы воспринимают группу как единое целое, укрепляются кооперация и единство мнений;

4) оптимальный коллектив – члены группы идентифицируют свои цели с целями группы, достигаются удовлетворенность и эффективность работы группы. При рассмотрении поведения отдельных групп и развития межгрупповых отношений горизонтальным системам управления отдается большее предпочтение, чем пирамидальным структурам. Пирамидальные структуры должны быть модифицированы так, чтобы обеспечить:

– большее участие групп в принятии важнейших решений;

– более демократическое отношение высшего звена управления к группам и организации их взаимодействия;

– децентрализацию принятия решений в максимально возможной мере;

– делегирование прав, меньший упор на иерархию управления;

– менее узкую специализацию задач.

Отношения между группами колеблются от гармонии до враждебности и включают элементы и того и другого. Поведенческие проявления отношений находятся в диапазоне «сотрудничество – соперничество – конфликт». Для достижения общих целей группы сотрудничают, но вместе с тем часто конкурируют за ограниченные ресурсы и выгоды, которые распределяются между ними.

Характеристики групповых отношений очень просты. Один из симптомов – это отсутствие координации или срывы в работе. Срывам часто сопутствует другой симптом – плохая коммуникация. Группы, которые не могут обеспечить нормальный обмен информацией, плохо устанавливают отношения друг с другом. Опоздания и ошибки при обмене информацией и коммуникациях могут также быть причиной плохих отношений. Эти факторы часто приводят к напряжению в отношениях между группами.

Конкуренция может стимулировать работников к увеличению объема и улучшению результатов работы. Но в определенной обстановке ее воздействие может быть разрушительно. Сотрудничество, как и конкуренция, имеет свои преимущества и недостатки.

Сотрудничество часто помогает группам и отдельным индивидуумам достичь большего, чем они сумели бы в одиночку. Но оно также может привести к самодовольству, негибкости и сведению на нет всех положительных итогов.

В связи с этим возникает основная задача для руководства: определить, какой уровень конкуренции или сотрудничества является наиболее функциональным для данной группы в той или иной обстановке. То, что является функциональным для одной группы (для больших организаций), может оказаться нефункциональным для другой (для малых групп или индивидуумов).

Если передача полномочий низшим уровням осуществляется без закрепления соответствующих ресурсов, то требуется развитие горизонтальных связей. Это необходимо для получения всей информации, относящейся к общим ресурсам и возможностям их использования.

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

– использование прямых контактов между руководителями, взаимодействующими по поводу решения общей проблемы;

– установление взаимосвязи между двумя подразделениями, имеющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

– создание временных целевых групп для решения проблем, затрагивающих несколько подразделений;

– создание постоянно действующей группы для решения периодически возникающих межфункциональных проблем.

Прийти к наиболее обоснованным решениям помогает использование группового метода.

1. Система мотивации работников. Степень выполнения общих задач группы, определяется мотивированием работы группы. Состав целевой группы зависит от того, какое значение придается высшим руководством поставленной задаче.

2. Назначение линейных руководителей. Часть группы должна состоять из линейных руководителей, отвечающих за выполнение совместных решений. Для обеспечения участия линейных руководителей в группах организация должна быть спроектирована так, чтобы затраты на горизонтальные связи были отражены в выделяемых руководителям средствах.

3. Участники должны обладать информацией, необходимой для принятия решения. В принятии решения должны участвовать все подразделения. Уровень, на котором должен находиться участник группы, может быть различным в зависимости от подразделения, его связей с другими структурами и степени неопределенности задач, стоящих перед каждым подразделением.

4. Участники должны иметь полномочия, чтобы привлечь к участию в работе свои подразделения. Участники должны использовать ресурсы, необходимые для выполнения определенной поставленной задачи, поэтому группа должна иметь все полномочия по воздействию на подразделения, связанные с данной задачей.

5. Влияние, основанное на знании и информации. Состав группы из сотрудников разных уровней управления ознаменован структурными различиями как между организациями, так и между подразделениями. Для достижения эффективной работы разрабатываются нормы и правила, влияние которых способствует быстрому решению проблем.

6. Горизонтальный процесс управления должен сочетаться с вертикальным процессом. При формировании целевой группы встает вопрос о методах выполнения заданий. В связи с этим работник может быть полностью или частично задействован в группе, также учитывается количество участников в группе.

7. Практика решения конфликтных ситуаций. При возникновении конфликта специалисты обмениваются информацией об оценке варианта решения и ищут альтернативные пути, которые бы удовлетворили большинство подразделений. Или работники сами добиваются принятия альтернативы, которой отдается предпочтение в их подразделении.

8. Руководство. Если проблема касается одного подразделения, то руководитель этого подразделения становится руководителем группы. Когда меняются роли тех или иных подразделений, выбор руководителя становится предметом особого изучения.

Организация как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Организация как явление представляет физическое объединение элементов для реализации программы или цели, действующих на основании определенных правил и процедур в форме компании, общества, объединения и т. д.

Основными функциями развития и совершенствования организации как процесса и как явления являются:

1) сбор информации о процессах, происходящих в управленческой, обслуживающей и производственной деятельности, в сфере неформальных отношений;