Читать онлайн «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов». Страница 113

11. Приложение С – Легенда карты процессов

12. Приложение D – Действующие процессные потоки

12.1. Перечень сквозных процессов.

12.2. Матрица выбора процессов.

12.3. Модели отдельных процессов.

13. Приложение Е – Перестроенные процессные потоки

13.1. Матрица инноваций процессов.

13.2. Сценарий 1 – Таблица моделей и имен файлов.

13.3. Анализ отдельных процессов.

13.4. Процесс 1.

13.5. Сценарий 2 – Таблица моделей и имен файлов.

14. Приложение G – Оценка метрик перестроенных процессов

15. Приложение Н – Анализ рисков

16. Приложение I – Матрица анализа требуемой квалификации

План-график проекта дает описание возможного списка заданий и приблизительное время их выполнения. Менеджер проекта модифицирует этот план-график согласно конкретному проекту.

Цель

Этап стартовой площадки формирует основу для выбора, определения объема, организации и запуска проектов BPM в подходе операционная инициатива. Хотя движимые стратегией проекты инициируются на этапе стратегии организации, все же необходимо оценить усилия проекта на начальной стадии. Целью данного шага является получение понимания усилий, вкладываемых в эту работу.

Цель

Цель этапа понимания – получить достаточное понимание действующих бизнес-процессов, чтобы можно было начинать этап стартовой площадки. Шаги этапа описаны в главе 16.

На этом этапе закладывается фундамент этапа инноваций. Анализируется и оценивается текущая ситуация с ее требованиями и ограничениями. Возможно определение и реализация быстрых выигрышей.

Шаги

Этап понимания главным образом осуществляется серией совещаний. Количество и продолжительность их зависит от объема проекта и понимания, сформированного на этапе стартовой площадки.

Грубая оценка предполагает планирование на одну неделю (состоит из четырех полудневных совещаний) при наличии четырех-шести процессов, документально оформленных с метриками и раскладкой по времени.

Цель

Цель этого этапа – сделать процессы в объеме проекта BPM максимально эффективными и продуктивными, чтобы отвечать текущим и/или будущим ожиданиям заинтересованных сторон. Этот этап также предоставляет отличную возможность дальнейшего количественного определения выгод, указанных в бизнес-обосновании.

Этап инноваций заключается в разработке новых решений для бизнеса. Длительность и объем работ этапа сильно зависят от целей и объема проекта (например, входят ли в объем проекта системные изменения, сроки – кратко-, средне– или долгосрочный проект – должны ли произойти кардинальные изменения или «ползучие» улучшения).

Общее управление проектом

Нужно спланировать управление проектом таким образом, чтобы выделить достаточно времени и достаточно ресурсов бюджета. Планирование включает:

• управление рисками;

• управление изменениями в проекте;

• план общения/обмена информацией;

• статус проекта (отчет для спонсора проекта);

• совещания подгрупп проекта.

Время, выделяемое для этой работы, зависит от масштаба проекта и группы проекта.

Также очень важно предусмотреть в плане непредвиденные ситуации, чтобы уложиться в сроки и в рамки бюджета.

Данный перечень дает общее представление о возможных входных данных, конкретных результатах и шлюзах данного этапа.

Возможные исходные данные на входе этапа

С этапа архитектуры процессов:

• документально оформленная и согласованная архитектура процессов (включая картину процессов организации);

• архитектура запуска процессов (соответствующие сквозные процессы);

• схема управления выгодами.

С этапа стартовой площадки:

• заинтересованные стороны и лица, определенные в проекте, участвующие в нем или связанные с ним;

• вовлечение заинтересованных сторон, степень их убежденности и документально оформленные и согласованные ожидания;

• матрица выбора процессов и исходные метрики;

• перечень согласованных задач процессов;

• матрица ценности процессов;

• ранжирование процессов для этапа понимания;

• управление проектом:

• сформирована группа проекта;

• положение/устав проекта;

• объем проекта;

• начальный проект плана (план этапа понимания должен был составлен подробно);

• формулировка и документальное оформление начальной стратегии общения;

• начальный анализ рисков;

• потенциальные выгоды проекта и план реализации;

• начальное бизнес-обоснование.

Конкретные результаты:

• модели действующих процессов;

• точка отсчета для сравнения метрик;

• быстрые выигрыши в порядке приоритета;

• матрица способностей персонала;

• потребности в информации и знаниях;

• перечень приоритетов для этапа инноваций;

• план проекта (подробный) для этапа инноваций;

• точки отсчета и сравнительные измерения (с этапа реализации ценности);

• отчет руководству;

• презентация для руководства;

• начальный план общения/обмена информацией.

Возможные шлюзы:

• невозможно получить удовлетворительные отсчетные метрики;

• нет специалистов по конкретным предметам.

Далее рассматривается пять или шесть уровней моделей процессов с указанием основных достоинств каждого из них.

Схема организационных взаимосвязей (впервые приведенная на рис. 14.9) показывает схему взаимодействия организации со своими партнерами: клиентами, поставщиками и третьими сторонами. В этой среде бизнесу можно рассматривать свои процессы. На рис. П .4 дан пример процессов, встречающихся у провайдера связи, под другим углом зрения, отличным от рис. 14.9.

Картина процессов организации дает самый общий вид организации под процессным углом зрения. На рис. П .5 приведен пример страховой компании. Процессы обычно изображаются или группируются по трем категориям: