Читать онлайн «Хватит платить за все! Снижение издержек в компании». Страница 19

Почему?

А потому что здесь так принято!

Существуют четыре типа деятельности: проект, процесс, функция и задача, каждый из которых управляется разными способами.

Для описания бизнес-процессов необходимо использовать стандартные графические нотации.

Анализ бизнес-процессов можно производить либо на основе формальных критериев оценки, либо экспертным путем.

К наиболее простым и дешевым в применении методам оптимизации бизнес-процессов относятся:

• усовершенствование/разработка форм документов;

• фиксация оснований для принятия управленческих решений;

• изменение состава и последовательности процедур процесса;

• определение областей ответственности за выполнение процедур;

• изменение требований к конечному результату.

Эта притча хорошо показывает, какие перекосы могут быть в системе управления компанией. Причем мало того что в этой притче американская команда не достигла успеха, но наверняка оплата менеджеров «по рулению» была выше, чем оплата гребца. А это уже явные излишние затраты. Вся эта длинная история приведена для иллюстрации того, насколько важно выстроить оптимальную организационную структуру и как она отразится на издержках компании.

Прежде чем говорить о сокращении издержек путем оптимизации системы управления, надо обстоятельно разобраться, что же такое организация, ее система управления, и тогда можно гораздо легче понять, как за счет совершенствования системы управления компании сократить ее издержки.

Если задуматься о том, что первично: организационная структура или деятельность компании, то ответ будет однозначный – деятельность. Деятельность компании определяется ее целями, а уже исходя из деятельности выстраивается организационная структура.

Для существования структуры компании должны выполняться два фундаментальных условия:

• деятельность должна разделяться на относительно обособленные элементы (функции, задачи, процессы, проекты);

• необходима координация действий по выполнению элементов деятельности.

Например, программист сам нашел клиента, сам составил техническое задание на программу, сам ее написал и отладил, сам внедрил ее у клиента и самостоятельно осуществляет ее поддержку. Это деятельность, но еще не организация.

Организация – это когда менеджер по продажам договорился с клиентом, бизнес-аналитик составил техническое задание, программист написал код, тестировщик протестировал, внедренец установил программу у клиента, специалист техподдержки обслужил. И еще руководитель проекта (или директор компании) скоординировал взаимодействие всех этих сотрудников. Вот это уже организация.

Для того чтобы получить полноценную модель компании и в дальнейшем ее анализировать, а также давать рекомендации по ее изменению, надо знать следующие вещи:

• цели компании, а также ее стратегию (как долгосрочный план по достижению заявленных целей);

• продукты и услуги, которые компания предоставляет своим клиентам;

• бизнес-процессы, а также функции, задачи и проекты, которые нужны для непосредственной реализации стратегии, а также обеспечения ее выполнения;

• организационную структуру, которая строится в соответствии с деятельностью компании;

• персонал компании, который «наполняет» организационную структуру.

Теперь перейдем к составным частям организаций. Канадский ученый Генри Минцберг[5] предложил следующую универсальную модель составных частей организации, которая представлена на рис 4.1.

Рис. 4.1. Универсальная модель организации по Г. Минцбергу

Стратегическая вершина. В нее входит все высшее руководство компании: ее генеральный директор, исполнительный директор, менеджеры высшего уровня. Эти люди организуют эффективную деятельность организации и отвечают за обеспечение потребностей тех, кому принадлежит организация. В их обязанности входят разработка и осуществление стратегии, управление взаимодействиями с внешней средой, прямой контроль деятельности компании.

Операционное ядро. Сотрудники, выполняющие основную деятельность компании, связанную с производством товаров и оказанием услуг. По сути, это мотор организации, та часть организации, где создается основная продукция. Без операционного ядра все остальные части организации не имеют смысла. Их основные обязанности: обеспечение исходной базы производства, трансформация исходных материалов в готовую продукцию, распределение (дистрибуция) продукции.

Срединная линия. В нее входят менеджеры среднего звена – руководители функциональных и линейных служб. Суть их деятельности – это обеспечение принятия и исполнения решений высшего руководства. В их обязанности входят представление информации об эффективности операционной единицы, посредничество и координация потока решений, своевременная сигнализация о решении проблем, решение проблем на локальных участках.