Читать онлайн «Менеджмент». Страница 29

• Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

• Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

♦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».

♦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.

♦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.

♦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято оценивать предлагаемые решения.

♦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.

♦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».

♦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

♦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

• Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19–21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

• Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное прекращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент – это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления. Бывают регламентно структурированные и регламентно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

• Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.

Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).

Ответ

В нормативных документах описываются управленческие решения часто встречающихся, типовых задач. Нормативные документы устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности.

Примеры нормативных документов:

• устав организации;

• положение о структурном подразделении;

• должностная инструкция;

• план-график;

• инструкция по отдельным управленческим действиям;

• план действий в конкретных ситуациях;

• формы документов.

В распорядительских документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой или повторяющейся. К распорядительским документам относятся приказы и распоряжения. Распорядительские документы обеспечивают директивность, своевременность и адресность управленческого решения.

Ответ

Функция установления коммуникаций представляет собой действие по установлению устойчивой информационной связи между участниками процесса управления.

Энциклопедические источники определяют коммуникацию (лат. communication от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) как передачу информации от человека к человеку в процессе деятельности, а также как средства и пути передачи этой информации.

Главным специалистом по установлению коммуникаций в организации является менеджер. Для того чтобы успешно добиваться целей посредством других людей, менеджер должен не только сам получать необходимую и достаточную информацию, но и создать условия для того, чтобы все участники процесса получали адекватную для принятия необходимых решений информацию. Коммуникации пронизывают все функции управления, создают некое поле для выполнения всех функций менеджмента, поэтому относятся к фоновым функциям.

Установление коммуникаций в процессе менеджмента формирует эффективную технологию управления. Для правильного выполнения своих задач каждый участник процесса должен понимать, откуда он получает и кому передает информацию.

Недостаточно того, чтобы менеджер сказал или написал подчиненным, чего он от них хочет. Важно, чтобы они эту информацию восприняли, поняли, приняли к сведению и действовали так, как им было сказано или написано.

Бюджет времени менеджера в основном состоит из генерирования, передачи и восприятия информации.

Целями установления коммуникаций являются:

• организация информационного обмена;

• установление взаимосвязи между людьми в организации;

• формулирование общих взглядов на внутреннюю среду организации;

• организация совместной работы.

Ответ

Коммуникативный процесс можно представить в виде схемы (рис. 13).

Рис. 13. Коммуникативный процесс

Из рисунка видно, что в коммуникативном процессе участвуют отправитель и получатель информации. Отправитель выбирает средство коммуникации (например, вербальное средство коммуникации), кодирует сообщение, т. е. пишет текст на бумаге, выбирает канал коммуникации (например, служебная записка). Сообщение поступает к получателю, который декодирует его (читает текст письма) и готовит обратное сообщение: выбирает средство коммуникации, канал. Отправитель получает от получателя обратное закодированное сообщение, декодирует его и, таким образом, замыкает процесс коммуникации с помощью обратной связи.

В схеме и пояснительном тексте используются такие понятия, как средство коммуникации и канал коммуникации.

Средства коммуникации – это способы кодирования сообщений (вербальные средства: устная или письменная речь; невербальные средства: выражение лица, голос, манеры, поза, одежда, жесты, «язык тела»).

Канал коммуникации – это специальные маршрут или технология, используемые для передачи информации (личный контакт, телефон, почта, телеграф, электронная почта, интранет, СМС, радио, телевидение, газета).