Читать онлайн «Сохраните ваш актив №1. Советы Богатого Папы как превратить Ваши идеи в актив». Страница 32

С другим подчиненным дело было посложнее. Служащий по фамилии Андерсен не чувствовал уверенности в себе. Для того, чтобы он выполнял свои обязанности, ему надо было постоянно говорить, что он все делает правильно. Он постоянно отвлекал вам лучше всего отвечать на все телефонные звонки и принимать всех посетителей. Но если вы выполняете две роли, при этом одна из них связана с общением, а другая — с обдумыванием проблем наедине, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям.

Пример моего бухгалтера Чарльза Бина в этом случае очень показателен и я хочу навести его. Чарльз имел свою фирму, которая занималась бухгалтерским обслуживанием клиентов.

Хотя мистер Бин постоянно твердил себе, что ему надо сосредоточиться над разработкой новой системы учета, он всякий раз беседовал с посетителем, даже если визит был связан с малозначительным вопросом, который мог легко разрешить любой его подчиненный. Мистер Бин знал, что пересмотр системы учета — это важное и нужное дело "А-1", и каждый вечер по дороге домой он огорчался из-за того, что мало продвинулся в своей работе. Он винил в этом задержки, вызываемые посетителями и телефонными звонками. На самом же деле мистер Бин неадекватно реагировал на эти помехи.

Иногда он сам их провоцировал, иногда же у него вызывали раздражение даже важные встречи и звонки. Если ему звонил очень важный клиент, мистер Бин не думал: "Это мне звонит моя работа". Вместо этого он злился и заявлял: "Я так вообще ничего не смогу сделать!"

Вместо того чтобы найти разумный компромисс между двумя ролями, мистер Бин метался между ними, мешая нормальному выполнению и той, и другой роли.

Можно ли было придумать иной, более продуктивный выход?

Мистер Бин решил не отвечать на звонки и не принимать посетителей. Так он получил время для размышлений, и дело разработки новой системы учета двинулось с места. Но чем он рисковал, прячась ото всех? Он мог обидеть других людей, которые захотели бы поговорить с ним. Его сотрудники, лишившись руководства, могли наделать немало ошибок. Так как он вовремя мог не узнать о склоках и жалобах, то напряжения в коллективе могли достигнуть кризисной стадии.

Тогда он принял другое плохое решение. Он разрешал всем заходить к нему в любое время. Однако вместо того, чтобы заниматься проблемами посетителей или собеседников по телефону, мистер Бин продолжал думать над системой учета. Во время этих бесед он слушал собеседников вполуха, нервничал, а его собеседники это видели и жалели, что связались с ним.

Определите часы приема

Я предложил мистеру Бину выделить специальные "часы приема". Нам известны такие объявления: "Прием по вторникам и четвергам от 1 до 4 часов дня'', или ''Врач принимает больных только в понедельник, вторник и среду".

"Часы приема" — это то время, когда к вам могут прийти ваши коллеги и другие посетители, не договариваясь о встрече заранее. В это время посетители могут получить "зеленую улицу" и обсуждать свои дела, будучи уверены, что они будут внимательно выслушаны.

Мистер Бин решил назначить "часы приема" с 8 до 9.30 и с 11 до 12 в первой половине дня, зарезервировав время от 9.30 до 11 для работы над своим проектом. Он попросил секретаря не соединять его ни с кем в течение этих полутора часов, за исключением чрезвычайных и очень важных телефонных звонков.

Капканы, в которые вы можете угодить в "тихие часы"

К счастью мистер Бин помнил случай со своим заместителем, мистером Кентом, который неожиданно и в одностороннем порядке провозгласил, что никто не смеет его беспокоить в "тихие часы", так он назвал время от 8 утра до полудня.

В течение некоторого времени мистер Кент получал поздравления от начальства, так как он успешно справлялся со многими его заданиями, выполнение которых зависело исключительно от его индивидуальных усилий. Казалось, что все идет прекрасно. Катастрофические последствия одностороннего выхода заместителя главы фирмы из коллектива в течение половины каждого рабочего дня сначала не были очевидны.

Однако, лишившись указаний крупного начальника фирмы, подчиненные совершали большее количество ошибок. Отсутствие же его контроля за их деятельностью способствовало ухудшению общей обстановки в фирме и организационной неразберихе. В конечном счете, мистер Кент был уволен из-за своего неумения достичь равновесия между "тихими часами" и "часами приема".

Поэтому мистер Бин обсудил свои предложения по изменению своего распорядка дня со всеми ведущими руководителями фирмы и осуществил их, приняв во внимание их соображения. Некоторые из них решили последовать примеру мистера Бина, потому что они страдали от бесконечных помех. Мистер Бин попросил их, чтобы они сообщали ему обо всех негативных последствиях для работы от его нового порядка приема посетителей.

Каким образом вы можете добиться соблюдения "тихих часов" и устранить помехи?

Если вы занимаете крупное руководящее положение, то это не составит большого труда: вы просто скажете своему секретарю, что ей надо отвечать тем, кто вас спрашивает, и предложите направлять все срочные дела вашему заместителю. Дверь же в ваш кабинет будет закрыта на замок.

Если же у вас нет секретаря, вы можете заблокировать звонки к вам, набрав ваш номер телефона и положив трубку рядом с телефонным аппаратом, все, кто будут вам звонить решат, что "номер занят".

Вам необходимо еще сделать так, чтобы другие не приходили поболтать с вами во время ваших "тихих часов". Коллеги Бина часто направлялись к нему, когда видели его в одиночестве и явно "не занятого чем-либо важным". Но потом он рассказал им о своей идее "тихих часов" и поставил на свой письменный стол картонку с надписью: "Просьба не беспокоить до 11.30".

Когда кто-нибудь приходил к нему во время "тихих часов", он указывал посетителю на картонку, спрашивал его, не может ли он подождать до 11.30, и обещал прийти к нему сразу же после этого срока. Когда же ему было особенно необходимо уединение, он искал свободную комнату или пустующий конференц-зал. Иногда он направлялся в городскую библиотеку. (Один из крупных руководителей признался мне в том, что для "тихих часов" он прятался в небольшом кафе, расположенном в двух кварталах от здания его корпорации).

Как вести себя с любителями "пообщаться"

Анализируя причины помех в своей работе, мистер Бин пришел к выводу, что многие люди мешали ему просто потому, что хотели поболтать. Стол мистера Бина был расположен на пути к курилке, и все, кто убегал от тяжелой работы, ожидавшей их за письменными столами, видел в нем удобного партнера для "разговора по душам".