Читать онлайн «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление». Страница 55

Плюсы и минусы графического представления процесса на рис. 4.7.3 показаны ниже.

Плюс

1. Простота представления.

2. Акцентирование внимания исполнителя на операции, связанной с принятием решения/ветвлением процесса.

3. На листе формата А4 может располагаться большой объем информации (возможны разночтения)

Минус

1. Блок «Решение» не декомпозируется.

2. Неоднозначность в именовании стрелок

Обратите внимание, что в Business Studio нотация «Процедура» может использоваться по-разному.

На рис. 4.7.4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Замечу, что в схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий. Человек, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или без помощи квалифицированного бизнес-аналитика.

Рис. 4.7.4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (сформирована в Business Studio)

OR – неисключающее логическое «ИЛИ»; XOR – исключающее логическое «ИЛИ».

Замечу, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает намного больше места, чем схемы на предыдущих рисунках. Трудоемкость ее формирования также гораздо выше.

Плюс

1. При формировании схемы выдерживается строгая, формальная логика процесса.

2. Четко определены все события, возникающие по ходу процесса

Минус

1. Сложность восприятия.

2. Трудоемкость формирования схемы.

3. У сотрудников должны быть специальные навыки и опыт интерпретации подобных схем.

4. Информационная избыточность.

5. Занимает слишком много места, что неудобно для документирования

На рис. 4.7.5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как видим, этот рисунок похож на рис. 4.7.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки – ромбами, данные – пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления – сплошные линии, потоки данных – пунктирные.

Рис. 4.7.5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0

Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: лишь один вид развилок из пяти имеющихся и один вид задач из восьми. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но и несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, это более строгая нотация: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована и на то, что ее будут читать люди, и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением – движком BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы.

При описании процессов на операционном уровне нужно стремиться к простоте и понятности схем для сотрудников. Использование сложных нотаций приводит к:

• трудностям при интерпретации схем рядовыми сотрудниками;

• невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;

• значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;

• дополнительным сложностям при документировании схем (например, большой объем).

Нотация моделирования должна соответствовать уровню процессной культуры организации. Если сотрудники компании делают первые шаги в области описания процессов, то желательно выбрать простую, наглядную и удобную нотацию.

После того как процессы описаны в среде моделирования (говоря шире – создана объектная модель организации), можно и нужно использовать эту информацию для регламентации деятельности.

В этом параграфе приведен пример использования среды моделирования Business Studio для формирования регламентирующих документов. Рассматриваются процессы управления транспортным отделом одной из российских компаний (методика определения процессов управления представлена в главе 6). С технической точки зрения точно так же можно описывать любые процессы и другие объекты регламентации (подразделения, должности).

На рис. 4.8.1 показана структура процессов управления транспортным отделом (ТО) крупной торговой компании, разработанная в рамках проекта, в котором я в свое время принимал участие.

Рис. 4.8.1. Структура процессов управления транспортным отделом

Представлен процесс управления транспортным отделом (ТО) торговой компании «Оптима» (г. Ижевск). Описание процессов выполнено в среде моделирования Business Studio. На рисунке слева видно дерево процессов, в котором процессы управления структурированы по соответствующим контурам.

Для описания объекта модели «Управление ТО» и контуров управления использована нотация «Процесс». Это наиболее простая нотация в Business Studio, но в рамках предложенной задачи ее использование вполне адекватно.

Для описания процессов внутри контуров управления использована нотация «Процедура». На рис. 4.8.1 показана кросс-функциональная схема процесса «Корректировка потребности в автотранспорте на месяц/квартал». В рамках данной модели все процессы управления описаны в виде подобных схем.

Для каждого процесса управления и для каждой операции процесса были заполнены текстовые атрибуты:

• содержание деятельности;

• начало процесса;

• результат процесса.

Этих атрибутов на первых порах вполне достаточно, но можно использовать и другие (в том числе создавать новые, необходимые бизнес-аналитику).

Для выгрузки описания процессов управления из Business Studio был разработан специальный отчет, который включает информацию о процессах на трех уровнях:

1. описание контура управления;

2. описание процесса в контуре управления;

3. описание операций процесса (в табличной форме) и схему процесса.