Читать онлайн «По рекомендации. Бизнес, который продвигает себя сам». Страница 29

Вики. Программный продукт под названием «вики» — своего рода виртуальный блокнот. Этот онлайн-инструмент позволяет организовывать и записывать все, что вы делаете. Еще одна полезная особенность: каждый сотрудник компании сможет редактировать и обновлять любой документ на вашем вики. Пока вы будете подчищать некоторые шаги, ваша команда, или даже виртуальный ассистент, доработают и закончат другие процессы самостоятельно.

Лично я использую для этого сервис Central Desktop, хотя существует множество других, более дешевых и даже бесплатных инструментов, таких как PBworks и Google Sites. В Central Desktop можно создавать рабочие пространства (а главное — внутреннюю сеть) и открывать к ним доступ различным группам в целях взаимодействия. А чтобы объяснить рабочие задачи, я записываю все действия и представляю их в виде руководства с функциями поиска и сортировки.

Немногие занятия приносят столько же пользы, как рутинная работа с документами. Когда у кого-то есть возможность обращаться к уже описанным этапам работы, он способен лучше концентрироваться на творческих элементах своей деятельности.

Управление электронной почтой. Электронная почта может создавать бизнесу настоящие проблемы. Она сложна в управлении, сортировке, перепоручении, отслеживании. В настоящее время нам доступны новые технологии для создания отдельных почтовых ящиков для продаж, обслуживания, вопросов, предложений по совместной деятельности, справок, просьб и тому подобных дел, которые затем направляют разные типы задач ответственным за них сотрудникам.

Для управления рассылками и делегирования я пользуюсь программой E-mail Center Pro от Palo Alto Software. С ее помощью я могу ставить задачи, просматривать ответы, сортировать запросы из своего личного кабинета. И самое главное, несмотря на лавину входящих писем, у меня ничего не теряется. С точки зрения маркетинга этот метод намного эффективнее, чем программные службы поддержки, поскольку позволяет не только перепоручать, но и отвечать на любые вопросы компетентно, даже если ответственный сотрудник находится в отпуске.

Система открытого управления

В 1982 году компания International Harvester отправила молодого руководителя Джека Стэка в Спрингфилд для урегулирования вопросов на заводе по ремонту двигателей, находившемся на грани кризиса. Вскоре компания решила закрыть этот производственный объект и приказала Стэку и его команде уволить всех сотрудников. Вместо этого (что сейчас стало уже легендой) Стэк и двенадцать менеджеров из его команды общими усилиями собрали 100 тысяч долларов, одолжили еще девять миллионов и выкупили завод, переименовав его в Springfield ReManufacturing Company, или SRC.

Я неоднократно брал интервью у Стэка, и он всегда охотно признает, что, принимая во внимание размер платежей по кредиту и неопытность сотрудников, включая его самого, он решил открыть карты для того, чтобы привлечь каждого сотрудника к финансовым вопросам и всем вместе помочь компании заработать деньги и выжить.

Для него традиционные методы управления, с которыми он сталкивался сам, начиная с работы в почтовом отделении до руководящего поста на основном производстве, не имели никакого смысла, поскольку никто и никогда не объяснял ему, что скрывалось за такими понятиями, как смета затрат и максимальный объем выпуска продукции, прибыли и убытков. Поэтому он и его менеджеры решили создать такой тип бизнеса, в котором все понимали бы, что стоит за цифрами, и каждый мог найти способ на них повлиять. Так родилась система открытого управления.

Полную историю компании SRC и ее руководителя вы можете прочитать в замечательной книге Стэка и его соавтора Бо Берлингема «Большая игра в бизнес». Берлингем, будучи обозревателем, осветил SRC и большую игру для журнала Inc. «Стэк выяснил, как получить доступ к самым ценным, хоть и абсолютно неиспользуемым ресурсам компании и как их использовать, — пишет Берлингем. — Речь идет о знаниях людей, работающих в компании».

Система открытого управления полностью соответствует концепции сотрудника в роли клиента и перекликается со словами Берлингема: «Я встречал специалистов по модернизации топливоподающих насосов, которые знали общую прибыль с каждой произведенной ими форсунки или насоса. Я встречал рабочих на станках для шлифовки коленчатых валов и в цехах по сборке двигателей, с которыми можно было обсудить экономический эффект от их деятельности. Я видел парня, работающего над турбонагревателем, — и он знал свое дело так, будто оно было его собственным маленьким бизнесом. Встает вопрос: а почему “как будто”? Как и другие сотрудники, он был владельцем SRC».

Стэк воплотил в жизнь свои идеи и модель в корпорации SRC Holdings, которая теперь включает двадцать две дочерние компании со штатом 1200 человек и суммарным годовым доходом в размере 230 миллионов долларов.

Исследование, проведенное журналом Inc. в прошлом году, показало, что 40 процентов из пятисот быстрорастущих частных предприятий страны используют одну из форм системы открытого управления. В некоторых кругах бытует ошибочное мнение, что суть системы открытого управления состоит лишь в разъяснении сотрудникам полной финансовой картины. Несмотря на то что эти компании считают целью системы предоставление информации обо всех финансовых аспектах деятельности, реальные возможности (любой) стратегии открытого управления лежат в предоставлении сотрудникам ключа к деловому успеху, а также в обучении пониманию этих механизмов и способности применять их в качестве подтверждения своих профессиональных достижений. Сотрудников необходимо заинтересовать, помочь им понять, как отражается выполнение ими конкретных функций на общем успехе компании. Как говорит об этом сам Стэк, смысл в том, чтобы сделать бизнес игрой и объяснить всем ее правила: как вести счет и как победить.

Я обнаружил, что многие предприниматели не горят желанием отслеживать и контролировать значимые показатели успеха. Когда вы только начинаете вести бизнес, возможно, здесь вам и улыбнется удача, но по мере его развития следует научиться отличать разумный рост от хаотического с помощью анализа ключевых составляющих успеха. Большинство книг о бизнесе и маркетинговых показателях написаны профессиональным языком, что не позволяет им передать простой эффективный подход к этому вопросу. Но я верю, что, обратившись к здравому смыслу, вы сумеете выделить хоть несколько ключевых показателей, важных для вашего успеха, и создать свою систему, на основе которой станете принимать решения, реагировать и влиять на развитие компании. Будьте проще и организуйте элементарный процесс по сбору и контролю небольшой важной группы ключевых показателей.