Читать онлайн «Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания». Страница 19

На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.

Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:

• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.

• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.

• Контакты. У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.

• Заметки/документы. Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.

Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:

• События. После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.

• Задачи. Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».

• Контакты. Шерри использовала для объединения групп контактов тот же способ, что и для календарей. Список личных контактов уже был в телефоне, поэтому она просто удалила дублирующие записи.

• Заметки/документы. Поскольку ей нравится делать заметки на бумаге, а подходящего электронного решения не нашлось, Шерри ведет записи практически так же, как и раньше. Личные записи она держит в записной книжке, а более объемные документы – в компьютере.

Теперь ее система выглядит так:

Всего пара изменений сделали систему Шерри для управления основной четверкой намного более интегрированной. «Правило одного» позволило синхронизировать события и задачи в мобильном телефоне и ноутбуке. В результате критически важная информация для всех ролей стала постоянно доступной для Шерри. У нее нет планшета, но она хочет приобрести его к своему дню рождения. Когда он появится, она с помощью всего нескольких настроек сможет получать всю необходимую информацию. По мнению Джулии Моргенстерн, специалиста по управлению временем, главное – «не жалеть времени на оценку того, что у вас есть, и определение постоянного места для каждого объекта»{30}.

Имея надежную систему организации основной четверки, переходите к карте процесса планирования дел из квадрата 2. Эта карта наглядно демонстрирует, как то, что вы уже знаете, взаимодействует друг с другом и помогает побеждать в повседневной битве с потоком информации. Она показывает, как с помощью технологий поддерживать концентрацию внимания и энергии на важных делах из квадрата 2.

Базовая версия карты процесса планирования дел из квадрата 2 выглядит следующим образом.

Вертикальный ряд в середине показывает, как ваши роли и цели из квадрата 2 поддерживают планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день и помогают принять решение. Если бы этим все ограничивалось и жизнь шла согласно плану, то больше ничего бы не требовалось.

Однако слева есть стрелка, которая представляет бесконечный поток входящей информации, задач, дел и того, что требует времени, внимания и энергии. С ней также связаны большие возможности и необходимость принимать важные решения.

Вертикальный ряд и поток входящей информации встречаются в момент принятия решения там, где идет сражение за наше внимание и энергию. Именно в этот момент мы останавливаемся, анализируем ситуацию и принимаем решение о том, что среди электронных писем, СМС, сообщений, телефонных звонков, людей и дел действительно важно, и таким образом защищаем приоритеты квадрата 2 от всего менее значимого.

Если входящий объект не является важным, то он относится к квадрату 3 или 4 и направляется по нижней стрелке в мусорную корзину. Поскольку мы не хотим тратить драгоценное время, внимание и энергию на объекты такого рода, они отбрасываются.

Если входящий объект важен, то он относится к квадрату 1 или 2 и может вводиться в вашу систему управления основной четверкой!

• Если это событие или задача требуют от вас действий, то их следует включить либо в календарь как событие, либо в перечень главных задач.

• Если это информация, не требующая действий, но полезная в будущем (контакт или заметка/документ), то ее следует записать в соответствующем месте на бумажном или электронном носителе.

Поскольку у нас есть система управления основной четверкой и совершенно ясно, где хранятся материалы, мы можем запрашивать их в любой момент для планирования дел из квадрата 2 на неделю и на день. Таким образом во время планирования дел из квадрата 2 мы получаем такую организацию важнейшей информации, которая помогает включать большие камни в график. Эта самоподдерживающаяся система организации и планирования повышает нашу способность дифференцировать вещи в момент принятия решения и не терять важное из виду в повседневной битве за наше время, внимание и энергию.

Теперь, когда вы понимаете принцип карты процесса планирования дел из квадрата 2, мы добавим к ее нижней части еще три элемента. Это три «базовых приема», которые помогают более эффективно использовать технологии для управления входящей информацией и организации основной четверки.

Термин базовый прием также заимствован из боевых искусств, а именно из американского кемпо{31}. Он обозначает базовое движение или принцип, который после тщательной отработки может использоваться в разных ситуациях с небольшими изменениями. Идея в том, что, овладев одним принципом, вы получаете в свое распоряжение тысячу движений. Как выразился японский мастер фехтования Миямото Мусаси, «через одну вещь вы познаете 10 000 вещей».

Здесь действует правило 80/20 – всего несколько идей приносят львиную долю выдающихся результатов. Мы выбрали такие три базовые приема для карты процесса планирования дел из квадрата 2, которые при их освоении и правильном применении значительно повышают шансы на победу.

Мы будем рассматривать эти приемы на примере одного из самых значительных источников входящей информации в современных условиях – электронной почты. В итоге, овладев базовыми приемами, вы сможете применять их к различным каналам поставки информации, включая СМС, социальные сети, мессенджеры и даже реальных людей.

На карте процесса планирования дел из квадрата 2 этот прием располагается между бесконечным потоком входящей информации и принятием решения.

В наше время каждый день пересылаются более 196 млрд электронных писем. За обычный рабочий день человек отправляет и получает в среднем 121 письмо, и по оценкам это число будет только расти{32}. В такой ситуации крайне важно не допустить превращения входящей почты в головную боль и сделать ее чрезвычайно полезным инструментом повышения эффективности.

Парадигма изменения подхода к электронной почте заключается в следующем. Ваша электронная почта – это не просто груда писем, в реальности по каждому из писем необходимо принять решение. В главе, посвященной правилу 1, мы говорили о том, что одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI в. стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня. Занимаясь удалением, перемещением писем, чтением и подготовкой ответов на письма, мы расходуем энергию, которая достойна лучшего применения.